Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.
Cet article présente le type de signature électronique que Personio propose, les domaines pour lesquels la signature électronique peut être utilisée et les informations que fournit la piste d’audit des documents signés.
C’est la législation de votre pays qui détermine si les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et si oui, pour quels documents. Si vous avez des questions sur la sécurité et l’effet juridique des signatures électroniques, veuillez contacter un avocat ou un conseiller juridique. Personio fournit les prérequis techniques et l’outil permettant d’utiliser les signatures. La société décline toute responsabilité. Veuillez également noter que les informations contenues dans cet article peuvent être incomplètes.
Les signatures électroniques dans Personio
L’eIDAS, le règlement de l’UE sur l’identification électronique et les services de confiance, reconnaît trois types de signatures électroniques dont vous trouverez une définition dans le tableau ci-dessous. La principale différence entre ces trois types de signatures électroniques réside dans leur valeur probante. Les points suivants jouent un rôle majeur :
- La signature utilise-t-elle un certificat électronique ?
- L’identité du signataire peut-elle être vérifiée ?
- Est-il possible d’exclure la possibilité que le document ait été falsifié ?
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La signature électronique simple ne spécifie aucune vérification d’identification détaillée et n’a aucune valeur de garantie. Il s’agit simplement d’une donnée électronique qui est jointe ou liée de manière logique au document (par ex. une signature numérisée qui a été ajoutée). |
Dans le cas de la signature électronique avancée, l’identité du signataire et l’intégrité des données signées sont vérifiées. La signature peut être liée au signataire de manière unique afin de les identifier. Elle a été créée avec des moyens qui sont sous le contrôle exclusif du signataire. Les éventuelles modifications ultérieures doivent être identifiables. |
La signature électronique qualifiée bénéficie de la valeur probante la plus élevée des trois types. Elle est considérée comme l’équivalent de la signature manuscrite. Cette signature électronique avancée répond à des exigences de sécurité supérieures qui nécessitent un certificat de sécurité valide et un outil sécurisé pour la création de la signature. Du matériel et des logiciels spéciaux sont nécessaires pour appliquer et stocker la clé de signature. |
Personio propose la signature électronique avancée pour les documents des employés et pour le processus de recrutement.
Pour cela, nous collaborons avec Signaturit, un fournisseur de solutions espagnol. Signaturit utilise la transmission chiffrée pour les données, les pistes d’audit et l’horodatage. Les serveurs sont certifiés ISO 270001. Pour en savoir plus, rendez-vous sur : https://www.signaturit.com/fr/securite-protection-donnees/
Exemples d’utilisation des signatures électroniques avancées
Documents pour lesquels les signatures avancées peuvent être utilisées
Pour les accords qui n’ont pas besoin d’une forme particulière pour être légalement valides, la « liberté de forme » s’applique. Les documents de cette catégorie peuvent généralement être signés avec une signature électronique avancée. Il existe toutefois certaines exceptions légales à cette règle qui sont liées à la forme écrite. Pour en savoir plus, consultez la partie Documents pour lesquels les signatures électroniques avancées ne peuvent pas être utilisées.
Par exemple, les documents suivants peuvent être signés avec une signature électronique avancée.
- Candidatures
- Autorisations
- Contrats de travail (selon le pays et la situation juridique)
- Modifications d’un contrat de travail (une promotion, par exemple)
- Avertissements formels
- Instructions pour le télétravail
- Documents utilisés lors du processus d’onboarding d’un employé
- Clauses d’inventaire
- Documents formels sur les performances
- Accords pour la voiture de fonction
- Relevés de notes de frais
Documents pour lesquels les signatures électroniques avancées ne peuvent pas être utilisées
Pour certains contrats, la loi prescrit une signature électronique qualifiée (ou une signature manuscrite). En Allemagne, cela s’applique à tous les documents qui requièrent la forme écrite.
Cela inclut, par exemple :
- Accusés de réception
- Accords sur une durée limitée (pour les contrats de travail)
- Modifications et ajouts aux contrats de travail avec une double clause écrite
Pour certains documents juridiques relatifs au travail, l’utilisation de signatures électroniques est expressément interdite :
Par exemple :
- Avis de cessation d’emploi
- Accord de cessation d’emploi
- Recommandation professionnelle
- Convention d’entreprise
- Conciliation des intérêts/règlements amiables
- Plan de compensation sociale
- Assignation temporaire d’un employé
Pour en savoir plus, regardez le webinaire « La signature électronique et le droit du travail » (en allemand uniquement).
La piste d’audit
En collaboration avec notre partenaire Signaturit, nous fournissons une piste d’audit pour les signatures électroniques. Cette piste est un document généré automatiquement qui contient toutes les données de vérification électronique créées au cours du processus de signature électronique. La piste d’audit sert de preuve de l’intégrité du document (par ex. lors de procédures judiciaires) et contient les données suivantes :
- Nom et adresse e-mail de l’expéditeur
- Nom et adresse e-mail du signataire
- Nom du document
- Identification unique (différente pour chaque fichier)
- Adresses IP
- Navigateur utilisé
Pour télécharger une piste d’audit, accédez à la page Aperçu des signatures dans le tableau de bord. Cliquez sur les trois points en regard du document dont vous souhaitez consulter la piste d’audit.
Pour en savoir plus sur la piste d’audit, consultez le site Web de Signaturit.