Cet article explique comment organiser et prioriser les demandes dans Personio Conversations, comment gérer les notifications et comment configurer des statuts de demande personnalisés.
Organiser et prioriser les demandes
Les fonctionnalités avancées de Conversations vous permettent d’organiser et de prioriser les demandes.
Pour accéder aux demandes des employés, cliquez sur Conversations dans la barre de navigation principale de Personio. Conversations s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Accédez à Travail > Demandes. Vous pouvez utiliser la barre latérale gauche pour obtenir une vue d’ensemble de toutes les demandes, des demandes non attribuées et des demandes qui vous sont attribuées.
Chaque équipe dispose de sa propre vue du tableau de bord, en fonction des demandes qui ont été attribuées à cette équipe.
Vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
- Attribuer des demandes à des experts spécifiques et réattribuer les demandes à d’autres équipes.
- Filtrer et trier les demandes en fonction de différents critères, tels que la priorité, la catégorie, le statut et la date d’échéance.
- Personnaliser l’affichage des demandes, par exemple sous forme de tableau Kanban.
- Enregistrer votre propre vue personnelle en fonction de la façon dont vous filtrez et triez les demandes.
- Regrouper dans des projets les demandes connexes de plusieurs équipes et définir le statut de ces projets.
Notifications
Vous pouvez suivre les demandes plus efficacement en vous assurant que vos notifications sont correctement configurées. Vous pouvez gérer vos notifications en accédant à Conversations > Paramètres > Compte > Notifications.
Vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez recevoir et activer les notifications du navigateur afin de recevoir des notifications push.
Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez recevoir des notifications via Slack, Microsoft Teams ou par e-mail si votre navigateur n’est pas ouvert.
Notes
▶︎ Comme chaque navigateur a des paramètres individuels, vous devrez vérifier manuellement comment les notifications apparaissent. Il en va de même pour les plateformes de communication externes telles que Slack et Microsoft Teams.
▶︎ Les notifications sont envoyées toutes les 30 minutes. Les demandes ne seront pas envoyées si elles ont été ouvertes ou réattribuées pendant cette fenêtre de 30 minutes.
Gérer les demandes archivées
Lorsqu'une demande archivée reçoit une réponse, le ticket ne renvoie pas automatiquement dans votre boîte de réception Demandes. Si vous souhaitez que la demande revienne à votre boîte de réception, vous devez modifier le statut.
Gérer l'accès aux demandes
Si vous attribuez une demande à une autre équipe, vous n'avez plus accès à ce ticket. Si vous souhaitez voir les tickets des autres équipes, vous pouvez suivre l’une des étapes suivantes :
- Demander à être ajouté en copie pour conserver la demande dans votre boîte de réception
- Utilisez la fonction @
- Demander à l'équipe de déplacer la demande
Tâches dans Personio
Dans votre compte Personio, vous recevrez des tâches relatives aux demandes dans Conversations. Elles se trouvent dans le tableau de bord (sous Tâches) et dans la boîte de réception. Vous avez ainsi une vue d’ensemble de toutes les tâches directement dans Personio et vous n’avez pas besoin d’utiliser à la fois Conversations et Personio.
Remarque
Les notifications sur le tableau de bord et dans la boîte de réception viennent s’ajouter aux notifications par e-mail, Slack ou Microsoft Teams que vous avez mises en place.
Le tableau ci-dessous montre le type de tâches qui sont visibles dans Personio en fonction du rôle de l’utilisateur.
| Rôle | Tâche dans Personio | Action à effectuer |
| Experts | Demandes de validation en attente | Ouvrir la page de validation dans un nouvel onglet |
| Mentions par d’autres experts | Ouvrir les informations de la demande dans Conversations dans un nouvel onglet | |
| Notifications sur les nouvelles demandes et sur les demandes qui vous sont attribuées. (Remarque : vous les recevrez sous forme de notifications groupées et non pour des demandes individuelles.) | Ouvrir les informations de la demande dans Conversations dans un nouvel onglet | |
|
Notifications sur les demandes qui ont été mises à jour |
Ouvrir les informations de la demande dans Conversations dans un nouvel onglet | |
| Auteurs des demandes et autres employés | Formulaires en attente | Ouvrir la page d’envoi du formulaire dans un nouvel onglet |
|
Demandes de validation en attente |
Ouvrir la page de validation dans un nouvel onglet |
Sur le tableau de bord et dans la boîte de réception Personio, le nom et l’avatar de la personne qui a initié l’action sont indiqués pour chaque tâche. Par exemple, dans le cas d’une demande de validation, vous voyez le nom et l’avatar de la personne qui demande la validation.
