Utiliser les signatures électroniques pour les documents des employés

 

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Cet article vous explique comment faire signer électroniquement des documents par un ou plusieurs employés.

Pour qu’un employé puisse demander qu’un document soit signé, il doit disposer des droits d’accès nécessaires. Les droits d’accès aux documents des employés peuvent être attribués via les rôles des employés. L’utilisateur doit disposer au moins des droits d’affichage sur le profil public et des droits de modification sur la catégorie de documents correspondante dans l’onglet Documents.

 

Demander une signature à un seul employé

Si un seul employé doit signer le document, vous pouvez demander sa signature électronique sous Documents dans le profil de l’employé où se trouve le document. 

Assurez-vous d’avoir importé le document qui doit être signé avant de demander la signature électronique. Pour en savoir plus, consultez notre article Importer des documents un par un.

Pour demander une signature électronique à un employé, procédez comme suit :

    1. Accédez à Employés > Liste des employés. Cliquez sur le nom de l’employé de votre choix pour accéder à son profil où se trouve le document, puis cliquez sur l’onglet Documents.
    2. Cliquez sur Demande de signature.
    3. Sélectionnez le signataire du document. Le signataire peut être l’employé en question, mais vous pouvez aussi demander à un autre employé de l’entreprise de signer le document. 
    4. Sélectionnez la langue de l’e-mail qui sera envoyé à l’employé pour demander sa signature. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message personnalisé.

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Lorsque l’employé reçoit un e-mail lui demandant de signer le document, le statut de la demande de signature est automatiquement défini sur En attente. Comme le document n’a pas besoin d’avoir d’espace réservé pour la signature, l’employé peut ajouter la signature où il veut dans le document. 

Si vous souhaitez également ajouter au document le lieu et la date de la signature, utilisez un modèle de document avec des espaces réservés pour le lieu et la date que vous avez créé précédemment. Pour en savoir plus sur le processus de signature, consultez l’article Signer un document avec une signature électronique.

Une fois le document signé, son statut est défini sur Signé et le document est conservé dans la catégorie de documents appropriée dans le profil de l’employé. Sur cette page, vous pouvez télécharger le document signé. En outre, une copie est automatiquement envoyée par e-mail à la personne qui a signé le document. Tous les documents pour lesquels des signatures électroniques sont demandées sont convertis au format PDF après la signature, même s’ils avaient auparavant un autre format (fichiers DOC par exemple).

 

Demander des signatures à plusieurs parties

Si un document de l’employé doit être signé par plusieurs personnes (de nouveaux contrats lorsque des employés reçoivent une promotion ou en cas de changement de contrat, par exemple), créez un modèle de document dans votre compte Personio. Ce modèle de document doit contenir des espaces réservés pour les signatures afin de définir l’emplacement des signatures ainsi que l’ordre dans lequel les signatures seront demandées. Vous pouvez également inclure des espaces réservés pour le lieu et la date de la signature. 

Pour découvrir comment créer des modèles de documents avec des espaces réservés pour les signatures (et des espaces réservés pour le lieu et la date des signatures électroniques), consultez notre article Créer un modèle de document avec des espaces réservés pour les signatures.

Pour demander des signatures à plusieurs personnes, procédez comme suit :

  1. Accédez à Employés > Liste des employés. Cliquez sur le nom de l’employé de votre choix pour accéder à son profil, puis cliquez sur l’onglet Documents.
  2. Pour créer le document à faire signer, cliquez sur Créer. Assurez-vous de sélectionner un modèle qui contient des espaces réservés pour les signatures.
  3. Au besoin, ajoutez les informations manquantes au modèle, puis cliquez sur Créer.
  4. Sous Documents > Signature électronique, cliquez sur Demande de signature.
  5. Sélectionnez les personnes qui doivent signer le document dans les espaces réservés définis dans le modèle. Vous devez attribuer manuellement les signataires aux espaces réservés pour les signatures. Cela n’est pas fait automatiquement en nommant les espaces réservés (en leur ajoutant des désignations). Les désignations servent simplement d’indicateurs signalant qui doit signer un document et à quel endroit. Modifiez l’ordre dans lequel vous souhaitez que les signataires signent le document en cliquant sur Paramètres > ORGANISATION ET PERSONNEL > Documents. Cet ordre s’appliquera à toutes les signatures que vous demandez pour ce modèle.
    ⚠️  L’une des signatures doit toujours provenir de l’employé dont le profil a servi de point de départ à la création du document.
  6. Sélectionnez la langue de l’e-mail qui sera envoyé aux signataires pour demander leur signature. La langue sera la même pour tous les signataires.
  7. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message personnalisé. Ce message sera envoyé à tous les signataires.
  8. Cliquez sur Envoyer le document. Les destinataires seront invités à signer le document électroniquement dans l’ordre que vous avez défini. Dans la colonne Signature électronique, le statut devient  En attente. Passez le curseur de la souris sur le statut pour afficher des informations supplémentaires.
  9. Lorsque toutes les parties ont signé le document, son statut passe à Signé et vous pouvez télécharger le document avec toutes les signatures. Une copie est envoyée par e-mail aux personnes qui ont signé le document. 

Remarque :

L’employé qui demande une signature ne sera pas prévenu de son statut, sauf s’il est aussi un signataire.

Les employés disposant des droits d’accès correspondants peuvent voir le statut d’une signature dans l’onglet Documents du profil de l’employé.

Toutefois, seuls les administrateurs peuvent voir le statut de toutes les signatures ouvertes à la fois dans le Workflow Hub et sur la page Aperçu des signatures.

 

Webinaire sur les signatures (en allemand uniquement)

 

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