Gérer les absences suivies en heures

 

Personio vous permet de suivre les absences des employés en jours ou en heures, en fonction des normes locales ou de l’entreprise auxquelles vous devez vous conformer.

Vous pouvez choisir l’un ou l’autre lors de la création d’un nouveau type d’absence via les paramètres.

 

En quoi consistent les absences suivies en heures, et en quoi diffèrent-elles de celles suivies en jours ?

Les absences suivies en jours vous permettent de suivre des absences d’une journée entière, ou d’une demi-journée (facultatif).

Les absences suivies en heures, elles, vous permettent de suivre :

    • les absences d’une journée entière (p. ex. : une absence de 8 heures sur une journée), comme un jour de congé. 
    • les absences sur plusieurs jours (p. ex. : une absence de 8 heures sur deux jours ou, en d’autres termes, une absence qui commence à 13 h 00 et qui se termine à midi le lendemain).
    • les absences partielles (p. ex. : une absence de 2 heures au cours d’une journée), pour un rendez-vous médical, ou des absences soudaines dues à des urgences.

Astuce
La durée nette des absences suivies en heures est calculée sur la base du temps de travail des employés, selon leurs horaires de travail pendant la période d’absence. À titre d’exemple, une absence d’une journée entière suivie en heures comptera pour 4 heures si l’employé est censé travailler 4 heures ce jour-là.

 

Comment faire pour :

Créer un type d’absence suivie en heures

  1. Dans les Paramètres > Heures travaillées et absences > Absences, saisissez un nom pour le nouveau type d’absence, puis cliquez sur l’icône Grey.png.
  2. Sélectionnez une couleur de calendrier ainsi qu’une catégorie pour le type d’absence.
  3. Dans l’option Unité de temps, sélectionnez Heures. Notez que vous ne serez plus en mesure de modifier l’unité de temps une fois que le type d’absence aura été créé.
  4. Définissez si les employés doivent importer un justificatif lorsqu’ils demandent ce type d’absence.
  5. Définissez si les employées remplaçant actuellement quelqu’un d’autre peuvent demander ce type d’absence.
  6. Définissez le mode de calcul de la durée effective des absences suivies en heures (en comptant ou non les week-ends et les jours fériés) dans l’option Paramètres de validité.
  7. Définissez si le temps suivi dans l’onglet Heures travaillées pendant ce type d’absence doit être considéré comme du temps travaillé, et donc, comme des heures supplémentaires.
  8. Cliquez sur Ajouter un type d'absence pour enregistrer vos paramètres.

Astuce
Les employés doivent disposer au moins des droits d’affichage pour voir ce type d’absence dans Profil de l’employé > Absence, et au moins des droits de proposition pour pouvoir le demander dans Profil de l’employé > Absence.

Il faut également donner aux employés des droits d’accès distincts pour consulter les absences des autres employés dans le calendrier de l’entreprise. Pour en savoir plus, lisez cet article.

 

Créer une politique de cumul pour un type d’absence suivie en heures

  1. Dans les Paramètres > Heures travaillées et absences > Absences , sélectionnez le type d’absence que vous avez créé dans l’étape précédente.
  2. Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Créer une politique de cumul. 
  3. Dans Paramètres généraux, saisissez le nom de la politique, indiquez si l’année du cumul doit commencer le 1er janvier ou à la date anniversaire du contrat de l’employé et saisissez le nombre d’heures accordées tous les ans.
    Settings_Abesences_Create_Accrual_Policy_4fr.png
  4. Dans Attribution, définissez la méthode d’attribution de votre politique de cumul. Vous pouvez l’attribuer en une fois (le 1er janvier ou à la date anniversaire du contrat de l’employé, selon l’option sélectionnée lors de l’étape précédente) ou en versements mensuels (en début de mois ou au début du mois suivant).
  5. Dans Début/fin d’emploi, indiquez si vous souhaitez activer le mode d’attribution temporaire et, si oui, définissez la période (X mois) et le nombre d’heures à accorder à la fin de chaque mois entièrement travaillé au cours de cette période. Définissez également si un calcul au prorata s'applique au début de l’emploi et à la fin de l’emploi. 

    Remarque
    Avec le mode d’attribution temporaire, les employés auxquels la politique de cumul est attribuée ne recevront que des droits limités pendant un certain temps après la date d’embauche et recevront plus tard les droits restants.  

  6. Dans Report, indiquez si les employés sont autorisés à reporter leurs droits à l’année suivante et, dans ce cas, le nombre d’heures et la durée autorisés.
  7. Dans Règles basées sur l’ancienneté, indiquez si les droits annuels de l’employé doivent augmenter automatiquement en fonction de la durée d’activité dans l’entreprise. Si c’est le cas, définissez la fréquence (accordée une seule fois, ou une fois tous les X ans), le nombre d’heures accordées ainsi que le moment d’attribution (le jour de la date d’embauche ou au début de la période de cumul après la date anniversaire dans l’entreprise).
  8. Dans le Résumé, vérifiez la configuration et cliquez sur Confirmer et créer.

 

Attribuer une politique de cumul pour un type d’absence suivie en heures

  1. Directement à partir des paramètres de la politique, ou en cliquant sur l’icône Employees.png, accédez à la Liste des employés.
  2. Sélectionnez tous les employés auxquels vous souhaitez attribuer la politique de cumul, puis cliquez sur Actions > Modifier la politique de cumul.
  3. Choisissez le type d’absence suivie en heures et sélectionnez la politique de cumul que vous souhaitez lui attribuer, ainsi que la date de début d’application.
  4. Confirmez en cliquant sur Mettre à jour la politique. Vous pouvez également attribuer une politique de cumul directement depuis le profil de l’employé.
  5. Recherchez l’employé en question et accédez à Profil de l’employé > Absence. 
  6. Sélectionnez le type d’absence suivie en heures dans la colonne de droite, puis cliquez sur Gérer la politique
  7. Sélectionnez la Politique de cumul que vous souhaitez attribuer, ainsi que sa Date d’application.
  8. Confirmez en cliquant sur Mettre à jour la politique.

