La fonction de Planification intelligente des entretiens permet de trouver plus facilement un créneau pour les intervieweurs et les candidats. Découvrez comment configurer la disponibilité de votre calendrier personnel, envoyer un lien et quelques bonnes pratiques. 

Remarque
Cette fonctionnalité n’est disponible que si vous avez intégré le calendrier de votre entreprise (Google Agenda, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) à Personio. Consultez cet article pour découvrir comment configurer l’intégration du calendrier de votre entreprise.

Définir vos disponibilités dans votre calendrier

Les dates et heures visibles par les candidats correspondent à une combinaison de vos disponibilités. Il provient de votre calendrier externe et de votre calendrier d’entretien (dans les Paramètres personnels). Les candidats ne peuvent voir que les dates disponibles pour les 35 prochains jours. De plus, les jours fériés de votre calendrier d'absences Personio ne sont pas bloqués dans votre calendrier externe. Vous devez les bloquer manuellement.

Pour configurer vos disponibilités pour les entretiens dans votre calendrier personnel , procédez comme ceci:

1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite et sélectionnez Paramètres personnels.
2. Dans le menu de gauche, accédez à Disponibilité du calendrier.
3. Sélectionnez ensuite votre disponibilité hebdomadaire.

4. Les heures marquées en vert sont les heures disponibles. Les heures en blanc sont les heures indisponibles. Cliquez sur les heures en vert pour les désélectionner et cliquez sur les heures en blanc pour les sélectionner. 

Envoyer un lien de planification intelligente

Pour envoyer un lien de planification intelligente à un candidat, procédez comme ceci:

1. Accédez à Recrutement > Candidatures.
2. Accédez à la candidature du postulant et sélectionnez l’onglet Entretiens.
3. Cliquez sur Planifier un entretien, puis sélectionnez le type d’entretien et les intervieweurs.
4. Cliquez sur Configurer un lien de planification pour définir une plage de dates dans lesquelles le candidat peut choisir. Vous pouvez également fixer la durée de l’entretien et ajouter des temps de battement. Cela permet d’éviter les conflits et d’organiser des entretiens à la suite. 

5. Facultatif : sélectionnez un modèle d’e-mail sous Confirmation automatique par e-mail. Une fois que les candidats ont choisi un créneau, ils reçoivent une confirmation avec les informations de l’entretien. Si vous n'avez pas de modèles d'e-mail, Personio utilisera un modèle par défaut. La langue de l’e-mail automatique dépend de la langue par défaut du poste. Il n'est pas possible de le modifier.

   
   
6. Cliquez ensuite sur Créer un lien.
7. Fournissez les autres informations, telles que la méthode de l'entretien, la salle et le formulaire d'évaluation.
8. Cliquez ensuite sur Envoyer un e-mail au candidat et sélectionnez Insérer le lien de planification afin d’insérer le lien de planification intelligente dans le corps de l’e-mail. Découvrez comment créer des modèles d'e-mail. 
   
9. Cliquez sur Envoyer l'e-mail. Le statut de l’entretien passe à Lien envoyé.

Informations supplémentaires sur la planification intelligente

Lorsque le candidat clique sur le lien figurant dans l’e-mail, il voit apparaître une liste de jours et de créneaux horaires parmi lesquels il peut choisir. Les créneaux visibles par les candidats dépendent d’une combinaison de plusieurs calendriers. Il s'agit d'une fusion des disponibilités du calendrier externe des participants et de leur calendrier Personio :

Les fuseaux horaires nécessitent une mise à jour manuelle. Si aucun créneau n'est disponible, les participants doivent vérifier leur fuseau horaire dans leur calendrier. Pour ce faire, ils peuvent accéder à leurs paramètres (Paramètres personnels > Calendrier des disponibilités).

Une fois qu'un créneau est sélectionné, le candidat et les participants reçoivent un e-mail de confirmation. Le statut de l’ entretien passe à Programmé. La langue de l’e-mail dépend de la langue du poste. Les utilisateurs ne peuvent pas les personnaliser.

Si les candidats ne trouvent pas de disponibilité, ils peuvent sélectionner l’option Aucun de ces jours ne me convient. L’organisateur reçoit alors une tâche pour envoyer un nouveau lien au candidat.

Cas pratique

La recruteuse Sabrina souhaite planifier un entretien avec la candidate Johanna. Léon, le chef d’équipe du poste, sera également sur l’appel. Sabrina et Léon ont tous deux mis à jour leurs disponibilités dans le calendrier via les paramètres personnels.

1. Sabrina crée un entretien dans la candidature de Johanna, en ajoutant Léon en tant que participant. Elle crée un lien de planificateur, choisit Zoom comme méthode d’entretien et clique sur Envoyer un e-mail au candidat.

2. Sabrina crée l’e-mail avec le lien du planificateur et l’envoie à Johanna.
   Le statut de l’entretien passe à lien envoyé. Le statut de Sabrina est défini sur Participe. Le statut de Johanna et de Léon est En attente de réponse.

3. Johanna reçoit l’e-mail avec le lien et sélectionne le 12 mai à 11 h 30 pour son entretien.

4. Johanna, Sabrina et Léon reçoivent l'e-mail de confirmation. Il contient le lien vers la réunion Zoom et une pièce jointe ical avec la date et l’heure. Sabrina et Léon reçoivent également un lien vers la candidature dans Personio.

5. Sabrina, Léon et Johanna utilisent la pièce jointe ical. Ils ajoutent l’entretien dans leur calendrier. Le statut de l’entretien passe à Programmé. Le statut de Sabrina, de Johanna et de Léon est Participe.

Bonnes pratiques