Cet article explique comment envoyer une invitation à un entretien aux candidats.

Une fois l’entretien planifié, vous devez inviter le candidat à y participer. Cela vous permet de lui transmettre des informations importantes concernant l’entretien. Lorsque vous envoyez une invitation à un entretien :

• Personio crée automatiquement un événement dans le calendrier du candidat. Le corps de l’e-mail apparaît dans l’événement.
• La réponse du candidat apparaît sous l’onglet Entretien dans son profil. Cela peut dépendre des paramètres de messagerie du candidat. La réponse affiche le statut Acceptée ou Refusée.

Deux options s’offrent à vous pour l’envoi de l’invitation à l’entretien. Elles sont décrites ci-dessous.

Avant de commencer

Tout d’abord, apprenez à Configurer la communication par e-mail avec les candidats. Si vous configurez une intégration, vous pourrez envoyer des e-mails depuis Personio en utilisant l’adresse de recrutement de votre entreprise. Cela inclut les invitations à un entretien. Vous pouvez également utiliser le service de messagerie par défaut de Personio, qui ne requiert aucune action de votre part.

Vous pouvez planifier des entretiens dans Personio avec ou sans le calendrier intégré. Grâce au calendrier intégré, vous pouvez trouver un créneau compatible avec les disponibilités de tous les participants au processus d’entretien.

Pour gagner du temps lors de l’envoi d’e-mails aux candidats, créez des modèles d’e-mails. Ils vous aideront à rationaliser la communication liée au recrutement et à limiter les actions manuelles.

Droits d’accès

Pour planifier des entretiens et envoyer des invitations, vous devez disposer des droits de modification sur l’application Recrutement. Les employés disposant d’un rôle de recrutement et ayant accès à la section Entretiens peuvent également réaliser ces actions.

Option 1 : Envoyer une invitation à un entretien à l’aide d’un modèle d’e-mail

Pour envoyer une invitation à l’aide d’un modèle d’e-mail :

1. Accédez à Recrutement > Candidature.
2. Sélectionnez le candidat concerné afin d’ouvrir son profil.
3. Ouvrez l’onglet Entretiens dans le profil du candidat.
4. Planifiez l’entretien.
5. Cliquez sur Envoyer un e-mail d’invitation au candidat.
6. Une fenêtre de rédaction d’un e-mail s’affiche. Sélectionnez le modèle d’e-mail souhaité dans la liste déroulante.
7. [Facultatif] Ajoutez d’autres employés en copie ou insérez une pièce jointe. Si vous avez configuré une signature dans votre profil, elle apparaîtra automatiquement en bas de l’e-mail.
8. Envoyez l’e-mail ou programmez son envoi ultérieur.

Option 2 : Copier les informations de l’entretien dans le corps de l’e-mail

Cette option consiste à copier les informations de l’entretien dans le corps de l’e-mail. Elle demande plus de manipulations qu’un modèle d’e-mail. Procédez comme suit :

1. Accédez à Recrutement > Candidature.
2. Sélectionnez le candidat concerné afin d’ouvrir son profil.
3. Ouvrez l’onglet Entretiens dans le profil du candidat.
4. Planifiez l’entretien.
5. À droite de l’aperçu de l’entretien, cliquez sur le bouton pour copier les informations de l’entretien.
6. Cliquez sur Envoyer un e-mail d’invitation au candidat.
7. Une fenêtre de rédaction d’un e-mail s’affiche. Saisissez un objet et rédigez votre message. Collez les informations copiées à l’emplacement souhaité dans le corps de l’e-mail.
8. [Facultatif] Ajoutez d’autres employés en copie ou insérez une pièce jointe. Si vous avez configuré une signature dans votre profil, elle apparaîtra automatiquement en bas de l’e-mail.
9. Envoyez l’e-mail ou programmez son envoi ultérieur.