 

Convertir les heures supplémentaires en solde d’absences suivies en heures

convert-overtime_fr.png

  1. Accédez à Profil de l’employé > Heures travaillées > Heures supplémentaires et déficit d’heures.
  2. Cliquez sur l’icône à trois points située dans le widget, puis sur Plus d’informations.
  3. Cliquez sur Convertir les heures supplémentaires en repos compensateur pour ouvrir une nouvelle fenêtre.

    ▶︎ Le solde actuel des heures supplémentaires de l’employé s’affiche en haut.
    ▶︎ Sous Convertir les heures supplémentaires en, sélectionnez le type d’absence approprié suivi en heures.
    ▶︎ Sous Date d’effet, saisissez la date à laquelle la modification doit avoir lieu.
    ▶︎ Sous Heures supplémentaires à convertir, saisissez le nombre d’heures supplémentaires à convertir.
    ▶︎ Sous Facteur de conversion, indiquez le nombre d’heures supplémentaires qui seront égales à une heure de repos. 
    ▶︎ Sous Temps de repos compensateur, le nombre de nouvelles heures de repos que l’employé recevra est indiqué.

  4. Cliquez sur Convertir pour effectuer la modification.
  5. Accédez à Profil de l’employé > Absence et cliquez sur l’absence suivie en heures de votre choix pour voir le nouveau solde d’absence sous Droits.

 

Créer des rapports personnalisés qui incluent des types d’absence suivie en heures 

  1. Accédez à Rapports > Rapports personnalisés > Créer un rapport personnalisé.
  2. Nommez le nouveau rapport personnalisé, et ajoutez une description.
  3. Choisissez le type de rapport Période et sélectionnez une date.
  4. Ajoutez les attributs qui vous intéressent pour les colonnes du tableau.
  5. Ajoutez la section d’attributs COLLECTION : TYPES D’ABSENCE (6 COLONNES). Vous pouvez sélectionner tous les types d’absence, ou en choisir quelques-uns. Cet attribut de collection ajoutera les colonnes suivantes au rapport pour chaque type d’absence : Type d’absence, ID personnalisé, Date de début d’absence, Date de fin d’absence, Durée de l’absence (en jours), Durée de l’absence (en heures).
  6. Ajoutez les attributs suivants de la section ATTRIBUTS D’ABSENCE : Solde aujourd’hui (heures), Solde au début de la période choisie dans le rapport (heures), Solde à la fin de la période choisie dans le rapport.


Importer des périodes d’absence suivie en heures de manière groupée

  1. Téléchargez le modèle Excel FR Import des périodes d’absence disponible dans la section Téléchargements de cet article. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv., .xls), qui devra inclure les huit mêmes colonnes :

    ▶︎ L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
    ▶︎ Le type d’absence, exactement tel qu’il est enregistré dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
    ▶︎ La date de début, au format JJ.MM.AAAA
    ▶︎ La date de fin, au format JJ.MM.AAAA
    ▶︎ L’heure de début, au format HH:MM
    ▶︎ L’heure de fin, au format HH:MM
    ▶︎ Demi-journée le premier jour, si le premier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)
    ▶︎ Demi-journée le dernier jour, si le dernier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)

  2. Remplissez le modèle Excel avec les informations concernant les heures d’absence de vos employés.

    Remarque
    Les heures de début et de fin ne sont requises que pour les absences qui ne durent qu’une partie d’une journée et qui sont suivies en heures (un rendez-vous chez le médecin de 10 h 00 à 11 h 00, par exemple). Ces colonnes peuvent être ignorées pour les absences suivies en heures qui durent une journée entière ou plusieurs jours.

    Remarque
    Si vous copiez-collez les données dans le modèle Excel, pensez à définir le format des colonnes Heure de début et Heure de fin sur le format texte après avoir collé les valeurs (Clic droit > Format de cellule > Catégorie > Texte).

  3. Dans Imports > Import des périodes d’absence, importez le fichier Excel. 
  4. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants enregistrés dans Personio.
  5. Consultez l’aperçu de l’importation, puis cliquez sur Importer si tout est correct.

 


Importer le solde cumulé suivi en heures de manière groupée

    1. Téléchargez le modèle Excel FR Import du solde cumulé disponible dans la section Téléchargements de cet article. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv, .xls), qui devra inclure les quatre mêmes colonnes.

      ▶︎ L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
      ▶︎ Le type d’absence, exactement tel qu’il est enregistré dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
      ▶︎ Le solde, au format JJ ou HH, selon l’unité de temps définie pour le type d’absence. Si le solde comprend également une demi-journée ou une demi-heure, il doit être saisi au format JJ.5 ou HH.5.
      ▶︎ La date du solde (facultatif), au format JJ.MM.AAAA.

    2. Remplissez le modèle Excel avec les informations concernant le solde cumulé de vos employés.

    3. Dans Imports > Import du solde cumulé, importez le fichier Excel. 
    4. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants enregistrés dans Personio.
    5. Consultez l’aperçu de l’importation, puis cliquez sur Importer si tout est correct.

 

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