Cet article explique comment suivre vos heures de travail et vérifier vos heures travaillées.

Avec Personio, vous pouvez suivre votre temps de travail pendant que vous travaillez, ou ajouter des saisies d’heures à tout moment de la journée. Pour ces deux scénarios, vous pouvez utiliser notre application mobile, ou le faire lorsque vous êtes connecté à votre compte sur un navigateur. Votre entreprise a peut-être mis en place un appareil partagé pour suivre vos heures de travail. 

Si vous ne voyez pas l’option de suivi des heures travaillées, demandez à l’administrateur Personio de votre entreprise de vérifier que vous disposez des droits d’accès nécessaires.

Suivez vos heures de travail en temps réel

Les heures travaillées suivies à l’aide du navigateur et d’un appareil partagé sont synchronisées. Passez de l’un à l’autre comme vous le souhaitez. Si vous utilisez l’application à la place, utilisez-la uniquement la journée afin d’éviter les chevauchements de saisies d’heures et les erreurs de suivi des heures travaillées.

Navigateur

Si votre entreprise a activé cette option, vous pouvez suivre vos heures de travail en temps réel depuis votre page d’accueil. Votre organisation a peut-être également activé le suivi de la localisation. 

Procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte pour accéder à la page d’accueil.
2. Dans le widget Horloge, cliquez sur le bouton Lire. Une minuterie démarre et continue de suivre pendant que vous travaillez.
3. Cliquez sur le bouton Pause pour faire une pause, et cliquez à nouveau dessus pour reprendre le suivi des heures travaillées.
4. Cliquez sur le bouton Arrêter pour arrêter complètement le suivi des heures travaillées et pour soumettre la saisie des heures.

Après avoir soumis la saisie des heures, ccliquez sur Suivi des heures travaillées dans la barre latérale ou directement dans le widget pour accéder à l’affichage du calendrier Heures travaillées. Là, vous pouvez modifier la saisie des heures, y ajouter plus de détails ou l’effacer si vous l’avez enregistrée accidentellement.

App

Vous pouvez utiliser notre application mobile pour suivre vos heures de travail en déplacement. Il se peut que votre organisation ait activé le suivi de la localisation.

Procédez comme suit :

1. Assurez-vous que vous avez installé la dernière version de l’application.
2. Accédez au tableau de bord de l’application et appuyez sur Démarrer le suivi. Une minuterie apparaîtra et continuera de fonctionner en arrière-plan.
3. Rouvrez l’application et appuyez sur l’icône Arrêter à côté du minuteur.
4. Dans la fenêtre récapitulative qui apparaît, vérifiez que les heures saisies pour ce jour-là sont correctes. Si nécessaire, entrez les temps de pause, les projets, et un commentaire.
5. Appuyez sur Soumettre. Pour ignorer la saisie des heures, appuyez sur Annuler à la place.
6. Retournez au tableau de bord pour vérifier le statut de la demande d’heures travaillées. Une fois approuvée, vous verrez la saisie des heures dans l’onglet Heures travaillées sur votre navigateur.

Suivi de la localisation

Si votre organisation a activé cette option, vous serez averti par l’application Personio la prochaine fois que vous pointez à l’arrivée. Selon la politique de l’entreprise, le suivi de la localisation fonctionne de la manière suivante :

Politique : Suivre la localisation exacte

• Informations obtenues : Votre localisation exacte est enregistrée au début et à la fin de chaque période de travail.
• Qui peut accéder aux informations et où : Seuls les employés autorisés à consulter vos données d’heures travaillées peuvent accéder aux informations de localisation de votre feuille de présence.
• Si vous ne partagez pas votre localisation : Votre saisie des heures est enregistrée avec un avertissement de localisation. Votre responsable peut être informé (facultatif).