Statuts personnalisés de demande
Vous pouvez créer des statuts personnalisés de demande pour vos différentes équipes. Vous pouvez ainsi fournir davantage de contexte sur l’étape à laquelle se trouve une demande. Vous pouvez également créer des statuts spécifiques aux processus uniques d’une équipe. Par exemple, une équipe responsable de la commande de fournitures de bureau peut disposer d’un statut personnalisé appelé « En attente de livraison » et une équipe responsable de l’octroi d’heures supplémentaires peut disposer d’un statut personnalisé appelé « Validation en attente ».
Le cycle de vie d’une demande comporte quatre étapes, chacune ayant un statut par défaut qui ne peut être ni modifié ni supprimé. Le tableau ci-dessous présente chacune des quatre étapes et son statut par défaut, ainsi qu’un exemple de statut personnalisé pour cette étape.
| Étape | Propriétés de l’étape | Statut par défaut (ne peut être ni supprimé ni modifié) | Exemple de statut personnalisé |
| Non commencé | - | À faire | « Reporté au 2e trimestre » |
| Commencée | Si un SLA est en place, le compte à rebours est lancé lorsqu’une demande passe à cette étape. | En cours | « En cours d’examen » |
| En attente | Tous les statuts de l’étape En attente interrompent le compte à rebours de l’objectif SLA Délai de résolution. | En attente | « En attente de livraison » |
| Terminée |
Tous les statuts de l’étape Terminée déplacent la demande dans les archives. L’employé est averti uniquement lorsque la demande passe au statut par défaut Résolue. |
Résolue | « Article reçu » |
Créer un statut personnalisé de demande
Pour créer un statut personnalisé de demande, procédez comme suit :
- Dans Conversations, accédez à Paramètres > Paramètres de l’équipe > Statut de demande.
Remarque
Si vous êtes membre de plusieurs équipes, vérifiez que la bonne équipe est sélectionnée. Vous pouvez changer d’équipe en cliquant sur le nom de l’équipe en haut de la page Statuts de demande. - Cliquez sur + Ajouter le statut de la demande en bas de la page.
- Donnez un nom au statut personnalisé, sélectionnez l’étape appropriée dans le menu déroulant et choisissez une couleur.
- Cliquez sur Ajouter le statut.
Remarques
▶︎ Vous pouvez supprimer un statut personnalisé, mais uniquement si aucune demande active ne lui est attribuée. Cela n’inclut pas les demandes archivées.
▶︎ Si vous déplacez une demande vers une autre équipe, le statut par défaut de la même étape sera attribué à la demande.
Fonctionnalité Tâches
Remarque
Les tâches sont visibles par tous les experts de l'équipe à laquelle la demande est affectée. Tout membre de l'équipe pourra marquer la tâche comme étant accomplie.
Si une demande implique plusieurs tâches, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Tâches pour vous assurer que tous les éléments sont traités convenablement.
Pour ajouter une tâche à une demande, procédez comme suit :
- Ouvrez la demande concernée dans Conversations.
- Cliquez sur l'icône d'éclair
en haut de la page de la demande.
- Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez les instructions relatives à la tâche.
- Cliquez sur Ajouter.
Pour résoudre une tâche, accédez à la barre bleue en haut de la demande et cliquez sur Fait.
Où les tâches apparaissent-elles ?
- Les tâches en suspens apparaissent sous la forme d'une barre bleue en haut de la demande.
- Les tâches résolues apparaissent sous la forme d'une carte bleue dans le corps de la demande. L’auteur de la demande ne les voit pas.
- Dans la vue d'ensemble des demandes, les demandes qui ont une tâche en suspens affichent un bouton jaune Action à effectuer .
En savoir plus
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