Gérer les documents des candidats

 

Cet article contient toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer les documents des candidats que vous trouverez sous Documents dans l’onglet Profil de la candidature. Il indique les catégories de documents qui sont disponibles et explique comment attribuer des documents à des catégories spécifiques et comment configurer les droits d’accès pour les employés impliqués dans le processus de candidature. 

 

Droits d’accès sur les documents des candidats

Les documents des candidats contiennent généralement des informations sensibles que certains employés impliqués dans le processus de recrutement ne devraient pas pouvoir voir ou modifier. Vous pouvez utiliser les rôles de recrutement pour spécifier les droits d’accès pour chaque catégorie de document. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Rôles > Documents du candidat

Vous pouvez attribuer des droits d’affichage ou de modification. Les droits de modification incluent automatiquement les droits d’affichage. Les documents des candidats peuvent appartenir à l’une des catégories suivantes : 

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Des règles spéciales s’appliquent aux catégories de documents Offre, Hors catégorie et Pièces jointes des messages sortants. Pour en savoir plus, consultez la section Catégories spéciales

 

Caractéristiques des droits d’affichage

Les règles suivantes s’appliquent aux droits d’affichage :

  • Les droits d’affichage permettent à un employé de consulter les documents dans l’onglet Profil de la candidature. Ils ne permettent pas à un employé d’importer des documents ni de modifier les catégories de documents.
  • Un employé disposant des droits d’affichage peut afficher les pièces jointes dans l’onglet Messages de la candidature, à condition que son rôle de recrutement dispose également au moins des droits d’affichage sur l’onglet Messages

 

Caractéristiques des droits de modification

Les règles suivantes s’appliquent aux droits de modification :

  • Seuls les employés disposant des droits de modification sur au moins une catégorie de document peuvent voir le mode d’édition de la section Documents de l’onglet Profil du candidat. Les employés peuvent ensuite importer des documents ou modifier les catégories de documents.
  • Un employé ne peut attribuer des catégories de documents que s’il dispose des droits de modification sur ces catégories. Si un employé dispose des droits d’affichage mais pas des droits de modification sur certaines catégories, celles-ci seront grisées lorsqu’il sera en mode d’édition. 
  • Les employés disposant des droits de modification peuvent attribuer des pièces jointes à la catégorie de document appropriée directement à partir de l’onglet Messages. Pour en savoir plus, consultez la section Gérer les catégories de documents dans le profil du candidat

Remarques
▶︎ Si un employé disposant des droits de modification sur une certaine catégorie modifie la catégorie d’un document et qu’il n’a pas les droits de modification sur la nouvelle catégorie attribuée, il ne pourra pas annuler cette modification.
▶︎ Si l’employé dispose des droits d’affichage sur la catégorie nouvellement attribuée, il pourra toujours afficher le document, mais pas changer sa catégorie.
▶︎ S’il ne dispose pas des droits d’affichage, le document ne sera plus visible par les employés ayant son rôle de recrutement. 

 

Catégories spéciales : 

Catégorie de document Offre

Les droits d’accès sur cette catégorie sont liés aux droits d’accès sur l’onglet Offre. Vous ne pouvez accorder des droits d’affichage ou de modification sur la catégorie de document Offre que si vous accordez également au rôle de recrutement les droits d’accès correspondants sur les offres.

Catégorie de document Pièces jointes des messages sortants

Cette catégorie s’applique à tous les documents que vous envoyez aux candidats via l’onglet Messages de la candidature. Elle est liée aux droits d’accès sur l’onglet Messages dans le profil du candidat. Vous ne pouvez accorder des droits d’affichage ou de modification sur Pièces jointes des messages sortants que si vous accordez également au rôle de recrutement les droits d’accès correspondants sur l’onglet Messages

Remarque
Les documents de type Offre envoyés via l’onglet Offre n’appartiennent pas à cette catégorie. Vous pouvez accorder des droits d’accès sur ces documents via Rôles > Offres.

Catégorie de document Hors catégorie

Attribuez ces droits d’accès avec précaution, car cette catégorie de document inclut automatiquement tous les documents entrants (par exemple, ceux reçus par e-mail) et peuvent donc inclure toutes sortes de documents des candidats.
Les employés disposant des droits d’accès sur l’onglet Messages peuvent ne pas toujours disposer des droits d’affichage ou de modification sur la catégorie Hors catégorie. Dans ce cas, lorsqu’un candidat envoie ses documents par e-mail, ces employés pourront uniquement voir que l’e-mail contient une pièce jointe appartenant à la catégorie Hors catégorie. Ils ne recevront aucune autre information sur le nom du document et ne pourront pas consulter ni modifier le document. Ils ne verront pas non plus le document dans la section Documents du profil du candidat. 

