Cet article vous explique comment implémenter Personio Conversations. Vous allez apprendre à ajouter Conversations à votre abonnement Personio et à configurer les étapes nécessaires pour pouvoir utiliser Conversations.
Étape 1 : Ajouter Conversations à votre abonnement
Pour ajouter Conversations à votre abonnement, vous pouvez gérer vous-même votre abonnement Personio ou contact votre gestionnaire de compte.
Étape 2 : Accéder à Personio Conversations pour la première fois
Configuration initiale
L’administrateur Personio de votre entreprise devra d’abord créer un rôle d’employé « Experts Conversations » dans Personio et définir les droits d’accès appropriés. Les administrateurs ont accès à ce rôle par défaut et n’ont donc pas besoin de se l’attribuer.
Si un autre employé de votre entreprise est responsable de l’implémentation, l’administrateur devra lui attribuer ce rôle. Cette personne collaborera étroitement avec Personio pendant la configuration. Elle sera votre premier expert et devra effectuer les tâches ci-dessous.
Remarque
Pour activer Personio Conversations pour la première fois, l’administrateur doit cliquer sur la section Conversations dans la barre de navigation principale de Personio. La configuration initiale est alors terminée.
Gérer les attributs des employés visibles dans l’onglet Auteur de la demande
Dans Conversations, l’expert peut consulter des informations sur l’auteur de la demande dans l’onglet Auteur de la demande. Ces informations proviennent de son profil de l’employé dans Personio et sont basées sur les attributs des employés.
Ces attributs incluent des attributs prédéfinis, notamment le nom de l’auteur de la demande, son statut, ses coordonnées, son rôle et son département. Il est également possible d’autoriser d’autres attributs, y compris des attributs personnalisés, via les identifiants API dans Personio afin que ces attributs soient visibles dans l’onglet Auteur de la demande.
Remarque
Autorisez uniquement les attributs que vous souhaitez afficher dans l’onglet Auteur de la demande afin que les employés qui ont le rôle d’expert ne puissent pas voir les informations sensibles des employés. Certains attributs, comme les coordonnées bancaires, ne peuvent pas être transférés via les identifiants API.
Pour définir les attributs des employés qui sont visibles dans l’onglet Auteur de la demande et garantir la confidentialité des données, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Intégrations > Identifiants API et cliquez sur Conversations.
- Cliquez dans le menu déroulant Attributs de l’employé lisibles pour voir la liste complète des attributs des employés.
- Sélectionnez les attributs que vous souhaitez transférer vers Conversations. Ces attributs apparaîtront dans l’onglet Auteur de la demande.
- Cliquez sur Enregistrer.
Définissez vos préférences linguistiques
La langue dans laquelle votre compte Conversations apparaîtra dépend de vos préférences linguistiques dans Personio (vous pouvez définir vos préférences linguistiques dans Personio via vos Paramètres personnels). Cela signifie que si vous avez défini votre langue préférée dans Personio comme étant le français, votre compte Conversations apparaîtra également en français.
La langue du chatbot Conversations dans Microsoft Teams et Slack est également basée sur la préférence linguistique personnelle dans Personio. Par exemple, si une personne utilise Slack en anglais mais Personio en français, le chatbot répondra en français.
Conseil
Lorsque vous passez d'une langue à l'autre dans Personio, le changement n'est pas toujours immédiat dans Conversations ou dans le chatbot. Essayez d'actualiser la page ou d'y revenir plus tard.
Étape 3 : Attribuer des rôles et configurer des équipes
Le premier expert doit effectuer les étapes ci-dessous :
- Attribuer le rôle « Expert Conversations » à tous les autres experts. Remarque : seuls les employés disposant d’un accès administrateur peuvent attribuer des rôles.
- Créer les premières équipes. Conseil : après avoir intégré Slack (voir la dernière étape ci-dessous), vous pouvez ajouter aux équipes concernées les canaux Slack associés à l’aide de la fonction de modification des équipes.
- Modifier les équipes : ajoutez et supprimez des membres, modifiez les heures de travail et attribuez des catégories d’équipe.
- Créer des statuts personnalisés de demande.
- Créer des SLA.
Remarques
▶ Lors de la configuration de Conversations, tous les employés Personio seront transférés. Cela inclut les employés inactifs. Toutefois, aucun e-mail ou notification ne leur sera envoyé, sauf en cas de demande de validation.
Étape 4 : Intégrer Slack ou Microsoft Teams
Une fois que vous vous êtes familiarisé(e) avec Conversations, vous pouvez configurer l’intégration à Slack ou Microsoft Teams. (Pour cela, vous devrez peut-être contacter votre service informatique.) Vous pouvez désormais commencer à répondre aux demandes envoyées via Slack ou Microsoft Teams.
Remarque
Lorsque vous configurez Slack ou Microsoft Teams, tous les contacts existants sont transférés vers Personio Conversations, y compris les contacts extérieurs à votre organisation. Toutefois, aucun e-mail ou notification ne leur sera envoyé, sauf en cas de demande de validation.
Conseil
Nous vous recommandons d’intégrer Slack ou Microsoft Teams, mais sachez que cela n’est pas obligatoire pour pouvoir utiliser Conversations, car l’e-mail est activé par défaut.