Contrôle qualité (gestion des employés)

Cet article détaille les paramètres que vous devez vérifier avant que Personio ne soit utilisé dans votre entreprise. Tous ces paramètres doivent être configurés afin que votre compte Personio soit entièrement fonctionnel.

 

Paramètres obligatoires

Veuillez vérifier que les paramètres suivants sont complets et corrects.  


Paramètres généraux

  • L’adresse complète de votre bureau a été saisie (sauf pour le travail à distance). Cette étape est importante car, quand vous utilisez la section Recrutement, les portails externes d’offres d’emploi demandent cette information par défaut. Vous trouverez plus d’informations ici.
  • Si votre entreprise accorde des jours ou des demi-journées de congé supplémentaires (par exemple le 24 ou le 31 décembre), un calendrier personnalisé des jours fériés a été créé sous Paramètres > Jours fériés et a été attribué aux sites correspondants. Pour en savoir plus, veuillez cliquer ici.
  • Les coordonnées (incluant la formule d’adresse et un numéro de téléphone) de un ou deux employés autorisés pour le support et les instructions ont été saisies sous Paramètres > Support. Seuls les employés autorisés pour le support et les instructions peuvent envoyer des demandes à notre service client et, si besoin, donner des instructions.

Créez une vue personnalisée de la liste des employés contenant tous les attributs pertinents afin de pouvoir vérifier efficacement que toutes les données relatives aux employés ont été saisies. Découvrez comment personnaliser les colonnes et enregistrer les vues ici.

  • Une date d’embauche a été saisie pour tous les employés (internes). Vous trouverez toutes les informations dont vous aurez besoin ici.
  • Un supérieur hiérarchique a été saisi pour chaque profil d’employé. Découvrez ici les fonctions associées. Les employés qui n’ont pas de supérieur hiérarchique, tels que les cadres dirigeants, peuvent ignorer cette étape.
  • Un salaire a été saisi pour tous les employés (salaire fixe ou salaire horaire). 
  • Les heures hebdomadaires de chaque employé (dans l’onglet Informations personnelles > Informations RH du profil de l’employé) correspondent à ses horaires de travail (dans l’onglet Présence du profil de l’employé). (Vous pouvez rapidement vérifier ce point pour tous les employés depuis la liste des employés. Utilisez un affichage qui montre à la fois les heures hebdomadaires et les horaires de travail.) Les horaires de travail affectent le solde de présence et le calcul au prorata des droits aux congés. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  • Une politique de cumul a été attribuée à chaque employé recevant des droits aux congés. Découvrez ici comment attribuer des politiques de cumul.

Paies provisoires

  • Avec Personio, vous pouvez enregistrer des groupes comptables qui vous permettront de créer des exports de paie séparés. Des groupes comptables peuvent être créés sur la base de n’importe quel attribut de type liste des options. Si vous avez créé des groupes comptables (par exemple sur la base du type de salaire), cet attribut doit être rempli pour tous les employés. Découvrez ici comment créer un aperçu clair de la paie en définissant des périodes et des groupes comptables.

Intégration DATEV (Allemagne uniquement)

Vous pouvez ignorer les deux points suivants si vous n’utilisez pas l’intégration DATEV.

  • Le Advisor ID et le Tenant ID ont été enregistrés sous Paramètres > Salaire et paie > Informations sur l’employeur
  • Le processus d’autorisation pour l’utilisation du service en ligne DATEVConnect (DATEV Lohnimportdatenservice, DATEV Lohnauswertungsdatenservice) a été effectué. Vous trouverez plus d’informations ici.

Horaires de travail

  • Le nombre total d’heures des horaires de travail que vous définissez sous Paramètres > Heures travaillées correspond au nombre d’heures spécifié dans le titre des horaires de travail. Par exemple, si vous avez créé des horaires de travail appelés « Temps partiel 20 h, Lu-Ve », les horaires de travail doivent contenir 20 heures au total.