Politique : Suivre la localisation dans l’enceinte ou à l’extérieur du lieu de travail

• Informations obtenues : Votre localisation est enregistrée comme étant à l’intérieur ou à l’extérieur du lieu de travail au début et à la fin de chaque période de travail. Votre localisation exacte n’est pas enregistrée.
• Qui peut accéder aux informations et où : Seuls les employés autorisés à consulter vos données d’heures travaillées peuvent accéder aux informations de localisation de votre feuille de présence.
• Si vous ne partagez pas votre localisation : Selon la politique de votre organisation, votre saisie des heures est :
  ▶︎ Enregistrée avec un avertissement de localisation, ou
  ▶︎ Marquée comme en dehors du lieu de travail.
  Si la saisie des heures est enregistrée avec un avertissement de localisation, votre responsable peut en être informé (facultatif).

Gardez à l’esprit les points suivants :

• Vous pouvez décider de ne pas partager votre localisation à tout moment, et la supprimer après le suivi de vos heures travaillées.
• Si votre organisation suit votre localisation exacte au début et à la fin de chaque période de travail, vous pouvez choisir de :
  • Confirmer votre localisation à chaque fois, ou
  • Enregistrer automatiquement votre localisation. Vous pouvez accéder à ce paramètre depuis :
    ▶︎ Le menu à trois points du widget de pointage à l’arrivée sur le bureau.
    ▶︎ Les paramètres de localisation des heures travaillées dans l’application mobile.

Appareil partagé

Si votre entreprise a mis en place un appareil de pointage à l’arrivée partagé, vous pourriez être amené à pointer à l’arrivée et au départ. Pour ce faire, vous n’avez pas besoin de vous connecter. Selon les paramètres de votre entreprise, vous pouvez utiliser un code PIN, un QR code ou les deux. Procédez comme suit :

1. Si vous ne connaissez pas votre code PIN ou si vous n’avez pas le code QR, rendez-vous sur Suivi des heures travaillées > Icône en forme de roue dentée > Codes de l’application Entrée.
2. Notez le code PIN ou prenez une photo du QR code.
3. Sur l’appareil partagé, suivez les instructions à l’écran pour pointer à l’arrivée, faire une pause, reprendre le travail et pointer au départ.
4. Pour obtenir le détail de tous les temps suivis au cours de la journée, appuyez sur Afficher cette saisie des heures.
5. Lorsque vous pointez au départ, le système enregistre les heures saisies dans Personio. Si votre entreprise a configuré des règles concernant vos horaires de travail, vous pourriez voir des avertissements à l’écran.

J’ai oublié de pointer au départ

Sur le navigateur, le suivi des heures travaillées se poursuit jusqu’à ce que vous pointiez au départ manuellement. Lorsque vous le faites, un avertissement vous invite à cliquer sur Modifier les heures travaillées avant d’enregistrer et d’ajuster les heures travaillées.

Sur l’application mobile, le suivi s’arrête automatiquement à minuit, et les heures travaillées ne sont pas enregistrées. La prochaine fois que vous vous connecterez, un avertissement vous invitera à saisir manuellement la saisie des heures incorrecte.

Sur un appareil partagé, le suivi s’arrête automatiquement après deux jours, à minuit. Si votre entreprise a établi des restrictions, vous ne pourrez peut-être pas sauvegarder la saisie des heures même si vous terminez votre journée de travail avant cette heure. Si cela se produit, contactez votre responsable ou le département des ressources humaines.

Saisir des heures

Pour saisir des heures à tout moment de la journée, procédez comme suit. Selon les paramètres de votre entreprise, il se peut que vous ne puissiez pas ajouter de saisies d’heures aux jours passés ou futurs.

Navigateur

Si votre entreprise a activé cette option, vous pouvez saisir des heures directement depuis votre page d’accueil. Procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte pour accéder à la page d’accueil.
2. Dans le widget Suivi des heures travaillées, saisissez vos heures de début et de fin de travail et de pause.
3. Cliquez sur Enregistrer la saisie des heures.

Vous pouvez également saisir des heures à partir de la vue Suivi des heures travaillées. Procédez comme suit :

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Suivi des heures travaillées.
2. Cliquez sur la date pour laquelle vous souhaitez suivre les heures travaillées.
3. Dans la section développée, saisissez vos périodes de travail et de pause.
4. Facultatif : Ajoutez des périodes ou des commentaires supplémentaires, ou sélectionnez un projet dans le menu déroulant.
5. Enregistrez votre saisie. Si votre entreprise a configuré des règles concernant vos horaires de travail, vous pourriez voir des avertissements à l’écran.

