Utiliser les signatures électroniques pendant le processus d’offre

 

 

Workflow_Hub.png Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

 

Cet article vous explique comment envoyer une offre d’emploi avec un contrat à un candidat qui a été retenu suite au processus de recrutement. Il décrit également les étapes à suivre pour demander les signatures électroniques nécessaires à toutes les parties concernées. Pour lancer le processus de signature, utilisez des modèles de contrat qui contiennent des espaces réservés pour les signatures. 

Pour qu’un employé puisse demander qu’un document soit signé, il doit disposer des droits d’accès nécessaires.
Pour le processus d’offre, vous pouvez les définir via les rôles de recrutement. Les employés doivent disposer au moins des droits d’affichage sur les candidats et des droits de modification sur les offres

 

Créer un modèle de document avec des espaces réservés pour les signatures

Pour utiliser des signatures pendant le recrutement, vous devez commencer par créer un modèle de contrat avec les espaces réservés correspondants. Utilisez les espaces réservés pour définir l’emplacement des signatures ainsi que l’ordre des différentes signatures. Pour en savoir plus sur la création d’un modèle de document avec des espaces réservés pour les signatures et sur l’ajout dans une offre de contrat d’espaces réservés pour le lieu et la date des signatures électroniques, consultez cet article du centre d’aide.

Le modèle doit toujours se trouver sous Paramètres > Documents dans la catégorie de documents Contrats de travail.

 

Envoyer une offre d’emploi avec une signature

Si vous devez envoyer une offre à un candidat qui a été retenu, vous pouvez demander une signature électronique aux employés internes ainsi qu’au candidat dans le cadre de votre processus d’offre.

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Pour demander ces signatures, procédez comme suit :

    1. Accédez à Recrutement > Profil du candidat > Offre > Nouvelle offre > Offre avec un document contractuel.Sélectionnez un modèle contenant des espaces réservés pour les signatures.
    2. Remplissez les autres espaces réservés du document. Enregistrez l’offre, puis envoyez-la au candidat.
    3. Pour demander des signatures, cliquez sur Envoyer le document contractuel avec signature électronique.
    4. L’ordre dans lequel les différents signataires doivent signer est prédéfini pour chaque modèle dans Paramètres > Documents. Sélectionnez le candidat et les employés qui doivent signer le document. Le candidat doit toujours être défini comme l’un des signataires. Vous devez attribuer manuellement les signataires aux espaces réservés pour les signatures. Cela n'est pas fait automatiquement en nommant les espaces réservés (en leur ajoutant des désignations). Les désignations servent simplement d'indicateurs indiquant qui doit signer un document et à quel endroit. Vous pouvez ajouter une note à l’attention des signataires dans le champ Commentaire. Cette note sera incluse dans l’e-mail invitant la personne à signer le document.
    5. Commencez le processus de signature en cliquant sur Envoyer l’offre.

La demande envoyée par e-mail et les commentaires ne sont pas enregistrés dans l’onglet Messages du profil du candidat.

Pour en savoir plus sur la création, la modification et la gestion des offres d’emploi dans Personio, consultez cet article du centre d’aide.

 

Signer le contrat électroniquement

Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer l’offre, le processus de demande de signature des différentes parties est lancé. Dans le profil du candidat, le statut de l’offre passe de Créée à En attente. L’option Afficher les détails de l’offre vous permet de suivre la progression du processus et de savoir si des signatures sont toujours en attente.

Pour découvrir comment obtenir des signatures électroniques de la part de toutes les parties concernées, consultez cet article du centre d’aide.

Remarque :

L’employé qui demande une signature ne sera pas prévenu de son statut, sauf s’il est aussi un signataire.

Les employés disposant des droits d’accès correspondants peuvent voir le statut d’une signature dans l’onglet Offre du profil du candidat.

Toutefois, seuls les administrateurs peuvent voir le statut de toutes les signatures ouvertes à la fois dans le Workflow Hub et sur la page Aperçu des signatures.

 

Webinaire sur les signatures (en allemand uniquement)

 

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