Cet article explique comment configurer l’intégration Slack avec Personio. Une fois la connexion établie, vous pouvez :

• recevoir les mises à jour relatives à Personio dans les canaux Slack ;
• configurer des mises à jour automatiques de votre statut Slack en cas d’absence ;
• demander des absences dans Slack.

Fonctionnalités disponibles

Remarque :
seuls les employés internes peuvent utiliser les mises à jour des canaux, les mises à jour automatiques du statut et les demandes absence .

Mises à jour sur les canaux

Vous pouvez envoyer des mises à jour sur des canaux publics de Slack en fonction des équipes, des départements ou des bureaux. Les mises à jour comprennent les éléments suivants :

• Qui est absent aujourd’hui et jusqu’à quand ?
• Qui a son anniversaire aujourd’hui ?
• Quels employés commencent aujourd’hui ?
• Quels employés fêtent leur anniversaire dand l’entreprise aujourd’hui ?

Vous pouvez envoyer ces mises à jour avec un message automatique Slack au canal sélectionné. Vous pouvez également choisir le groupe d'employés qui les reçoit. Si vous n’utilisez pas d’équipes dans Personio, vous pouvez sélectionner des groupes d’employés par département. Si vous n’utilisez pas non plus de départements, classez les employés en fonction de leur bureau. Attribuez-les ensuite à des canaux Slack.

Mise à jour automatique du statut sur Slack

Cette fonctionnalité met automatiquement à jour votre statut en fonction de vos absences. Vous pouvez décider si le type absence , comme les congés payés ou les congés maladie, apparaît ou non dans le statut. La fonctionnalité ne prend en charge que les absences quotidiennes. Les demandes absence horaires ne sont pas disponibles.

L'intégration calcule les dates de retour des absence en tenant compte des horaires de travail et des jours fériés. Cela permet à Slack d’afficher des dates de retour précises.

Les émojis suivants apparaissent, associés à leur statut respectif :

⚠: Congés payés.
⚠ : Congés maladie.
❌ : tous les autres types absence , sauf le travail à distance.
⚠: Travail à distance. L’émoji ne s’affiche que si vous sélectionnez « Oui » pour afficher la raison de l’ absence dans le message de statut. Cette option apparaît lorsque vous configurez la fonctionnalité de mise à jour du statut. Si vous ne l’activez pas, le type absence « travail à distance » n’est accompagné d’aucun émoji.

Remarque
La fonction de mise à jour automatique du statut n’est disponible que si vous utilisez un compte Slack payant.

Faire des demandes d’absence

Utilisez Slack pour demander une absence quotidienne dans la zone de texte d’un canal ou message direct. Dans Slack, tapez « /personio » pour lancer l’application Personio. Procédez comme suit :

1. Tapez « /personio » et cliquez sur Entrée pour activer l’application Personio. 
2. Saisissez /request absence.
3. Sélectionnez le type d’absence, définissez la date de début et de fin, et cliquez sur Entrée.

Une fois l’envoi réussi, un résumé de votre demande s’affiche.

Remarque :
la fonction ne prend en charge que les absences quotidiennes. Les demandes absence horaires ne sont pas disponibles.

Conditions requises pour une intégration réussie

Avant d’intégrer Slack, vérifiez les points suivants :

• Vous disposez d'un rôle d’administrateur ou des droits de modification sur la Marketplace dans Personio :

  1. Accédez aux Paramètres.

  2. Dans la section Personnel , cliquez sur Rôles des employés.

  3. Sélectionnez Droits d'accès.

  4. Accédez à Configuration du compte et intégration Marketplace.

• Vous disposez des droits d’administrateur ou propriétaire pour votre espace de travail dans Slack.

Connexion et authentification Slack

Configurez l’intégration Slack dans le Marketplace de Personio à l’aide de l’assistant de configuration. Pour ce faire, vous devez autoriser Personio à accéder à votre espace de travail Slack. Procédez comme suit :

1. Accédez au Marketplace dans Personio et recherchez l’intégration Slack.
2. Cliquez sur Connecter pour ouvrir l’assistant de configuration.
3. Cliquez sur Autoriser Slack.
4. Une nouvelle fenêtre Slack s’ouvre. Connectez-vous à votre espace de travail. Accordez ensuite l’accès à Personio et poursuivez l’installation. 
5. Revenez dans l’assistant de configuration de Personio et passez à l’étape suivante.

Authentification Personio

Pour la deuxième étape, vous devez accorder à Slack l’accès aux données Personio nécessaires. Procédez comme suit :

1. Passez en revue les autorisations requises par Slack.
2. Passez à l’étape suivante.

Personio autorise l’intégration Slack à lire les attributs système suivants :

• Prénom
• Nom
• Nom préféré
• Date de naissance
• E-mail
• Date d’embauche
• Date de rupture du contrat
• Bureau
• Département
• Équipe
• Statut

Pour identifier chaque utilisateur, l’adresse e-mail de chaque employé dans Personio doit être identique à celle utilisée dans Slack.

Gérer les mises à jour des canaux

Définissez les paramètres de mise à jour des canaux à l’étape 3. Procédez comme suit :

1. Choisissez la langue des mises à jour.
2. Sélectionnez l’heure des mises à jour. Les mises à jour Slack utilisent toujours l’heure d’Europe centrale (UTC+1). Si vous sélectionnez le fuseau horaire UTC dans Personio et définissez l’heure de la mise à jour sur 08 h 00, la mise à jour est envoyée à 07 h 00 de votre heure. 
3. Sélectionnez les éléments à inclure dans le message quotidien de mise à jour. Les options disponibles sont les absences, les anniversaires, les anniversaires d’entreprise et les nouveaux employés. À l’heure actuelle, vous ne pouvez pas exclure le transfert de certains types absence , comme les congés parentaux. 
4. Sélectionnez les canaux de la mise à jour. Vous pouvez uniquement envoyer les mises à jour quotidiennes sur des canaux Slack publics. Vous pouvez attribuer aux canaux des employés d’équipes, de départements et de bureaux spécifiques. Pour ajouter des canaux et des groupes, cliquez sur Ajouter un nouvel attribut.
5. Facultatif : si vous souhaitez que les mises à jour apparaissent dans un canal en lecture seule, vérifiez que l’ app Personio dispose des autorisations de publication. Découvrez comment gérer les autorisations de publication sur les canaux dans Slack.
6. Passez à l’étape suivante. 

Conseil :
vous pouvez vérifier les problèmes d’envoi de messages en utilisant l’onglet Suivi de la
Marketplace .

Mises à jour du statut sur Slack

Définissez les paramètres de mise à jour du statut sur Slack à l’étape 4. Les Absences demandées pour le même jour sont transmises dès que quelqu’un les accepte. Cela garantit que les collègues sont en mesure de voir les absences imprévues, comme les congés maladie. Procédez comme suit :

1. Choisissez d’activer les mises à jour automatiques du statut sur Slack. 
2. Indiquez si le statut doit contenir le type d’absence. 
3. Terminez le processus d’intégration.

Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres ou désactiver l’intégration.