Est-il possible de modifier rétrospectivement la limite de report pour les jours de congés ?

 

Si vous avez défini une limite de report pour un type d’absence tel que « Congés payés » et que vous souhaitez la modifier plus tard, même si la limite a déjà été attribuée et qu’elle est activement utilisée par les employés, lisez cet article pour découvrir comment procéder et ce dont vous devez tenir compte lorsque vous effectuez ce changement.

Avertissement : les modifications apportées à la limite de report d’une politique de cumul dans Paramètres > Absence sont appliquées rétroactivement à l’ensemble de l’historique des absences de tous les employés soumis à cette politique de cumul ! Nous vous recommandons donc de lire attentivement cet article avant d’effectuer un tel changement. Si vous avez des questions, accédez à la section Trouver des réponses dans Personio via Aide > Support et mises à jour > Trouver des réponses.

 

Modifications apportées à une limite de report en tant qu’exceptions limitées dans le temps

Les responsables RH se retrouvent souvent dans des situations où la limite de report des jours de congés de l’année précédente doit être ajustée pour l’année en cours et pour certains employés seulement, par exemple parce que les employés n’ont pas pu prendre leurs congés payés avant la date d’expiration standard (généralement le 31/03) pour des raisons opérationnelles. Dans ce cas, deux approches sont recommandées pour ajuster la limite de report dans Personio.

 

Correction au moyen d’ajustements manuels des soldes cumulés

La première option consiste à utiliser une combinaison de deux ajustements relatifs et manuels des soldes de tous les employés concernés. Cette méthode permet une gestion efficace et transparente des données, mais elle est un peu plus difficile à mettre en œuvre. Le premier ajustement manuel rajoute les congés restants dans les comptes des employés après la date d’expiration standard (31/03). Un deuxième ajustement manuel est ensuite effectué pour déduire à nouveau les jours de congés restants, s’ils n’ont pas été pris avant la date de la limite de report ajustée (par exemple, 31/05).

Premier ajustement manuel (par exemple à partir du 01/04)

  1. Accédez au profil de l’employé et cliquez sur Absence. Recherchez et sélectionnez à droite de la fenêtre le type d’absence dont vous souhaitez ajuster le solde cumulé (par exemple, Congés payés).
  2. La ligne Expiration du report indique le nombre de jours qui expireront avant la date standard de la limite de report. Notez bien ce chiffre.
  3. Ajustez manuellement le solde cumulé comme suit :
    • Cliquez sur Ajuster le solde.
    • Sélectionnez l’option Ajuster le solde par un nombre de jours.
    • Dans le champ Ajuster de, saisissez le nombre de jours de congés expirés que vous avez notés à l’étape 2.
    • Sélectionnez la date d’ajustement/d’enregistrement pour cette modification. Cette date doit être postérieure à la date d’expiration standard. Si le report expire le 31/03, par exemple, nous vous recommandons de définir la date d’ajustement au 01/04.
    • Ajoutez un commentaire pour expliquer la raison de l’ajustement, par exemple « congés non pris en 2019 ; prolongation de la limite de report au 31/05/2020. »
    • Cliquez sur Confirmer pour enregistrer la modification.

Deuxième ajustement manuel (par exemple à partir du 01/06)

Additionnez tous les jours de congés pris par l’employé entre le 01/04 et le 31/05 et déduisez ce chiffre des congés restants (pour cela, utilisez des rapports personnalisés).

  • Si le résultat est un nombre négatif, aucun autre ajustement n’est nécessaire ; tous les congés restants ont été pris.
  • Si le résultat est un nombre positif, effectuez un autre ajustement manuel du solde cumulé. Cette fois-ci, vous devez saisir le nombre que vous venez de calculer comme un nombre négatif dans le champ Ajuster de. Fixez une date d’ajustement appropriée (par exemple 01/06) et ajoutez un commentaire (par exemple « congés restants expirés de 2019 »).

