Dans cet article, vous allez découvrir comment créer et envoyer des formulaires dans Personio Conversations, ainsi que les avantages pour vos équipes de service internes d’utiliser des formulaires.
À quoi servent les formulaires ?
Dans Conversations, les formulaires vous permettent de répondre à une demande avec un ensemble prédéfini de questions. Vous pouvez ainsi recueillir toutes les informations nécessaires en quelques clics.
Une fois qu’un auteur de la demande a rempli un formulaire, vous pouvez voir les réponses dans la demande et les télécharger sous forme de fichier CSV.
Les formulaires sont particulièrement utiles pour gérer les demandes qui nécessitent les mêmes informations initiales à chaque fois, comme les demandes de nouveau matériel ou la participation à des évènements.
Comment créer un formulaire
Conseil
Lorsque vous créez un formulaire, il est automatiquement attribué à l’équipe dont vous faites partie. Si vous êtes membre de plusieurs équipes, le formulaire est attribué à l’équipe actuellement sélectionnée.
Vous pouvez créer un formulaire de deux manières : dans une demande et à partir de la page Formulaires.
1. Dans une demande
Pour créer un formulaire dans une demande, procédez comme suit :
- Cliquez sur le bouton Répondre à gauche de la barre de message et sélectionnez Formulaire dans le menu déroulant.
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez + Créer un formulaire.
- Donnez un nom au formulaire, ajoutez un message d’introduction et ajoutez des questions. Ces étapes sont décrites plus en détail dans les sections ci-dessous.
- Lorsque vous avez ajouté vos questions, cliquez sur Terminé.
2. À partir de la page Formulaires
Pour créer un formulaire à partir de la page Formulaires, procédez comme suit :
- Accédez à Gestion > Formulaires.
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez + Créer un formulaire.
- Donnez un nom au formulaire, ajoutez un message d’introduction et ajoutez des questions. Ces étapes sont décrites plus en détail dans les sections ci-dessous.
- Lorsque vous avez ajouté vos questions, cliquez sur Terminé.
Que vous créiez votre formulaire pour l’utiliser immédiatement ou plus tard, vous devez suivre trois étapes principales : vous devez choisir un nom, puis préparer un message d’introduction avant d’ajouter les questions.
Choisir un nom
Vous devez commencer par choisir le nom de votre formulaire. Étant donné que les employés le verront, choisissez un nom évocateur.
Message d’introduction
Le message d’introduction est un bref résumé du message qui est envoyé à l’auteur de la demande par e-mail, Slack ou Microsoft Teams.
Vous pouvez utiliser ce champ pour expliquer l’objectif du formulaire et indiquer les informations ou les documents spéciaux dont l’auteur de la demande pourrait avoir besoin.
Ce texte (ainsi que le titre des questions) est du texte brut uniquement. Vous pouvez cependant ajouter des sauts de ligne en appuyant sur Maj + Entrée.
Questions et types de question
La dernière tâche consiste à ajouter les questions. Vous pouvez ajouter à votre formulaire autant de questions que vous le souhaitez, mais nous vous déconseillons d’en avoir plus de sept. Vous pouvez indiquer si une question est obligatoire en cochant la case Obligatoire.
Vous avez le choix entre plusieurs types de question en fonction de vos besoins :
- Texte court
- Texte long
- URL
- Nombre
- Date
- Liste déroulante
- Pièce jointe
Comment envoyer un formulaire
Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez l’inclure dans vos réponses aux auteurs des demandes. Les formulaires sont envoyés sous forme de réponses standard sur le canal choisi par l’auteur de la demande (e-mail, Slack ou Microsoft Teams). La réponse comprend le message d’introduction et un lien vers une version en ligne du formulaire.
Conseil
L’auteur de la demande recevra également une notification concernant le formulaire dans son compte Personio. Elle se trouvera dans son tableau de bord (sous Tâches) et dans sa boîte de réception. Cette notification comprendra le nom de l’expert qui traite la demande, le titre de la demande, un lien vers la demande initiale et un lien pour remplir directement le formulaire.
Pour envoyer un formulaire, procédez comme suit.
- Accédez à la barre de message en bas de la demande.
- Cliquez sur Répondre > Formulaire.
- Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez envoyer.
Conseil : vous pouvez cliquer sur Aperçu pour voir les questions du formulaire avant de le sélectionner. - La barre de message affiche automatiquement le message d’introduction (vous pouvez le personnaliser selon vos besoins).
- Cliquez sur Envoyer la réponse.
Gérer les réponses aux formulaires
Lorsque l’auteur de la demande aura envoyé ses réponses, vous recevrez une réponse automatique dans la demande indiquant qu’il a rempli le formulaire. Vous pourrez également afficher un aperçu des réponses et les télécharger sous forme de fichier CSV.
Si vous avez envoyé un formulaire à plusieurs employés, vous pouvez télécharger les réponses de manière groupée en accédant à Gestion > Formulaires et en sélectionnant Télécharger les réponses à droite du formulaire.
Avantages des formulaires
- Vous gagnez du temps en évitant de nombreux échanges entre employés.
- L’auteur de la demande peut plus facilement fournir toutes les bonnes informations.
- Vous pouvez recueillir et organiser les informations à grande échelle.
En savoir plus
Vous trouverez plus d’informations sur Personio Conversations dans les articles suivants.