Cet article présente la section Automatisation de Personio, un espace centralisé où vous pouvez créer des workflows automatisés en fonction des besoins particuliers de votre organisation. Les automatisations vous aident à gérer les tâches répétitives dans Personio à grande échelle et à améliorer l'efficacité de votre équipe.

Les utilisateurs autorisés peuvent accéder à la zone en sélectionnant Automatisation dans la barre de navigation. Il existe trois onglets : Aperçu, Workflows et Activité, que vous pouvez utiliser pour suivre la progression de vos workflows, selon le type.

• Utilisez l’onglet Aperçu pour suivre les workflows liés au cycle de vie de l’employé, comme l’onboarding, l’offboarding, les signatures électroniques et les demandes de validation. 
• Pour suivre les workflows créés avec le générateur de workflow , les administrateurs et les utilisateurs autorisés peuvent utiliser l’onglet Workflows ou l’onglet Activité.

Vous trouverez plus d’informations sur chacun de ces onglets ci-dessous. 

Onglet Aperçu

Cet onglet dispose d'un tableau de bord qui contient des informations importantes sur les workflows du cycle de vie des employés de votre organisation, comme l'onboarding, l'offboarding, lesdemandes de validation et les demandes de signature électronique. Vous pouvez configurer ces workflows dans les paramètres de votre compte.

Le tableau de bord vous aide à suivre la progression de ces workflows, à vérifier le statut de chaque tâche et à identifier les éventuels problèmes. Les widgets apparaissent dans le tableau de bord en fonction des droits d'accès de l'utilisateur, et chaque widget associé à un workflow spécifique.

Remarque : 
l’onglet Aperçu n’affiche pas les données des nouveaux workflows personnalisés que vous créez à l’aide du générateur de workflow . Pour les suivre, utilisez les onglets Workflows et Activité. 

Widgets Onboarding et Offboarding

Ces widgets affichent tous les employés actuellement affectés à des processus d’ onboarding ou d’ offboarding . Vous pouvez voir le nombre total de processus actifs et de processus en retard et dans les temps. À partir de ces widgets, vous pouvez : 

• Suivez la progression des workflows d’offboarding ou d’offboarding en cliquant sur Afficher tous les employés en onboarding/ offboarding en bas du widget correspondant.
• de détecter les processus dont les processus sont dont les étapes sont en retard et contact l’employé responsable pour plus d’informations ;
• Gérez vos modèles d’offboarding et d’offboarding en cliquant sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite du widget (visible par les administrateurs uniquement).
• d’ajouter des intégrations Marketplace à vos workflows d’offboarding et d’offboarding en cliquant sur l’icône en forme d’éclair en haut à droite du widget. Cela vous permet d’automatiser certains processus, comme l’octroi aux utilisateurs de l’accès aux outils.

Widget Demandes de validation

Le widget Demandes de validation ouvertes n’est visible que par les administrateurs. Cliquez sur un type de validation pour voir une vue plus détaillée de toutes les demandes actuellement en attente d'une décision et des employés qui sont désignés comme approbateurs pour chacune d'entre elles. À partir de ce widget, vous pouvez :

• de détecter les demandes de validation qui sont en retard et de contacter l’approbateur pour obtenir plus d'informations ;
• Gérez vos règles de validation en cliquant sur l’icône en forme de roue dentée située en haut à droite.

Consultez la section Gérer les validations pour en savoir plus.

Conseil :
si l’une de vos règles de validation a été migrée vers cette nouvelle expérience, surveillez-la et gérez-les à l’aide des onglets Workflows et Activité.

Widget Signatures actives

Ce widget affiche un aperçu de toutes les demandes de signature ouverte, pour tous les employés. Il indique le nombre de demandes de signature signées, refusées, encore en attente et celles qui n’ont pas été reçues en raison d’une adresse e-mail invalide. À partir de ce widget, vous pouvez :

• de détecter les demandes de signature qui sont en retard et de contacter le signataire pour obtenir plus d'informations, ou de corriger rapidement les demandes de signature qui ont échoué ;
• d’accéder à une vue plus détaillée de toutes les demandes de signature ouvertes en cliquant sur Afficher toutes les signatures ;
• de télécharger le document contenant une signature ouverte en cliquant sur son nom ;
• d’accéder au profil de l’employé du signataire en cliquant sur son nom ;
• d’accéder à la zone des paramètres afin de gérer vos modèles de documents en cliquant sur l’icône en forme de roue dentée située en haut à droite (visible par les administrateurs uniquement) ;
• de mieux suivre toutes les signatures incluses dans votre abonnement Personio.

Le widget Signatures actives n’est visible que par les administrateurs. Si vous êtes un administrateur et que vous ne pouvez pas voir le widget, vérifiez que vous remplissez toutes les conditions requises. 

Onglet Workflows

L’onglet Workflows affiche la liste de tous les workflows créés à l’aide du générateur de workflow. Vous trouverez des informations importantes telles que le nom de chaque workflow, la date de création, le créateur, le nombre d’éléments déclencheurs, la date du dernier déclenchement et le statut.

Vous pouvez activer, désactiver, copier et supprimer les workflows personnalisés que vous avez créés dans cet onglet. Vous trouverez plus d’informations sur le suivi et la gestion des workflows.

Cliquez sur Créer un workflow pour ouvrir le générateur de workflow , où vous pourrez créer d’autres workflows personnalisés adaptés aux besoins de votre entreprise.

Onglet Activité

Une fois que vous avez créé des workflows à l’aide du générateur de workflow, vous pouvez utiliser l’onglet Activité pour suivre ceux qui sont en cours ou terminés. Sélectionnez un workflow dans la liste pour voir sa progression détaillée, y compris les repères temporels et les informations supplémentaires sur chaque étape.

Consultez notre article sur le suivi et la gestion des workflows pour plus d'informations.

L’onglet Activité ne comprend pas les informations sur les workflows du cycle personnel, comme l’onboarding, l’offboarding, les signatures électroniques et les demandes de validation. Pour suivre la progression de ces workflows, accédez à Automatisation > Aperçu et cliquez sur Afficher tout en bas du widget correspondant.