Correction en appliquant un autre type d’absence

Si vous devez effectuer l’ajustement décrit ci-dessus pour plusieurs employés en même temps, nous vous recommandons de créer un type d’absence spécifique que vous pourrez ensuite utiliser pour gérer les congés restants de manière flexible. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Absence et créez un nouveau type d’absence, par exemple sous le nom de « Congés restants ». Nous vous conseillons de faire apparaître ce type d’absence directement sous le type d’absence « Congés payés ». Activez les cumuls pour le nouveau type d’absence et créez une politique de cumul qui comptera zéro jour accordé par an. Attribuez cette politique de cumul à tous les employés dont vous souhaitez prolonger la limite de report.
  2. Accédez à Rapports > Rapports personnalisés pour créer un nouveau rapport avec les critères suivants :
    Type de rapport : À un moment donné
    Colonnes du tableau : Nom, Prénom, E-mail, {Paid Vacation} - Jours de report échus
  3. Exportez le rapport et ouvrez le fichier Excel exporté. À l’étape suivante, vous devrez importer le fichier Excel afin d’enregistrer les reports expirés en tant qu’entrées du solde de compte dans le nouveau type d’absence « Congés restants ».
  4. Téléchargez et ouvrez notre modèle Excel Import du Solde Cumulé.
  5. Regroupez les deux fichiers en transférant du fichier export au modèle d’importation les données de tous les employés à mettre à jour.

    Colonnes du modèle d’importation  
    E-mail Ajoutez les données de la colonne E-mail dans le rapport exporté.
    Type d’absence Saisissez exactement le nom du type d’absence créé précédemment (dans notre exemple, il s’agit de Congés restants).
    Solde Ajoutez les données de la colonne Congés payés – Jours de report échus dans le rapport exporté.
    Date du solde Saisissez la date d’entrée en vigueur de l’ajustement, par exemple 01/04/2020.
    Enregistrez le fichier d’import.

  6. Suivez les instructions fournies dans cet article pour importer les soldes cumulés des absences. Pour cette étape, sélectionnez le type de fichier Import du solde d’absence.
  7. Revenez ensuite dans Paramètres pour finaliser le processus en définissant les droits d’accès pour le type d’absence Congés restants. Accordez les droits de suggestion pour les données des employés et définissez les processus de validation appropriés dans Paramètres > Validations.

    Seuls les employés auxquels une politique de cumul est attribuée pour Congés restants peuvent voir et demander ce type d’absence, même s’ils disposent également des droits de proposition.

    Informez les employés qu’ils doivent demander leurs jours de congés restants en utilisant ce type d’absence. Il est possible que les futurs congés déjà entrés dans Personio doivent être transférés du type d’absence Congés payés à Congés restants.

  8. Pour que la limite de report différée soit appliquée ultérieurement, il suffit de supprimer l’accès au type d’absence Congés restants à la date requise (par exemple 01/06).

 

Ajustement permanent de la limite de report pour une politique de cumul

Nous vous recommandons de ne pas modifier la limite de report d’une politique de cumul dans les paramètres, même si vous souhaitez définir de manière permanente une date d’expiration différente pour les congés restants. Il est préférable de créer un nouveau type d’absence avec une politique de cumul associée et votre limite de report mise à jour. Ainsi, l’historique des données reste inchangé.

  1. Accédez à Paramètres > Absence et créez un nouveau type d’absence comprenant une politique de cumul et une limite de report.
  2. Copiez les soldes cumulés des employés de l’ancien compte vers le nouveau, idéalement avec une entrée en vigueur au 31/12 de l’année précédente. Transférez tous les congés qui ont déjà été programmés (pour cela, utilisez les fonctions d’export et d’import).
  3. Attribuez la nouvelle politique de cumul à tous les employés concernés par le changement.
  4. Accédez à Paramètres > Rôles > Droits d’accès > Absences et transférez les droits d’accès de l’ancien type d’absence au nouveau. Supprimez l’accès à l’ancien type d’absence. Ainsi, les employés ne peuvent plus voir ni demander l’ancien type d’absence, tandis que l’historique des données est conservé de manière transparente.

    Ne supprimez pas l’ancien type d’absence, car l’historique des données serait perdu.

    Vous pouvez désactiver l’ancien type d’absence en créant une politique qui compte zéro jour accordé par an et en l’attribuant à tous les employés concernés à la date où la politique de cumul suivante s’applique.

  5. Définissez un processus de validation pour le nouveau type d’absence.

 

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