Cet article explique comment vous pouvez inviter des participants à des sessions de formation, suivre le statut de l'invitation et informer les participants de tout changement, sans devoir recourir à d'autres outils ou listes externes.

Il couvre les sujets suivants :

• Comment inviter les participants à des sessions de formation
• Comment suivre le statut d'une invitation
• Comment informer les participants invités d'un changement

Remarque
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Inviter des participants à une session de formation

Dans les trois scénarios suivants, nous expliquerons comment inviter des participants à des sessions de formation en fonction des conditions. Tout d'abord, assurez-vous de suivre une formation. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le titre de la formation que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur le bouton flèche à droite de la session concernée. 

Envoyer une invitation à tous les participants qui n'ont pas encore été invités

Scénario : vous venez de créer une nouvelle session de formation et d'y ajouter les participants. Pour l'instant, l'état de leur invitation est « Non envoyé ». Vous souhaitez maintenant envoyer une invitation à tous les participants. 

Suivez ces étapes : cliquez sur Envoyer les invitations. Une boîte de dialogue vous informera qu'une invitation standardisée, qui contient le programme et la description de la session, sera envoyée par e-mail au nombre de participants ajouté. Cliquez sur Envoyer les invitations pour confirmer.

Remarques
▶︎ Dans le cas où vous auriez déjà envoyé l'invitation à certains participants auparavant, ceux-ci seront exclus de la liste d'e-mails.
▶︎ L'e-mail contiendra une pièce jointe ical où les participants pourront confirmer ou décliner leur participation et l'ajouter à leur calendrier. Si vous utilisez Outlook, veillez à bien activer les réponses aux e-mails.
▶︎ Si les participants refusent de participer à une session ouverte à l'auto-inscription, ils feront tout de même partie de la session et occuperont chacun une place. Pour libérer leur place, vous devez les retirer de la session, ou ils doivent annuler leur participation sous Formation > Ma formation > Formations programmées.
 

Envoyer une invitation à certains participants

Scénario : vous avez envoyé l'invitation aux personnes participant à la formation, puis vous avez ajouté d'autres collaborateurs à votre formation. Vous souhaitez maintenant envoyer une invitation aux nouveaux participants.

Conseil
Si vous souhaitez voir tous les participants ayant un statut d'invitation donné, vous pouvez utiliser le menu déroulant au-dessus du tableau de bord de la session pour filtrer votre liste.

Suivez les étapes suivantes : activez la case à cocher en regard du nom des participants que vous souhaitez inviter. Cliquez ensuite sur Envoyer les invitations. Une boîte de dialogue vous informera qu'une invitation standardisée, qui contient le programme et la description de la session, sera envoyée par e-mail au nombre de participants ajouté. Cliquez sur Envoyer les invitations pour confirmer.

Remarques
▶︎ L'e-mail contiendra une pièce jointe ical où les participants pourront confirmer ou décliner leur participation et l'ajouter à leur calendrier. Si vous utilisez Outlook, veillez à bien activer les réponses aux e-mails.
▶︎ Si les participants refusent de se joindre à une session ouverte à l'auto-inscription, ils feront tout de même partie de la session et occuperont chacun une place. Pour libérer leur place, vous devez les retirer de la session. Sinon, ils doivent annuler leur participation sous Formation > Ma formation > Formations programmées. 

Envoyer et renvoyer une invitation à tous les participants 

Scénario : vous avez envoyé l'invitation aux personnes participant à la formation, puis vous avez ajouté d'autres collaborateurs à votre formation. Vous souhaitez maintenant envoyer une invitation aux nouveaux participants et envoyer un rappel aux participants qui n'ont pas encore répondu à l'invitation précédente.

Conseil
Si vous souhaitez voir tous les participants ayant un statut d'invitation donné, vous pouvez utiliser le menu déroulant au-dessus du tableau de bord de la session pour filtrer votre liste.

Suivez les étapes suivantes : activez la case à cocher en regard du nom des participants à qui vous souhaitez envoyer ou renvoyer une invitation. Cliquez ensuite sur Envoyer les invitations. Une boîte de dialogue vous informera qu'une invitation standardisée, qui contient le programme et la description de la session, sera envoyée (ou renvoyée) par e-mail aux participants choisis. Cliquez sur Envoyer les invitations pour confirmer.

Remarques
▶︎ L'e-mail contiendra une pièce jointe ical où les participants pourront confirmer ou décliner leur participation et l'ajouter à leur calendrier. Si vous utilisez Outlook, veillez à bien activer les réponses aux e-mails.
▶︎ Si les participants refusent de participer à une session ouverte à l'auto-inscription, ils feront tout de même partie de la session et occuperont chacun une place.Pour libérer leur place, vous devez les retirer de la session, ou ils doivent annuler leur participation sous Formation > Ma formation > Formations programmées. 

Suivre le statut des invitations

La réponse des participants invités est indiquée dans le statut de l'invitation. Pour vérifier le statut de l'invitation, rendez-vous dans Formation. Sous Catalogue des formations, cliquez sur le titre de la formation que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur la session correspondante. Dans la colonne Statut, vous pourrez voir son statut. Voici les options :

• Non envoyé - Aucune invitation n'a encore été envoyée
• En attente d'une réponse - Le participant n'a pas encore répondu à l'invitation.
• Embauché
• Refusé
• Acceptation provisoire

Conseils
▶︎ Lorsque vous passez le curseur sur le statut, vous verrez une infobulle qui donne des explications sur le statut et indique la date à laquelle l'invitation a été envoyée ou à laquelle le participant a répondu.
▶︎ Dans la colonne Statut de participation, vous pouvez également suivre la présence de vos participants après la formation.
▶︎ Si vous souhaitez voir tous les participants ayant un statut d'invitation donné, vous pouvez utiliser le menu déroulant au-dessus du tableau de bord de la session pour filtrer votre liste. Une fois l'événement passé, vous pouvez également filtrer votre liste en fonction du statut de participation.

Informer les participants des changements

Si vous modifiez la date ou l'heure d'une session de formation, annulez une session de formation à laquelle des participants ont été invités ou retirez un participant invité d'une session, vos participants en seront informés.

▶︎ Si vous annulez une session ou retirez un participant, les participants concernés recevront un e-mail automatique concernant l'annulation de la session de formation.

▶︎ Si vous modifiez la date ou l'heure d'une session, tous les participants invités recevront un e-mail automatique avec une invitation mise à jour. Le statut de l'invitation passera alors à « En attente d'une réponse ».

Conseil
Pour en savoir plus sur la suppression ou l'annulation d'une session, la suppression de participants et la modification de sessions, lisez notre article Gérer les formations et les sessions.