Questions fréquentes sur les signatures électroniques

 

Dans cet article, vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquentes sur les signatures électroniques. 

Qui peut demander des signatures électroniques ? 
Pour qu’un employé puisse demander qu’un document soit signé, il doit disposer des droits d’accès nécessaires.
Vous pouvez accorder ces droits pour les documents des employés via les rôles d’employé. L’utilisateur doit disposer au moins des droits d’affichage sur le profil public et des droits de modification sur la catégorie de documents correspondante dans les documents
Vous pouvez définir les droits d’accès qui sont nécessaires pour demander des signatures au cours du processus d’offre à l’aide des rôles de recrutement : l’utilisateur doit disposer au moins des droits d’affichage sur les candidatures et des droits de modification sur les offres
Est-il possible d’utiliser des signatures dans des modèles de documents ? 
Cela n’est possible qu’avec les documents des employés qui ne sont signés que par une seule personne (l’employé) et qui ne nécessitent donc pas un espace réservé pour la signature. Pour en savoir plus sur ce processus, consultez cet article.
Cela ne fonctionne pas pour les documents nécessitant plusieurs signatures électroniques (comme les contrats de travail pendant le recrutement). Dans ce cas, vous devez modifier vos modèles dans un logiciel de traitement de texte et ajouter des espaces réservés pour la signature. Chargez ensuite le nouveau modèle dans Personio.
Vous trouverez plus d’informations sur la création de modèles de documents avec des espaces réservés pour la signature ici
Pour quels documents est-il possible d’utiliser la signature électronique ?
Dans Personio, les signatures électroniques peuvent être utilisées pour tous les documents (comme les contrats de travail, les accords complémentaires et les déclarations de consentement). Consultez ces articles pour en savoir plus sur l’utilisation de signatures pour des documents des employés et sur les signatures lors du processus d’offre.
Si vous avez des questions sur la sécurité et l’effet juridique des signatures électroniques, veuillez contacter un avocat ou un conseiller juridique.
Personio ne fait que fournir les prérequis techniques et l’outil permettant d’utiliser les signatures. La société décline toute responsabilité.
Qui est-il possible de sélectionner comme signataire ?
Pour pouvoir être définis comme signataires, les employés qui doivent signer des documents des employés doivent disposer du statut Actif ou Onboarding. Une adresse e-mail valide doit également être enregistrée dans leur profil. Il n’est pas possible de demander une signature aux employés inactifs.
Dans l’espace recrutement, vous pouvez demander des signatures électroniques aux candidats (et aux employés impliqués) pour des documents tels que des offres de contrat. Vérifiez que l’adresse e-mail des candidats est correctement enregistrée dans leur profil. Pour en savoir plus sur l’utilisation de signatures au cours du processus d’offre, consultez cet article.
Comment changer l’ordre des signataires ?
Vous pouvez changer l’ordre dans lequel les signataires doivent signer le document en modifiant les paramètres respectifs. Accédez à Paramètres > Documents et sélectionnez un modèle qui contient des espaces réservés pour la signature pour plusieurs signataires. Cliquez sur Qui signera en premier ? pour changer l’ordre des signataires par glisser-déposer. 
Que faire si un signataire ne reçoit pas l’e-mail contenant la demande de signature électronique ?
Commencez par vérifier que l’adresse e-mail enregistrée dans le profil de l’employé ou du candidat est correcte. Les employés doivent avoir le statut Actif ou Onboarding. Demandez au signataire de rechercher dans le dossier des courriers indésirables de son compte de messagerie ou de s’assurer que sa boîte de réception n’est pas pleine.
Si vous avez pu identifier la raison pour laquelle le destinataire n’a pas reçu l’e-mail, corrigez le problème et envoyez de nouveau la demande en cliquant sur le bouton Demander de nouveau qui apparaît lorsque la demande de signature précédente a expiré. Si le problème persiste, veuillez contacter notre équipe du service client. 
Est-il possible de modifier la taille de la signature ?
Lorsqu’un document de l’employé doit être signé par une seule personne et que le modèle ne contient pas d’espace réservé pour la signature, le signataire peut agrandir la zone de signature, et donc modifier la taille de la signature finale.
Cette fonction n’est pas disponible pour les documents comportant plusieurs espaces réservés pour la signature. 
Quels types de signatures électroniques Personio propose-t-elle ?
Pour faciliter l’utilisation des signatures, nous collaborons avec la société espagnole SignatureIT. Le type de signature proposé est la signature avancée. Pour en savoir plus sur sa valeur juridique, consultez cet article.
Dans quelle mesure les signatures sont-elles juridiquement contraignantes ?
C’est la législation de votre pays qui détermine si les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et si oui, pour quels documents. Pour en savoir plus, consultez cet article
Si vous avez des questions sur la sécurité et l’effet juridique des signatures électroniques, veuillez contacter un avocat ou un conseiller juridique.
Personio ne fait que fournir les prérequis techniques et l’outil permettant d’utiliser les signatures. La société décline toute responsabilité. 
Comment savoir si j’ai atteint ma limite mensuelle du nombre de signatures ?
Sur la page Aperçu des signatures à laquelle vous accédez à partir du Workflow Hub, vous trouverez le nombre de signatures électroniques que vous pouvez utiliser avec votre forfait mensuel ainsi que le nombre de signatures utilisées. 
Lorsque vous avez utilisé 70 % des signatures disponibles, une note indiquant le nombre de signatures restantes pour votre compte apparaît dans votre tableau de bord. Pour connaître le nombre de signatures électroniques dont vous bénéficiez avec votre forfait et découvrir comment modifier cette limite, consultez cet article. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe chargée de la croissance.

La fonction de signature vous intéresse-t-elle ?

 Votre responsable de la croissance se fera un plaisir de vous contacter.

 

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