Dans cet article, vous allez découvrir les types d’utilisateur dans Personio Conversations, comment les fonctions sont attribuées et comment impliquer des utilisateurs externes.
Types d’utilisateur dans Conversations
Dans Conversations, il existe deux principaux types d’utilisateur : les experts et les auteurs des demandes.
Expert
Un expert est généralement un membre d’une équipe qui est impliquée dans la prestation de services internes, qui reçoit et traite les demandes des employés. Il s’agit généralement d’une personne de votre équipe RH, Finance, Juridique, Informatique ou Direction. Le rôle d’expert ayant été attribué à cet employé, il peut accéder à Conversations dans la barre de navigation principale lorsqu’il est connecté à Personio.
Auteur de la demande
Remarques
▶︎ Lorsqu’un employé envoie une demande, ses informations apparaissent dans l’onglet Auteur de la demande du ticket alors créé. L’expert voit ainsi des informations telles que son nom, son rôle et son département. Vous pouvez cliquer sur le lien du nom de l’employé pour accéder facilement à son profil dans Personio.
▶︎ Les attributs d’employé que vous voyez dans l’onglet Auteur de la demande dépendent des attributs actuellement sélectionnés via les identifiants API dans Personio. Pour définir les attributs qui sont visibles dans l’onglet Auteur de la demande et garantir la confidentialité des données, consultez notre article Comment implémenter Personio Conversations.
Un auteur de la demande ne reçoit pas et ne traite pas de demandes dans Conversations. Ce rôle est attribué à la plupart des employés des autres départements. Conversations s’intégrant à Slack et Microsoft Teams (l’e-mail est activé par défaut), les auteurs peuvent envoyer leurs demandes via les outils qu’ils ont l’habitude d’utiliser.
Auteurs des demandes de modification
Pour changer d’auteur de la demande, accédez au ticket puis à l’auteur de la demande. Les auteurs des demandes modifiées sont suivis dans le ticket Conversations.
Configurer les fonctions d’expert et d’auteur de la demande
Remarque
Lorsque vous configurez Conversations, tous vos employés Personio sont transférés, y compris les employés inactifs. Lors de l'intégration avec Slack ou Microsoft Teams, tous les contacts existants sont également transférés vers Conversations, y compris les contacts extérieurs à votre organisation. Ces utilisateurs apparaîtront dans Conversations, mais aucun e-mail ou notification ne leur sera envoyé, sauf en cas de demande de validation.
Au cours du processus de configuration de Conversations, l'administrateur devra créer un rôle « Expert Conversations » personnalisé dans les paramètres de Personio. Il peut attribuer ce rôle à tout utilisateur qui s’occupera des demandes des employés (les experts). L’administrateur a accès par défaut au rôle « Expert Conversations ». Découvrez comment créer un rôle d’employé personnalisé.
Chaque employé se voit automatiquement attribuer le rôle d’auteur de la demande une fois l’implémentation de Conversations effectuée.
Le tableau ci-dessous indique comment les deux fonctions sont attribuées et les droits d’accès de chacune.
| Fonction | Attribué par | Droits |
| Expert |
Le premier expert : cette personne sera probablement l'administrateur ayant accès à Conversations par défaut Tous les experts suivants : par l'administrateur/le premier expert |
L’expert a accès à Conversations dans Personio, peut créer et modifier des équipes et peut ajouter de nouveaux experts
|
| Auteur de la demande | Automatiquement |
L’auteur de la demande peut envoyer des demandes via Slack et Microsoft Teams et par e-mail |
Attribuer un rôle d’expert
Remarque
Lorsque vous configurez Conversations, l'administrateur doit créer un rôle d'employé personnalisé nommé « Expert Conversations » et lui attribuer des droits d’accès complets (« Tout afficher ») dans la section Conversations. Découvrez comment créer un rôle d'employé personnalisé.
Pour attribuer le rôle d’expert à un employé, procédez comme suit :
- Ajoutez l’employé concerné au rôle « Expert Conversations » dans les paramètres de Personio.
- Une fois que l’employé s’est vu attribuer le rôle dans Personio, vous devez l’inviter en tant qu’utilisateur dans Conversations. Accédez à Conversations dans la barre de navigation principale de Personio. Conversations s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
- Dans Conversations, accédez à Paramètres > Utilisateurs > Inviter des utilisateurs.
Lorsque l’employé aura accepté l’invitation, il aura accès à Conversations dans Personio et pourra gérer les demandes.
Impliquer des utilisateurs externes dans les demandes
Dans Conversations, vous pouvez impliquer des utilisateurs externes en tant que collaborateurs ponctuels dans les réponses et les notes internes. Vous trouverez plus d’informations dans la rubrique Collaboration externe de l’article Présentation de Personio Conversations.
Dans Conversations, vous pouvez également communiquer avec des utilisateurs qui n’ont pas d’adresse e-mail d’entreprise. Par exemple, si un utilisateur externe envoie un e-mail au domaine de votre entreprise, vous pouvez convertir ce message en demande dans Conversations. Les demandes peuvent également être reçues de la part de collaborateurs externes dans votre espace de travail Slack.
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