Comment gérer votre workflow de signatures

 

Workflow_Hub.png Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

 

Cet article vous explique comment suivre toutes vos signatures électroniques ouvertes à partir du Workflow Hub et du widget Workflow du tableau de bord.

Il vous explique également comment connaître le nombre de signatures qu’il vous reste chaque mois en fonction de votre forfait Personio.

Le Workflow Hub et le widget Workflow du tableau de bord sont visibles par les administrateurs et les employés disposant des droits d'accès correspondants.

Toutefois, le widget Signatures actives présent dans les deux est visible uniquement par les administrateurs et avec l’extension Productivity Plus.

 

Signatures en attente dans le widget Tableau de bord des workflows

Le widget Workflow du tableau de bord indique le nombre total de demandes de signature en attente. Les demandes en attente ne comprennent pas celles qui ont été signées ou refusées, ni celles qui n’ont pas été reçues en raison d’une adresse e-mail invalide. 

Cliquez dans la section des signatures ou sur l’option Accéder au Workflow Hub afin d’afficher le Workflow Hub qui contient une vue plus détaillée du workflow de signatures.

 

 

Widget Signatures actives dans le Workflow Hub 

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Dans le Workflow Hub, vous pouvez suivre de près votre workflow de signatures ainsi que d’autres workflows disponibles dans Personio.

Le Workflow Hub affiche toutes les demandes de signature ouvertes effectuées au sein de votre entreprise. Les signatures électroniques ouvertes sont celles qui n’ont pas expiré, c’est-à-dire celles qui sont en attente, signées ou refusées, ainsi que celles qui n’ont pas été reçues en raison d’une adresse e-mail invalide. 

Accédez au widget Signatures actives, puis :

  • cliquez sur l’option Afficher toutes les signatures afin d’ouvrir la page Aperçu des signatures ;
  • cliquez sur le nom du document contenant une signature ouverte pour le télécharger ;
  • cliquez sur le nom du signataire pour accéder à son profil d’employé.

Une demande de signature électronique expire quatre semaines après la date de la demande si l’un des signataires n’appose pas sa signature électronique. Une fois ce délai écoulé, le document ne peut plus être signé. Les demandes de signature qui ont expiré ne sont pas affichées dans le Workflow Hub.

 

Aperçu des signatures

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La page Aperçu des signatures contient des informations sur toutes les signatures électroniques demandées ainsi que leur statut. Vous y trouverez également le nombre de signatures utilisées ce mois-ci. Vous pouvez filtrer l’affichage par statut et par expéditeur. Modifiez le filtre prédéfini afin d’accéder aux détails d’un document. 

Les informations suivantes sont disponibles dans l’aperçu :

  • Expéditeur : il s’agit de l’employé qui a envoyé la demande de signature électronique. 
  • Signataires : il s’agit de la ou des personnes qui doivent signer le document. Vous pouvez également voir le statut de leur signature. 
  • Document : cliquez sur le nom du document pour afficher un aperçu du fichier. La version que vous voyez est celle qui a été envoyée. Lorsque le document aura été signé par tous les signataires, vous pourrez télécharger le fichier PDF signé. 
  • Date de la demande : il s’agit de la date à laquelle l’expéditeur a demandé au(x) signataire(s) de signer le document. 
  • Date d’expiration : il s’agit de la date à laquelle la demande de signature expirera. Passée cette date, les signataires ne pourront plus finaliser le processus de signature. 
  • Statut du document : il s’agit du statut du document dans son ensemble. Lorsqu’une signature est demandée, le statut du document est défini sur En attente. Une fois que toutes les parties concernées ont signé le document, le statut est défini sur Signé. Si le processus de signature n’est pas terminé dans un délai de quatre semaines, le statut du document est défini sur Expiré.
  • Actions : cliquez sur les trois points pour télécharger le document ou la piste d’audit. 

Qu’est-ce que la piste d’audit ? 
La piste d’audit est une fonction proposée par notre partenaire, SignatureIT. Il s’agit d’un document qui contient toutes les données de vérification électronique générées au cours du processus de signature. Cette piste sert de preuve de l’intégrité du document. Pour plus d’informations sur la piste d’audit fournie par SignatureIT, lisez cet article du centre d’aide ou visitez le site web de SignatureIT

 

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