Dans la plupart des cas, ce problème est dû à la politique de cumul qui est attribuée au type d’absence.

Vous avez peut-être attribué la mauvaise politique de cumul pour ce type d’absence ou vous n’avez peut-être pas saisi la bonne valeur lors de la modification manuelle du solde d’absence. Si le problème persiste après avoir attribué la bonne politique de cumul et modifié le solde, vérifiez les paramètres de la politique de cumul. Assurez-vous que la date de début de la politique de cumul est correcte (à partir du 1er janvier de chaque année ou à la date anniversaire du contrat de l’employé), ainsi que la méthode d’octroi et les règles de report.

Si l’employé quitte l’entreprise au cours des 6 derniers mois de l’année et qu’il a travaillé plus de 6 mois, il obtiendra l’intégralité de ses droits, quel que soit les paramètres de calcul au prorata.

À l’heure actuelle, Personio ne permet pas d’obliger les employés à demander des congés à des dates précises. Pour le moment, vous pouvez uniquement obliger les employés à utiliser leurs congés reportés entre certaines dates (en fixant une date d’expiration via les paramètres de la politique de cumul). Vous pouvez également obliger tous les employés à prendre les mêmes jours de congés tous les ans en configurant des jours fériés à l’échelle de l’entreprise. Pour en savoir plus, consultez la question ci-dessous.

Comme expliqué dans la question ci-dessus, il est possible de configurer des jours fériés à l’échelle de l’entreprise. Ces jours-là, l’entreprise est officiellement fermée et tous les employés sont en congé en même temps. 

À l’heure actuelle, Personio ne permet pas d’empêcher les employés de demander des congés à des dates précises. Vous pouvez cependant configurer un workflow de validation afin que les responsables puissent refuser manuellement les demandes d’absence entre certaines dates. 

Dans Personio, il existe deux types d’absence : les absences réelles où l’employé ne travaille pas du tout (comme « Congés payés », « Congés maladie » et « Congés exceptionnels »), et les absences figuratives où l’employé travaille mais n’est pas présent (comme « Travail à distance », « Voyage d’affaires » et « Formation »). En ce sens, l’option Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ne doit être activée que pour le premier type d’absence (absences réelles). Ainsi, lorsqu’un employé enregistre ses heures travaillées pendant une absence, ces heures sont ajoutées au solde des heures supplémentaires et, le cas échéant, génèrent également le paiement du salaire.

Vous devrez peut-être activer l’option Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires décrite dans la réponse précédente pour le type d’absence qu’ils essaient de demander. Il est également possible qu’un workflow de validation soit en place et que la demande d’absence soit toujours en attente de la validation du responsable de l’employé. 

Si vous modifiez la limite de report d’une politique de cumul, les changements sont appliqués rétroactivement à l’ensemble de l’historique des absences de tous les employés auxquels la politique de cumul est attribuée. Par conséquent, le droit aux congés est recalculé et les données antérieures pourraient être erronées. C’est pourquoi nous recommandons plutôt de créer un type d’absence avec une nouvelle politique de cumul qui inclut la nouvelle limite de report. Vous pourrez ainsi attribuer à partir d’aujourd’hui la nouvelle politique de cumul aux employés concernés de sorte que les données passées restent inchangées.

Si vous activez l’option Suivre les heures supplémentaires, un widget supplémentaire apparaîtra dans l’onglet Heures travaillées de l’employé. Dans le widget Heures supplémentaires, trois soldes sont affichés. Sous Comptabilisé, les heures correspondent au total des heures supplémentaires enregistrées au cours du mois, sans déduction. Sous Solde mensuel, les heures correspondent au total des heures supplémentaires à la fin du mois, une fois que les heures supplémentaires ont été validées et compensées (jours de congé, versements, etc.). Sous Solde global, les heures correspondent au total des heures supplémentaires validées depuis l’activation de l’option.

À l’heure actuelle, Personio ne permet pas d’attribuer la politique de cumul à partir d’une certaine date de l’année civile. Vous ne pouvez l’attribuer qu’à partir du 1er janvier de chaque année ou à la date anniversaire du contrat de l’employé (date d’embauche). Cependant, nous travaillons déjà sur cette amélioration. 

Lorsque vous attribuez pour la première fois une politique de cumul pour une absence à un employé, cette politique est toujours attribuée à la date anniversaire du contrat de l’employé (date d’embauche). Vous ne pouvez pas modifier ce comportement en saisissant manuellement une autre date.

À l’heure actuelle, Personio ne permet pas de limiter le nombre de jours pouvant être reportés à l’année suivante, pour les absences suivies en jours. Cependant, nous y travaillons déjà et cette fonctionnalité est déjà disponible pour les absences suivies en heures.  

Les employés ne peuvent voir dans le calendrier les demandes d’absence en attente des autres employés que si vous leur accordez les droits d’administrateur ou les droits de modification sur l’onglet Absence. Les employés disposant des droits d’affichage sur l’onglet Absence ne peuvent voir dans le calendrier les demandes d’absence des autres employés qu’après leur validation par leur responsable. Notez que si vous accordez aux employés les droits de modification, ils pourront également faire des demandes d’absence et mettre à jour et supprimer des absences, le tout sans validation.

Si les demandes d’absence validées d’un employé n’indiquent aucun approbateur lorsque vous cliquez dessus sur le calendrier personnel des absences, il est probable que l’employé n’a pas eu à passer par le processus de validation car il dispose des droits d’administrateur ou des droits de modification. Il est également possible que le workflow de validation attribué ne contienne aucune étape, ce qui entraîne la validation immédiate de la demande d’absence.