Cet article présente le rôle des propriétaires du compte et des titulaires du contrat dans Personio et explique comment les attribuer et les supprimer.

Quel est le rôle des propriétaires du compte ?

Les propriétaires du compte sont les employés de votre entreprise qui sont désignés comme pouvant contacter le service client de Personio via la section Trouver des réponses en cas de questions techniques ou relatives au compte. Si besoin, ils peuvent donner accès à votre compte à nos équipes, de manière temporaire ou non. Pour en savoir plus sur l’octroi de l’accès, consultez notre article Accès par emprunt d’identité par Personio.

Un propriétaire du compte bénéficie également d’autorisations liées au RGPD. Il peut par exemple demander des informations sur les fichiers journaux ou créer un export regroupant toutes les données de l’entreprise qui sont enregistrées dans Personio.

Remarque : pour la sécurité de votre compte et afin d’éviter toute utilisation abusive, les employés de Personio sont tenus de fournir des informations et de proposer leurs services uniquement aux employés qui sont désignés comme propriétaire du compte ou comme titulaire du contrat.

Quel est le rôle des titulaires du contrat ?

Les employés qui se voient attribuer le rôle de titulaire du contrat sont le point de contact de Personio pour toutes les questions financières telles que la facturation, le renouvellement et les changements de forfait. Ils peuvent contacter l’équipe Personio chargée du développement des clients via la section Trouver des réponses pour toute demande relative aux abonnements.

Un titulaire du contrat bénéficie également d’autorisations liées au RGPD. Il peut par exemple faire une demande de suppression de données.

Conseil : les factures Personio sont envoyées à l’adresse e-mail définie sous Paramètres > SUPPORT > Abonnement et facturation > Informations de facturation, et non à l’adresse e-mail du titulaire du contrat.

Différences entre les propriétaires du compte, les titulaires du contrat et les administrateurs

Le tableau ci-dessous présente les différents droits des propriétaires du compte, des titulaires du contrat et des administrateurs.

Remarque : nous recommandons vivement d'attribuer également le rôle d'administrateur aux propriétaires du compte et aux titulaires du contrat. Dans le cas échéant, ils ne pourront pas accéder à l'accord sur le traitement des données (DPA) ou modifier les paramètres du compte. Pour en savoir plus sur le rôle d’administrateur, consultez notre article Quels droits d’accès sont réservés aux administrateurs ?.

Conseils
▶︎ Vous pouvez attribuer jusqu'à deux propriétaires du compte et deux titulaires du contrat.
▶︎ Une même personne peut être à la fois propriétaire du compte et titulaire du contrat.
▶︎ La personne qui crée le compte Personio devient automatiquement un administrateur, un propriétaire du compte et un titulaire du contrat.

Attribuer les propriétaires du compte et les titulaires du contrat

Pour ajouter un propriétaire du compte ou un titulaire du contrat dans Personio, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Support > Support.
2. Dans l’onglet Propriétaires du compte/Titulaires du contrat, cliquez sur Ajouter un propriétaire du compte/Ajouter un titulaire du contrat ou sur le symbole plus .
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, fournissez les informations suivantes :

   Champ	Informations
   Nom	Sélectionnez un employé dans la liste déroulante contenant tous les employés actifs dans Personio
   Genre	Information provenant du profil de l’employé
   E-mail	Information provenant du profil de l’employé
   Formule de politesse	Indiquez si l’employé doit être adressé de manière formelle ou informelle
   Numéro de téléphone 1	À saisir manuellement (numéro de téléphone professionnel, par exemple)
   Numéro de téléphone 2	À saisir manuellement (numéro de téléphone portable professionnel, par exemple)
   Numéro de téléphone 3	À saisir manuellement (un autre numéro de poste, par exemple)

   Le contact n’est possible que par un numéro de téléphone saisi ici. Assurez-vous que le numéro saisi correspond au numéro transmis pendant un appel (pour des appels téléphoniques sortants sans préciser la filiale, par exemple).
4. Cochez la case pour accepter notre déclaration de confidentialité des données.
5. Cliquez sur Créer pour terminer le processus.
   
   
6. Pour modifier les informations d’un propriétaire du compte ou d’un titulaire du contrat, cliquez sur Modifier en regard du nom de l’employé.

Remarque: Le propriétaire du compte et le titulaire du contract doivent être des personnes physiques, puisque les comptes partagés sont interdits comme indiqués dans nos Conditions Générales.

Supprimer des employés de la liste des propriétaires du compte et des titulaires du contrat

Pour supprimer un employé de la liste des propriétaires du compte ou des titulaires du contrat dans Personio, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Support > Support.
2. Dans l’onglet Propriétaires du compte/Titulaires du contrat, sélectionnez l’employé auquel vous souhaitez retirer le statut de propriétaire du compte ou de titulaire du contrat.
3. Cliquez sur l’icône en forme de corbeille en haut à droite.
   
   
4. Une fenêtre contextuelle s’affiche pour que vous confirmiez le changement de statut. Cliquez sur Oui, supprimer pour supprimer l’employé de la liste des propriétaires du compte ou des titulaires du contrat.

Remarque : vous ne pouvez pas supprimer un employé de la liste des propriétaires du compte ou des titulaires du contrat si cet employé est le seul à occuper ce rôle dans votre entreprise. Dans ce cas, attribuez d’abord un nouvel employé au rôle, puis supprimez de la liste des propriétaires du compte ou des titulaires du contrat l’employé qui occupait précédemment ce rôle.