Dans Personio, vous pouvez configurer des catégories de document en fonction des besoins de votre entreprise, afin de veiller à la bonne organisation des documents et des dossiers conservés dans les profils de vos employés. Vous pouvez également créer et enregistrer des modèles avec des espaces réservés, ce qui vous permettra de produire des documents personnalisés pour les employés en fonction des informations stockées dans leurs profils Personio.
Catégories de document
Conditions préalables
Pour créer et modifier des catégories de document dans Personio, assurez-vous de disposer des éléments suivants :
- L' Core . Pour bénéficier de ces fonctionnalités, passez à un abonnement supérieur ou contact votre gestionnaire de compte.
- Droits d'accès aux Documents et Configuration du compte - Documents.
Créer une catégorie de document
Pour créer une nouvelle catégorie de document, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
- Cliquez sur l’onglet Catégories.
- Dans le champ Nouvelle catégorie de document, saisissez le nom de la nouvelle catégorie de document et cliquez sur +Ajouter.
La catégorie apparaît dans la liste Catégories de document. Vous pouvez enregistrer des modèles de document dans une catégorie de la section des paramètres ou sélectionner la catégorie lors de l’importation de documents dans le profil d’un employé.
Remarque :
vous devez accorder aux utilisateurs les droits d'accès nécessaires à toutes les nouvelles catégories que vous créez. Pour cela, accédez à Paramètres > Personnel > Rôles > Documents.
Modifier ou supprimer une catégorie de document
Seules les catégories personnalisées peuvent être renommées ou supprimées. Les catégories sans icône de corbeille à côté de leur nom sont prédéfinies et liées aux processus internes de Personio, et ne peuvent être ni supprimées, ni renommées. Pour modifier ou supprimer une catégorie de document personnalisée, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
- Cliquez sur l’onglet Catégories.
- Sélectionnez la catégorie à modifier ou à supprimer.
- Pour renommer la catégorie : cliquez sur (Modifier), saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur Soumettre.
- Pour supprimer la catégorie : cliquez sur l’icône de la corbeille à droite, puis sur Supprimer pour confirmer.
Modifier la position d’une catégorie dans la liste des catégories
Pour modifier la position d’une catégorie de document dans la liste des catégories, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
- Cliquez sur l’onglet Catégories.
- Sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur Modifier.
- À côté de Ordre de tri, saisissez un chiffre en fonction de la position à laquelle vous souhaitez voir apparaître la catégorie dans la liste. Plus le chiffre sera bas, plus la position dans la liste sera élevée.
- Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les modifications.
Conseil
Les catégories de documents pour les documents de candidat sont prédéfinies par le système. Utilisez les rôles de recrutement pour définir plus précisément les droits d’accès.
Modèles de document
Conditions préalables
Pour gérer les modèles de document dans Personio, assurez-vous de disposer des éléments suivants :
- L' Core. Pour bénéficier de ces fonctionnalités, passez à un abonnement supérieur ou contact votre gestionnaire de compte.
- Droits d'accès aux Documents et Configuration du compte - Documents.
Créer un modèle de document
En créant des modèles de document et en les enregistrant dans Personio, vous pouvez être plus efficace dans la production de documents spécifiques aux employés. Pour créer votre propre modèle de document, procédez comme suit :
- Créez un document dans Microsoft Word ou OpenOffice qui servira de modèle de base.
- À l’aide d’une police compatible, formatez le document et insérez-y tous les éléments de texte nécessaires.
- Ajoutez au document différents espaces réservés et variables, qui se remplissent automatiquement lors de l'utilisation du modèle.
- Insérez des espaces réservés liés aux attributs du système pour personnaliser les documents avec les informations enregistrées dans Personio concernant l’employé (ex. : son nom, son adresse ou sa date de naissance). Utilisez deux accolades ouvrantes et fermantes, par exemple : « {{last_name}} ».
- Incluez des variables de genre (Femme, Homme, Divers et Indéfini) pour que les documents respectent les accords grammaticaux.
- Ajoutez des variables de formatage des dates pour définir la manière dont les dates apparaissent sur le document. Par exemple, la date « 20.11.2020 » peut s'afficher ainsi : « vendredi 20 novembre 2020 ».
