Cet article explique comment configurer la vidéoconférence dans Personio. Cela vous permet et à vos employés d’organiser des entretiens vidéo directement avec les candidats.
Les intégrations disponibles sont les suivants :
- Google Meet
- Zoom
- Microsoft Teams
- GoToMeeting
Avant de commencer
Si cet employé ne l’a pas encore fait, votre administrateur doit intégrer le calendrier de votre entreprise en utilisant le sous-traitant de Personio, Cronofy. En effet, vous devez disposer d’une intégration du calendrier active pour utiliser la fonctionnalité de vidéoconférence.
Vous pouvez également vous familiariser avec l’organisation d’entretiens à l’aide du calendrier des intégrations.
Configurer Google Meet
Remarque
Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devez activer Google Meet dans la console d’administration Google de votre entreprise. Pour découvrir comment procéder,consultez cet article d’aide.
Si le calendrier de l’entreprise que vous avez connecté est un calendrier Google, tous les employés synchronisés peuvent utiliser immédiatement la vidéoconférence. Vous synchronisez vos employés lorsque vous intégrez Personio au calendrier de votre entreprise.
Pour vérifier vos paramètres, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres,puis à Intégrations > Intégration du calendrier.
- Vérifiez si l’intégration du calendrier Cronofy est activée dans votre compte Personio.
- Vérifiez que tous les employés qui sont censés organiser des entretiens sont synchronisés. Si un message d’erreur s’affiche, consultez notre article de dépannage.
Configurer Zoom
Pour configurer l’intégration de la vidéoconférence avec Zoom, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres,puis à Intégrations > Intégration du calendrier.
- Vérifiez si l’intégration du calendrier Cronofy est activée dans votre compte Personio.
- Vérifiez que tous les employés qui sont censés organiser des entretiens sont synchronisés. Si un message d’erreur s’affiche, consultez notre article de dépannage.
- Demandez à votre service informatique d’installer l’ app Cronofy dans la Zoom App Marketplace. Assurez-vous d’accorder des autorisations d’installation à tous les utilisateurs de ce compte Zoom. Notez que cette étape est nécessaire pour que les utilisateurs puissent s’authentifier.
- Pour finir, suivez les instructions de la section sur l’authentification de l’utilisateur.
Configurer Microsoft Teams
Pour configurer l’intégration de la vidéoconférence avec Microsoft Teams, vous pouvez configurer l’intégration de la vidéoconférence avec Microsoft Teams. Cela dépend du type d'intégration du calendrier de votre entreprise.
Si vous ne savez pas quelle intégration vous utilisez, suivez les étapes pour Office 365 (via API Graph) et créez un entretien test. Si Microsoft Teams apparaît sous la méthode de l’entretien, la configuration a été réussie. Sinon, suivez les instructions pour Microsoft Exchange ou Office 365 (EWS).
Office 365 (via l’API Graph)
Si le calendrier de l’entreprise que vous avez connecté est Office 365 via API Graph, tous les employés synchronisés peuvent utiliser immédiatement la vidéoconférence. Vous synchronisez vos employés lorsque vous intégrez Personio au calendrier de votre entreprise.
Pour vérifier vos paramètres, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres,puis à Intégrations > Intégration du calendrier.
- Vérifiez si l’intégration du calendrier Cronofy est activée dans votre compte Personio.
- Vérifiez que tous les employés qui sont censés organiser des entretiens sont synchronisés. Si un message d’erreur s’affiche, consultez notre article de dépannage.
Microsoft Exchange ou Office 365 (EWS)
Remarque
Si le calendrier de l’entreprise que vous avez connecté est Microsoft Exchange ou Office 365 via EWS, vous devez disposer d’une boîte mail standard. Vous ne pouvez pas configurer l’intégration si vous utilisez une boîte mail partagée. En effet, les boîtes mails partagées agissent comme un profil de calendrier unique et ne permettent pas la visioconférence.
Pour configurer la vidéoconférence avec Microsoft Exchange ou Office 365 (EWS), procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres,puis à Intégrations > Intégration du calendrier.
- Vérifiez si l’intégration du calendrier Cronofy est activée dans votre compte Personio.
- Vérifiez que tous les employés qui sont censés organiser des entretiens sont synchronisés. Si un message d’erreur s’affiche, consultez notre article de dépannage.
- Pour finir, suivez les instructions de la section sur l’authentification de l’utilisateur.
Configurer la réunion GoTo
Pour configurer la vidéoconférence avec GoTo Réunion, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres,puis à Intégrations > Intégration du calendrier.
- Vérifiez si l’intégration du calendrier Cronofy est activée dans votre compte Personio.
- Vérifiez que tous les employés qui sont censés organiser des entretiens sont synchronisés. Si un message d’erreur s’affiche, consultez notre article de dépannage.
- Pour finir, suivez les instructions de la section sur l’authentification de l’utilisateur.
Authentification de l’utilisateur
Si vous avez configuré l'intégration avec Microsoft Teams, Zoom ou GoToMeeting, l'étape suivante consiste pour les employés à compléter l'authentification de l'utilisateur.
Chaque employé qui héberge des vidéoconférences doit s’authentifier. Ils peuvent ainsi utiliser la fonction de vidéoconférence. L’employé s’authentifie directement dans son compte Personio. Vous pouvez utiliser l’exemple de modèle d’e-mail ci-dessous pour fournir des instructions à vos employés.
Pour procéder à l’authentification complète, demandez à vos employés de suivre ces étapes :
- Survolez votre nom dans le coin inférieur gauche de la barre latérale et sélectionnez Paramètres personnels.
- Cliquez sur Intégrations sur la gauche.
- Sélectionnez l’intégration de votre choix, par exemple Zoom.
- Sélectionnez Connecter les entretiens avec Cronofy.
- Vous recevrez un e-mail pour authentifier votre adresse e-mail auprès de Cronofy.
- Suivez le lien contenu dans l'e-mail. Authentifiez-vous avec les identifiants de votre fournisseur de vidéoconférence, par exemple vos identifiants Zoom.
Exemple : modèle d’e-mail pour l’authentification des utilisateurs
Bonjour collègue,
Nous avons une nouvelle fonctionnalité de vidéoconférence dans notre compte Personio. Cette fonctionnalité vous permet de créer des liens de vidéoconférence lors de la planification des entretiens avec les candidats. L'étape suivante consiste à connecter votre compte Microsoft Teams/Zoom/GoToMeeting [supprimer ceux qui ne sont pas nécessaires] à Personio.
Veuillez suivre ces étapes [Copier-coller les instructions ci-dessus].