Absences et politiques de cumul

  • Pour les types d’absence tels que Maladie, Enfant malade ou Télétravail, le paramètre Autoriser les employés désignés comme remplaçants à demander cette absence est défini sur Oui. Dans ce cas, les employés qui remplacent un collègue pendant une période définie et qui, par exemple, sont malades ce jour-là peuvent demander le type d’absence Malade dans Personio. Vous trouverez plus d’informations ici
  • Le paramètre Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? a été défini sur Oui pour tous les « vrais » types d’absence. Ce paramètre doit être désactivé pour le type d’absence Télétravail, par exemple, car il s’agit uniquement d’une absence physique du bureau. Pour connaître les trois conséquences de ce paramètre, lisez cet article du centre d’aide
  • Si vous avez activé le cumul pour un certain type d’absence (par exemple, Congés payés), les politiques de cumul correspondantes ont été créées. Pour découvrir comment configurer des politiques de cumul (de congés), cliquez ici

Rôles des employés, droits d’accès et processus de validation

  • Tous les employés se sont vus attribuer leur rôle sous Paramètres > Rôles.
  • Le rôle Tous les employés et tous les autres rôles des employés ont accès aux sections Données personnelles, Documents et aux types d’absence (+ accès au calendrier) qui les concernent.
  • Le rôle Tous les employés dispose des droits de proposition pour la catégorie de document Justificatifs d’absence.
  • Les supérieurs hiérarchiques ont accès aux données personnelles et aux types d’absence requis pour leurs employés via le rôle Tous les employés ou via un rôle de supérieur hiérarchique (droits d’accès Mes collaborateurs).
  • Des rappels ont été créés et des droits supérieurs ou égaux aux droits d’affichage ont été accordés pour la section concernée.
  • Le calendrier groupé des absences a été configuré conformément aux droits d’accès au calendrier pour les rôles des employés.
  • Les processus de validation ont été enregistrés et toutes les personnes chargées de la validation ont accès aux sections qui les concernent. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Les administrateurs peuvent se connecter en tant qu’un employé spécifique afin de vérifier ses droits d’accès. Pour ce faire, accédez au profil de l’employé et cliquez sur Se connecter comme cet employé en haut à droite.

Onboarding et Offboarding

  • Les employés concernés ont été ajoutés à tous les groupes d’onboarding et d’offboarding. (Vous pouvez par exemple utiliser des groupes d’onboarding et d’offboarding si vous souhaitez attribuer la responsabilité d’une étape d’onboarding à un groupe d’employés. Vous trouverez plus d’informations ici.)

 

Paramètres facultatifs

Pour tirer le meilleur parti de votre compte Personio, nous vous recommandons de vérifier également les paramètres suivants.

Si vous souhaitez recevoir les dernières informations sur les limitations potentielles des fonctionnalités de Personio, veuillez vous inscrire à notre service en saisissant votre adresse e-mail sur notre page de mise à jour du statut.


Paramètres généraux

  • Le logo et toutes les informations de votre entreprise ont été enregistrés sous Paramètres > Entreprise. Vous trouverez plus d’informations ici
  • Si vous souhaitez enregistrer des sections et attributs personnalisés en plusieurs langues, les traductions ont été saisies pour toutes les langues que vous utilisez. Vous trouverez plus d’informations ici
  • Les départements et les équipes qui ne sont pas utilisés ont été supprimés.
  • Les heures hebdomadaires ont été saisies pour tous les départements. Vous trouverez plus d’informations ici

Absences et politiques de cumul

  • Tous les types d’absence associés à la paie ont été ajoutés sous Paramètres > Salaire et paie dans la section Ajouter un type d’absence afin que les périodes d’absence pertinentes soient répertoriées dans la paie.
  • Les types d’absence qui peuvent être demandés en tant que demi-journées ont été configurés en conséquence (par exemple, pour Congés payés, le paramètre Autoriser les demandes de demi-journée ? a été défini sur Oui).

Onboarding et Offboarding

  • Des étapes d’onboarding et d’offboarding ont été créées pour tous les modèles d’onboarding et d’offboarding. 
  • Des éléments ont été ajoutés à toutes les étapes d’onboarding et d’offboarding.  
  • Si vous avez créé une étape d’onboarding ou d’offboarding qui inclut l’élément de tâche Télécharger le document, les documents correspondants ont été importés. Vous trouverez plus d’informations ici

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