Cet article explique en détail la gestion des documents dans Personio. Il explique d’abord comment configurer différentes catégories de documents en fonction des besoins de chaque entreprise. Il décrit en outre comment créer, gérer et stocker les modèles de documents correspondants dans les paramètres, ainsi que comment les gérer à partir du profil de l’employé. 

Configurer une catégorie de document

Vous pouvez créer autant de catégories de documents que vous le souhaitez sous Paramètres > Personnel > Documents > Catégories.

Sélectionnez une catégorie, puis cliquez sur Modifier pour changer l’ordre d’affichage des catégories de documents. Notez que plus le chiffre dans l’ordre de tri est bas, plus la position qu’il aura dans la liste sera élevée.

Les catégories système sont signalées par une icône de verrou et ne peuvent être ni supprimées ni renommées.

Le chiffre à droite d’une catégorie de document indique le nombre de documents qui s’y trouvent.

Veuillez noter que les catégories de documents pour les documents des candidats sont prédéfinies par le système. Utilisez les rôles de recrutement pour définir plus précisément les droits d’accès.

Créer des modèles de documents

Vous devez au préalable créer votre modèle sur le programme de traitement de texte de votre choix. Dans Personio, vous pouvez utiliser des modèles créés dans Microsoft Word (.docx/. dotx) ou dans OpenOffice (.dt/.ott). Quatre éléments y sont disponibles :

• Espaces réservés : si vous utilisez des espaces réservés pour tous les attributs des candidats ou des employés qui sont prédéfinis par Personio, ils seront utilisés lorsque le modèle sera appliqué et ils seront automatiquement renseignés avec les données correspondantes du candidat ou de l’employé. Les espaces réservés sont renseignés avec les informations enregistrées précédemment dans le profil du candidat ou de l’employé. Vous pouvez également créer vous-même des espaces réservés qui pourront être remplacés ultérieurement par du texte libre. Les attributs définis par les utilisateurs ne peuvent pas être renseignés automatiquement lors du processus de candidature.
• Variable de genre : s’il est indiqué dans Personio s’il s’agit d’un candidat ou d’une candidate, ou d’un employé ou d’une employée, vous pouvez configurer le logiciel pour que l’accord grammatical soit automatiquement fait dans votre document.
• Format de la date : si votre modèle comporte une date, vous pouvez décider de son format d’affichage. Par exemple, la date « 20/11/2020 » peut être affichée ainsi : « Vendredi 20 novembre 2020 ».
• Blocs de texte à sélectionner : les blocs de texte à sélectionner vous permettent d’ajouter plusieurs blocs de texte comme options de sélection dans le modèle. Par exemple, lorsque vous créez une proposition de contrat, vous pouvez prendre en compte différentes conditions de contrat.
• Espaces réservés pour les signatures : vous pouvez créer des contrats et des modèles de documents qui peuvent être signés électroniquement. Il vous suffit de vous assurer que le processus de demande et d’obtention de signatures auprès de plusieurs personnes fonctionne.

Vous trouverez une présentation des bonnes pratiques associées aux modèles de documents dans cet article.

Ajouter des modèles de documents

Accédez à Paramètres > Personnel > Documents. Dans l’onglet Modèles, importez les différents modèles de documents d’une catégorie en cliquant sur Ajouter un modèle. Saisissez ensuite le nom du modèle, choisissez sa langue, puis sélectionnez un fichier dont le format est accepté. Cliquez sur le bouton Importer pour terminer le processus.

Veuillez noter que la langue que vous sélectionnez pour un modèle affecte le format des dates. Vous trouverez plus d’information dans notre article sur le format des dates .

Si vous souhaitez que les modèles de contrat de travail s’affichent automatiquement dans la section Recrutement lorsque vous créez une offre d’emploi, vous devez les importer dans la catégorie système « Contrats de travail ».

Une fois que vous avez importé un modèle, vous pouvez l’afficher à l’aide de la fonction d’aperçu. Vous pouvez aussi en obtenir une copie en cliquant sur le bouton Télécharger.

Gérer les modèles de documents dans le profil de l’employé

Accédez au profil de l’employé pour lequel vous souhaitez importer un modèle de document. Pour ce faire, ouvrez l’onglet Documents et cliquez sur Créer.

Sélectionnez l’un des modèles de documents que vous avez créés précédemment.

Une fois que vous avez sélectionné un modèle, la liste des variables (espaces réservés) et un aperçu du document s’affichent. Si des informations sont enregistrées dans le profil de l’employé, elles sont également affichées directement dans le modèle. Renseignez tous les autres espaces réservés requis.

Si le modèle de document créé précédemment contient des {}blocs de texte à sélectionner{}, vous pouvez sélectionner une des alternatives disponibles pour chaque bloc. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les Bonnes pratiques pour les modèles de document.

Pour finir, sélectionnez le format du fichier et cliquez sur le bouton Créer en bas de la page.

Le document est ensuite généré dans la catégorie correspondante. Vous avez le choix entre les options suivantes :

• Cliquez sur le nom du document pour en afficher un aperçu.
• Cliquez sur la petite icône en forme de crayon bleu pour modifier la catégorie, le titre, la date ou les commentaires du document.
• Téléchargez le document.
• Supprimez le document.
• Consultez des informations supplémentaires sur la taille et la date de création du fichier.

Plus d’informations sur les modèles de documents

Dans cet article, vous trouverez une vidéo expliquant comment créer et gérer à la fois les documents des employés et les modèles de documents. En plus de ce tutoriel vidéo, vous pouvez consulter cet article du centre d’aide sur les bonnes pratiques avec des exemples de modèles de documents à télécharger.

Veuillez noter qu’à l’heure actuelle, Personio accepte uniquement les modèles créés en tant que documents Word ou Open Office.

Lorsque vous créez des modèles de documents personnalisés, utilisez des espaces réservés afin de gagner du temps et de l’énergie. En effet, certaines données des employés seront automatiquement renseignées lorsque les modèles seront attribués aux employés.

Pour créer ou importer un modèle de document, accédez d’abord à Paramètres > Documents > Modèles, puis cliquez sur Ajouter un modèle.

Veuillez noter que seules les polices Google s’affichent correctement dans l’aperçu des documents. Lorsque d’autres polices sont utilisées dans un modèle, l’aperçu peut être déformé.