Créer un modèle de document avec des espaces réservés pour les signatures

 

 

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Cet article vous explique comment créer des contrats et des modèles de documents qui peuvent être signés électroniquement. Si vous voulez demander et obtenir des signatures auprès de plusieurs personnes, les modèles doivent contenir des espaces réservés pour les signatures. Utilisez ces modèles de documents pour les documents des employés ou pour les propositions de contrat envoyées au cours du processus d’offre.

 

Créer des modèles

Pour utiliser des signatures électroniques dans un document, vous devez créer un modèle de contrat avec des espaces réservés pour les signatures. Vous pouvez créer le modèle de document dans n’importe quelle application de traitement de texte courante (telle que MS Office ou OpenOffice) et importer le fichier au format DOC, DOCX, ODT ou OTT. Pour en savoir plus sur la configuration des catégories de documents et sur l’ajout de modèles, cliquez ici.

Remarque : lorsque le document est finalisé et signé électroniquement, il est conservé dans Personio sous forme de fichier PDF, quel que soit son format d’origine. Vous pouvez ensuite afficher et télécharger les documents finalisés à partir du profil de l’employé ou du candidat.

Conseil : pour utiliser les signatures électroniques avec des modèles existants, suivez les instructions ci-dessous afin de les modifier et de les importer.

 

Créer un espace réservé pour la signature

Pour créer un espace réservé dans le modèle, vous devez saisir @@ avant et après la désignation. Vous pouvez ajouter au document un nombre illimité de signataires et vous pouvez choisir leur désignation librement, comme @@Candidat@@, @@Employé@@ ou @@Recruteur@@.

Astuces

  • Si une même personne doit signer à plusieurs endroits, veillez à utiliser la même désignation, y compris la même orthographe. Vous ne devez avoir qu’une seule désignation d’espace réservé pour chaque signataire.
  • Le nom choisi entre les caractères @@ ne garantit pas automatiquement que le bon employé sera attribué à l’espace réservé pour la signature pendant le processus de signature. Vous devez effectuer cette attribution manuellement lorsque vous demandez une signature électronique. Toutefois, les désignations vous aideront à identifier la personne à laquelle un espace réservé doit être attribué lors de cette étape manuelle.
  • Les espaces réservés pour les signatures déterminent également avec précision l’emplacement où les signataires doivent signer le document. Laissez donc suffisamment de lignes vierges à l’endroit où vous souhaitez que les signatures soient ajoutées. Nous recommandons un minimum de deux lignes vierges après l’espace réservé (test avec la police Arial, 11 points).
  • Pour importer correctement le document dans Personio, vérifiez qu’il n’y a pas de retour à la ligne dans l’espace réservé. Cela peut se produire si les espaces réservés se trouvent dans un tableau et que la cellule n’est pas assez grande. L’espace réservé ne doit pas être placé à la toute fin d’une ligne ni dans une petite cellule de tableau.
  • Pour que le processus de signature fonctionne dans les modèles de contrat que vous prévoyez d’utiliser tout au long du processus d’offre dans votre section de recrutement, le modèle doit contenir au moins un autre espace réservé (tel que {{first_name}}) à côté de l’espace réservé pour la signature.

 

Créer un espace réservé pour le lieu et la date

Si vous voulez inclure dans le document le lieu et la date de chaque signature, vous devez ajouter des espaces réservés. L’espace réservé pour le lieu définit l’emplacement dans le document où un signataire peut ajouter le lieu de la signature. L’espace réservé pour la date est automatiquement renseigné avec la date à laquelle le document a été créé et envoyé pour être signé.La date est ajoutée au format JJ-MM-AAAA. À l’heure actuelle, il n’est pas possible de modifier le format ni la police. 

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez des exemples d’espaces réservés pour les signatures électroniques et le lieu et la date de la signature aux différentes étapes du processus de création et de signature du document. 

Affichage dans le modèle du document Affichage lors du processus de signature Affichage dans le fichier PDF
e-signature-placeholder-document-template_en-us.png e-signature-placeholder-signing-document_en-us.png e-signature-placeholder-final-pdf_en-us.png

 

Comment utiliser les espaces réservés :

Créez des espaces réservés aux emplacements du document où vous souhaitez qu’ils apparaissent en suivant les exemples ci-dessous :

Espace réservé pour le lieu : @@désignation##city@@
Example: @@Mitarbeiter##ville@@

Espace réservé pour la date : @@désignation##date@@
Example: @@Mitarbeiter##date@@

Astuce : lorsque vous utilisez des espaces réservés pour le lieu et la date, vous n’avez pas besoin de laisser d’espace vide dans votre modèle de document comme vous le feriez pour les espaces réservés pour les signatures. Les désignations des espaces réservés pour le lieu et la date doivent être cohérentes avec la désignation de l’espace réservé pour la signature afin qu’elles soient correctement liées.

 

Corriger les erreurs dans les espaces réservés

Des problèmes d’attribution automatique ou d’affichage du document peuvent se produire si les espaces réservés pour les signatures ou pour le lieu et la date ne sont pas correctement orthographiés. 

Voici quelques exemples d’erreurs d’espaces réservés :

Orthographe incorrecte Orthographe correcte Explication
@@Désignation##city##date@@ @@Désignation##city@@ @@Designation##date@@ Pour afficher à la fois le lieu et la date, vous devez créer deux espaces réservés. Vous ne pouvez pas avoir ##city and ##date dans un même espace réservé.
@@Désignation##cities@@ @@Désignation##city@@ ##cities n’est pas un élément d’espace réservé valide. 
@@designation##@@
@@Désignation@@ ou
@@Désignation##city@@ or
@@Designation##date@@
L’espace réservé ne doit pas contenir les caractères hashtag ## si « city » ou « date » n’est pas ajouté.

 

Importer les modèles

Une fois que vous avez créé votre modèle de document, procédez comme suit pour l’importer :

  1. Accédez à Paramètres > ORGANISATION ET PERSONNEL > Documents.
  2. Cliquez sur Ajouter un modèle pour importer le modèle sur votre compte.
  3. Sélectionnez la catégorie, donnez un nom au modèle, puis choisissez la langue.

    Remarque : les modèles de contrat doivent être importés dans la catégorie Contrats de travail afin que vous puissiez les utiliser pour le recrutement.

  4. Choisissez le fichier et cliquez sur Importer.
  5. Cliquez sur le modèle importé et sélectionnez Qui signera en premier ? pour définir l’ordre dans lequel les différents signataires seront invités à signer le document.

    Astuce : vous voyez immédiatement le nombre d’espaces réservés pour les signatures que le document contient pour chaque signataire. 

 

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