- Insérez des blocs de texte pour enregistrer diverses options de texte dans le modèle. Cette utilisation est courante dans les évaluations où le texte doit différer en fonction de la note. Vous pouvez par exemple faire un choix entre « Il possède d’excellentes connaissances spécialisées » et « Il possède des connaissances spécialisées satisfaisantes ».
- Insérez des espaces réservés pour la signature électronique dans les modèles qui nécessitent des signatures, comme les contrats.
- Enregistrez le fichier texte finalisé au format .docx, .dotx, .odt ou .ott.
- Importez le modèle dans Personio.
Découvrez les bonnes pratiques et les modèles prédéfinis à télécharger dans notre article Exemples de modèles de documents. Vous pouvez aussi créer les vôtres.
Modifier ou supprimer un modèle de document
Modifier le titre, la langue ou la catégorie du modèle
Pour modifier les informations d’un modèle de document dans Personio, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
- Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier dans la liste Modèles.
- À côté de l’aperçu, cliquez sur (Modifier) pour changer le titre, la langue du modèle ou la catégorie, puis cliquez sur Soumettre.
Modifier le fichier d’origine du modèle
Pour modifier le fichier d’origine d’un modèle de document, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
- Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier dans la liste.
- Cliquez sur Télécharger pour télécharger le fichier d’origine. Ouvrez le fichier dans un logiciel de traitement de texte et apportez les modifications nécessaires au document.
- Enregistrez le fichier texte au format .docx, .dotx, .odt ou et importez à nouveau le modèle dans Personio.
- Supprimez l’ancien modèle de Personio s’il n'est plus pertinent.
Supprimer un modèle de document
Pour supprimer un modèle de document, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Personnel > Documents.
- Sélectionnez le modèle que vous souhaitez supprimer de la liste.
- Cliquez sur l’icône en forme de corbeille en haut à droite au-dessus de l’aperçu du modèle. Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression définitive.
Le modèle de document disparaît de la liste des modèles et n'apparaît plus en tant qu’option dans l’expérience de création. Tous les documents créés précédemment à l’aide du modèle restent dans le profil de l’employé et doivent être supprimés manuellement.
Enregistrer et attribuer un modèle de document à une catégorie
Une fois que vous aurez créé un modèle de document, enregistrez-le dans Personio et attribuez-le à une catégorie de document spécifique. Procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Documents > Modèles.
- Au bas de la liste des modèles, cliquez sur Ajouter un modèle.
- Choisissez la catégorie à laquelle vous souhaitez attribuer le modèle et saisissez un nom.
- Sélectionnez la langue du modèle. La langue sélectionnée pour un modèle a une incidence sur le formatage des dates. Consultez cet article pour en savoir plus sur le formatage des dates.
- Importez le fichier du modèle de document. Assurez-vous qu’il s’agit du bon format, à savoir Microsoft Word (.docx/.dotx) ou OpenOffice (.dt/.ott).
- Cliquez sur Importer pour terminer le processus.
Après avoir importé un modèle, sélectionnez-le dans la liste Modèles pour en afficher un aperçu. Enregistrez-en une copie en cliquant sur le bouton Télécharger. Seules les polices Google s’affichent correctement dans l’aperçu du document. Consultez Ajouter des documents à un profil d’employé pour savoir comment créer des documents pour les employés à l’aide de modèles.
Conseil
Si vous souhaitez que les modèles de contrats de travail soient automatiquement affichés dans la section Recrutement lorsque vous créez une offre d'emploi, importez-les dans la catégorie système Contrats de travail.
Plus d’informations
Polices compatibles
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Étapes suivantes
Consultez Ajouter des documents à un profil d’employé pour créer des documents dans le profil d’un employé à l’aide de modèles, ou importer et enregistrer un document existant dans la catégorie appropriée.
Vidéo
La vidéo ci-dessous explique comment créer et gérer des catégories et des modèles de document. Vous pouvez consulter notre article du centre d’aide sur les bonnes pratiques, où vous trouverez des exemples de modèles de documents à télécharger.