Cet article explique comment demander des signatures électroniques pour les documents stockés dans Personio. L’employé qui fait la demande doit disposer des droits d’accès nécessaires et peut demander une ou plusieurs signatures. Consultez notre article sur l’espace Automatisation pour en savoir plus sur les workflows ou comment signer un document avec une signature électronique. 

Fonctionnement des demandes de signature électronique et informations relatives à leur légalité

Dans Personio, vous pouvez demander des signatures électroniques pour tous les documents, tels que les contrats de travail, les accords complémentaires et les déclarations de consentement. Il est important de vérifier la valeur juridique des signatures électroniques que vous demandez.

Nous collaborons avec Signaturit et nous utilisons son type de signature avancée. Si vous avez des questions sur la sécurité juridique et l’effet des signatures électroniques, veuillez contact un avocat ou un conseiller juridique de votre choix. Personio fournit simplement les conditions techniques et l’outil pour l’utilisation des signatures, et n’accepte aucune responsabilité.

Conditions préalables

Pour demander des signatures, assurez-vous de ce qui suit :

• Votre organisation dispose de l’abonnement requis.
  
  
• Votre organisation a coché la case Signaturit Solutions dans la section Sous-traitants de l’onglet Informations sur la protection des données. 
  
  
• L’utilisateur à l’origine de la demande de signatures dispose des droits d’accès suivants attribués via Paramètres > Personnel > Rôles :
  • droits d’affichage sur le profil public sous Données des employés > Données personnelles
  • droits de modification sur la catégorie de document correspondante sous Données des employés > Documents

• L’utilisateur auquel une signature est demandée dispose d’ : 
  • un statut « Actif » ou « Onboarding » dans Personio.
  • une adresse e-mail valide enregistrée dans son profil Personio ; cela comprend les candidats qui doivent signer des contrats. 

Demander une signature

Avant de demander une signature, assurez-vous que le document a été ajouté au profil de l’employé concerné. Si le document existe déjà dans le profil, procédez comme suit :

1. Accédez au profil de l’employé > Documents .
2. Trouvez le document existant dans la liste.
3. Passez la souris sur le nom du document et cliquez sur l’icône Demande de signature à droite du statut de la signature. 
4. Dans la fenêtre de signature de la demande qui s'affiche, sélectionnez le signataire du document , la langue de l'e-mail et saisissez éventuellement un message. 
   • Les rappels automatiques par e-mail pour la demande sont activés par défaut. Pour désactiver les rappels automatiques, désélectionnez la case Envoyer des rappels automatiques pour les signatures en attente. Si les rappels sont activés, vous pouvez définir la fréquence de leur envoi. Les e-mails se suivent jusqu’à ce que le statut de la signature passe à Signé ou Expiré. 
5. Demander la signature.

Vous reviendrez à la liste des documents de l’employé et les employés concernés recevront un e-mail leur demandant de signer un document. Le statut de la colonne Signature passe à « En attente », puis à « Signé » une fois l’opération terminée.

Consultez l'article Suivre et gérer les demandes de signature pour vérifier le statut d’une demande ou envoyer manuellement un rappel par e-mail.

Demander les signatures de plusieurs personnes sur un seul document

Si vous souhaitez que plusieurs personnes signent un document, assurez-vous de ce qui suit :

• Le document a été ajouté au profil de l’employé concerné.
• Le document a été créé avec un modèle de document contenant plusieurs espaces réservés pour les signatures.

Pour demander la signature de plusieurs personnes sur un document, procédez comme suit :

1. Accédez au profil de l’employé > Documents.
2. Trouvez le document existant dans la liste.
3. Passez la souris sur le nom du document et cliquez sur l’icône Demande de signature à droite du statut de la signature. 
4. Dans la fenêtre de demande de signature qui apparaît, sélectionnez le signataire associé à chaque espace réservé. Parmi les espaces réservés couramment utilisés : Employé, Responsable et Gestionnaire RH. 
5. Sélectionnez la langue de l’e-mail et saisissez éventuellement un message.
   • Les rappels automatiques par e-mail pour la demande sont activés par défaut. Pour désactiver les rappels automatiques, désélectionnez la case Envoyer des rappels automatiques pour les signatures en attente. Si les rappels sont activés, vous pouvez définir la fréquence de leur envoi. Les e-mails se suivent jusqu’à ce que le statut de la signature passe à Signé ou Expiré. 
6. Demander la signature.

Vous reviendrez à la liste des document de l’employé et les employés invités recevront un e-mail leur demandant de signer un document. Le statut de la colonne de la signature passe à « En attente » une fois que la demande est envoyée, et passe à « Signé » une fois terminé.

Les e-mails de demande de signature sont envoyés dans l’ordre spécifié dans les paramètres du modèle de document d’origine. Pour réorganiser l’ordre, consultez Créer un modèle de document avec des espaces réservés pour les signatures.

Consultez l'article Suivre et gérer les demandes de signature pour vérifier le statut d’une demande ou envoyer un rappel manuel.

Vérifier le statut d’une demande de signature

• Créez un workflow personnalisé à l’aide de l’élément déclencheur « Mise à jour de la signature de document d’un employé » pour informer les employés des modifications apportées au statut d’une signature.
• Les administrateurs peuvent vérifier le statut de toutes les signatures ouvertes dans la section Automatisation et dans la page Aperçu des signatures. 
• Si un document n’a pas été signé, les administrateurs peuvent vérifier son statut et envoyer aux signataires un e-mail de rappel manuel via la page Aperçu des signatures.
• Les employés disposant des droits d’accès nécessaires peuvent voir le statut d’une signature et envoyer un rappel de signature via le profil de l’employé.

Consultez l’article Suivre et gérer les demandes de signature.

Résolution de problèmes

Le signataire n’a pas reçu l’e-mail de demande

Si un utilisateur ne reçoit pas l’e-mail de demande de signature, vérifiez les points suivants.

En savoir plus

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