Signer un document avec une signature électronique

 

 

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Cet article vous explique comment signer un document avec une signature électronique. Cette option est disponible pour les contrats de travail qui sont échangés dans la section de recrutement alors qu’une offre est en cours de préparation pour un candidat. Elle est également disponible pour les documents généraux (tels que les déclarations de protection des données) qui sont stockés dans l’onglet Documents du profil des employés.

 

Fonctionnement du processus de signature

Pour découvrir comment demander des signatures et connaître les conditions requises pour les propositions de contrat pendant le processus d’offre, consultez cet article du centre d’aide. Pour les documents des employés, consultez cet article du centre d’aide.

Après avoir envoyé les e-mails de demande de signature, procédez comme suit pour faire signer les documents électroniquement :

 

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Étapes du processus de signature Pour les contrats proposés (profil du candidat) Pour les documents des employés (profil de l’employé)

La première personne qui doit signer le document reçoit un e-mail contenant le modèle de document ainsi que l’invitation à ajouter sa signature électronique. Un message personnalisé peut également être ajouté.

Le contrat peut être signé sur un ordinateur à l’aide de la souris ou du pavé tactile. Le signataire peut également scanner le code QR avec son smartphone ou sa tablette et signer le contrat directement sur son appareil mobile.

Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer l’offre, le processus de demande de signature des différentes parties est lancé. Dans le profil du candidat, le statut de l’offre passe de Créée à En attente. L’option Afficher les détails de l’offre vous permet de suivre la progression du processus et de savoir si des signatures sont toujours en attente.


Lorsque vous demandez la signature, le processus de demande de signature des différentes parties est lancé. Si le document n’est pas un modèle avec un espace réservé pour la signature, le signataire peut signer où il veut dans le document.

Les signataires peuvent cliquer sur Options pour télécharger le document ou refuser de le signer.

Si un signataire refuse de signer, le statut de la signature demandée est défini sur Refusé dans l’aperçu de l’offre du profil du candidat. La demande pour les autres signatures est annulée.

Si un signataire refuse de signer, le statut de la signature demandée est défini sur Refusé dans l’onglet Documents du profil de l’employé. La demande pour les autres signatures est annulée.

Facultatif : en plus de leur signature, les signataires doivent parfois remplir des espaces réservés pour la date et/ou le lieu de la signature. 

L’espace réservé pour la date est automatiquement renseigné avec la date du jour dès que la signature est ajoutée (actuellement disponible uniquement au format britannique).

L’espace réservé pour le lieu de la signature doit être renseigné manuellement.

L’espace réservé pour la date est automatiquement renseigné avec la date du jour dès que la signature est ajoutée (actuellement disponible uniquement au format britannique).

L’espace réservé pour le lieu de la signature doit être renseigné manuellement.

Lorsque le premier signataire a apposé sa signature au document et qu’il a confirmé les conditions générales et les informations de sécurité, il peut cliquer sur Envoyer le document. 

Dans le profil du candidat, le statut de la signature passe de En attente à Signé. Le document (avec toutes les signatures déjà obtenues) est envoyé au signataire suivant.

Dans le profil de l’employé, le statut de la signature passe de En attente à Signé. Le document (avec toutes les signatures déjà obtenues) est envoyé au signataire suivant. Si l’employé est le seul signataire, le processus est terminé et le document signé est stocké.
S’il y a plusieurs signataires, vous pouvez voir le statut des différentes signatures en passant le curseur de la souris sur le statut du processus.

Lorsque toutes les parties ont signé le document dans l’ordre défini, tous les signataires reçoivent un e-mail contenant le fichier final.

Le document avec toutes les signatures électroniques est disponible dans le profil du candidat.
Il ne vous reste plus qu’à définir le statut de l’offre sur Offre acceptée et sélectionner le poste à clore.
Le document avec toutes les signatures électroniques est disponible dans le profil de l’employé.

Notez que la personne qui demande les signatures ne sera pas prévenue du statut des signatures, sauf si elle est aussi un signataire. Cette information est uniquement disponible dans l’onglet Offre du profil du candidat ou dans l’onglet Documents du profil de l’employé. Les administrateurs peuvent vérifier l’état de toutes les demandes de signature dans le Workflow Hub et le widget Workflow du tableau de bord, et sur la page Aperçu des signatures.

 

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