Astuce
Pour suivre une journée de 0h, cliquez sur les trois points à droite de la date et sélectionnez l’option appropriée. 

App

1. Assurez-vous que vous avez installé la dernière version de l’application.
2. Accédez au tableau de bord de l’application et appuyez sur le bouton + > Suivre les heures travaillées.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez manuellement vos heures de travail.
4. Si nécessaire, ajoutez vos temps de pause, vos projets et un commentaire.
5. Appuyez sur Soumettre.
6. Retournez au tableau de bord pour vérifier le statut de la demande d’heures travaillées. Une fois approuvée, vous verrez la saisie des heures dans l’onglet Heures travaillées sur votre navigateur.

Ajoutez des saisies d’heures à plusieurs jours

Bien que vous ne puissiez pas copier les heures déjà suivies vers d’autres jours, vous pouvez ajouter des saisies d’heures en masse à partir de votre navigateur. Si votre entreprise a mis en place des restrictions spécifiques, il se peut que vous n’ayez pas cette option. Procédez comme suit :

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Suivi des heures travaillées.
2. Cochez la case en regard des jours pour lesquels vous souhaitez effectuer le suivi des heures travaillées.
3. En bas de l’écran, cliquez sur Suivre.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez vos périodes de travail et de pause. Vous pouvez également ajouter des périodes ou des commentaires supplémentaires, ou sélectionner un projet dans le menu déroulant.
5. Facultatif : Si vous avez sélectionné des jours de congé, cochez la case pour les inclure.
6. Enregistrez vos saisies. Si votre entreprise a configuré des règles concernant vos horaires de travail, vous pourriez voir des avertissements à l’écran.

Vérifiez, modifiez ou supprimez vos saisies d’heures

Consulter vos données d’heures travaillées

En haut de la feuille de présence, vous pouvez voir un aperçu de vos heures travaillées :

Pour exporter la feuille de présence, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite et sélectionnez l’option appropriée. Ce fichier PDF comprend :

• Un aperçu mensuel.
• Un décompte quotidien détaillé des heures de travail suivies et des temps de pause.
• Les heures consacrées aux projets et des commentaires.
• La personne chargée de la validation des heures travaillées.

Examiner le journal d’une activité de saisie de temps

Si vous êtes autorisé à consulter les heures travaillées d’un employé, vous pouvez consulter son journal d’activité. Le journal est disponible pour toute saisie des heures enregistrée après le 8 janvier 2025. Procédez comme suit :

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Suivi des heures travaillées.
2. À droite de la saisie des heures concernée, cliquez sur les trois points > Voir l’activité.
3. La liste contient toutes les activités de saisie des heures, classées par date. Il peut s’écouler quelques heures avant qu’une nouvelle activité n’apparaisse dans le journal.
4. Si un workflow de validation des heures travaillées est actif et qu’une saisie des heures est validée automatiquement, le nom de votre organisation apparaît en tant qu’auteur de l’action.
5. Cliquez sur une saisie pour voir les modifications apportées. Les modifications par rapport à la version précédente de la saisie des heures apparaissent en gras.

Modifier ou supprimer des saisies d’heures

Selon les paramètres de votre entreprise, il se peut que vous ne puissiez pas effectuer certaines de ces actions. Pour modifier ou supprimer vos saisies d’heures, procédez comme suit :

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Suivi des heures travaillées.
2. Pour chaque jour où vous avez suivi vos heures travaillées, vous voyez un résumé de vos heures de travail et du statut de votre demande d’heures travaillées. Vous pourriez également voir d’autres commentaires, en fonction des politiques de suivi des heures travaillées de votre entreprise.
3. Pour modifier une saisie des heures, cliquez sur un jour et saisissez vos modifications, puis enregistrez les modifications.
4. Pour supprimer une saisie des heures, cochez la case à côté du ou des jours que vous souhaitez supprimer.
5. En bas de l’écran, cliquez sur l’icône de la corbeille.
6. Confirmez la suppression.