 

Gérer les catégories de documents dans le profil du candidat

Dans le profil du candidat, vous pouvez importer de nouveaux documents et attribuer des catégories. Il existe deux façons d’attribuer une catégorie à un document du candidat : via l’onglet Profil ou l’onglet Messages. La section suivante présente ces deux options : 

 

Dans l’onglet Profil 

  1. Accédez à la candidature de votre choix et sélectionnez l’onglet Profil.
  2. Si le profil du candidat ne contient pas encore de documents, cliquez sur le bouton Importer des documents. Si des documents ont déjà été importés, cliquez sur l’icône en forme de crayon dans la section Documents pour accéder à l’écran d’importation.
  3. Importez ensuite de nouveaux documents et sélectionnez dans le menu déroulant la catégorie de document que vous souhaitez attribuer au document.

    applicant-documents-edit-mode_fr.png

Remarques
▶︎ La taille maximale de chaque document importé dans le profil du candidat est de 10 Mo.
▶︎ Seuls les formats PDF et DOCX sont acceptés.

Astuce
Si vous disposez des droits de modification sur la catégorie, vous pouvez également attribuer des documents existants à une autre catégorie. 


Dans l’onglet Messages

L’onglet Messages contient à la fois les e-mails entrants et tous les documents envoyés en pièce jointe par les candidats pendant le processus. Vous pouvez les attribuer à une catégorie directement à partir de cet onglet. Ils sont également enregistrés sous Documents dans l’onglet Profil.

Remarques
▶︎ Le rôle de recrutement correspondant doit disposer au moins des droits d’affichage sur l’onglet Messages
▶︎ Pour définir une catégorie de document directement à partir de l’onglet Messages, vous devez disposer des droits de modification sur la catégorie Hors catégorie, car les documents entrants des candidats appartiennent automatiquement à cette catégorie.

  1. Accédez à la candidature de votre choix et sélectionnez l’onglet Messages
  2. Utilisez le menu déroulant à côté de chaque document pour attribuer une catégorie au fichier. Si vous ne disposez que des droits d’affichage, vous verrez le fichier et son nom, mais vous ne pourrez pas lui attribuer de catégorie.

    recruiting-messages-document-category_fr.png

Astuce
Tous les documents que vous envoyez aux candidats via l’onglet Messages se verront attribuer la catégorie Pièces jointes des messages sortants. 

Remarques
▶︎ La limite de taille des documents en pièce jointe est de 10 Mo.
▶︎ Les formats suivants sont acceptés : bib, doc, xml, docx, dotx, fodt, html, ltx, txt, odt, ott, pdb, pdf, psw, rtf, sdw, stw, sxw, uot, vor, wps, epub, png, bmp, emf, eps, fodg, gif, jpg, jpeg, met, odd, otg, pbm, pct, pgm, ppm, ras, std, svg, svm, swf, sxd, sxw, tif, tiff, xhtml, xpm, odp, fodp, potm, pot, pptx, pps, ppt, pwp, sda, sdd, sti, sxi, uop, wmf, csv, dbf, dif, fods, ods, ots, pxl, sdc, slk, stc, sxc, uos, xls, xlt, xlsx.
▶︎ Cependant, dans le profil du candidat, vous ne pouvez voir un aperçu du fichier que s’il s’agit de l’un des types de fichier suivants : pdf, docx, doc, jpg, png, txt, jpeg, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv.

 

Spécifier les catégories de documents dans le formulaire de candidature

Si vous utilisez la page carrière Personio, vous pouvez permettre aux candidats d’attribuer leurs documents à une catégorie lors de leur importation dans le formulaire de candidature. Pour spécifier les catégories de documents que les candidats peuvent sélectionner dans le formulaire de candidature, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Page Carrière > Paramètres du formulaire de candidature.
  2. Sous Champs d’import du document, les catégories prédéfinies par défaut CV et Autre sont affichées. 
  3. Cliquez sur Sélectionnez les champs pour activer d’autres catégories, puis indiquez si elles doivent être obligatoires pour la candidature.

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Si les postulants utilisent le formulaire de candidature, ils constateront qu’il contient une option d’importation pour les catégories de documents que vous avez spécifiées. La catégorie que les candidats sélectionnent au moment de l’importation est automatiquement attribuée à leurs documents. Si vous souhaitez modifier la catégorie ultérieurement dans le profil du candidat, vous devez disposer des droits de modification sur la catégorie à laquelle appartient le document.

Astuce
Si vous ajoutez des catégories à l’API Recrutement, vous pouvez également envoyer des documents auxquelles une catégorie est attribuée à partir de la page carrière de votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre Developer Hub

Remarques 
▶︎ La taille maximale de chaque document reçu via le formulaire de candidature est de 20 Mo.
▶︎ Les formats suivants sont acceptés : pdf, docx, doc, png, jpg, jpeg, txt, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv, rar, gz, zip, 7z, mp4, 3gp, mov, avi, wmv.

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