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Modifier rétroactivement la limite de report des jours de congé

 

Cet article explique comment modifier une limite de report qui a été précédemment définie et qui est activement utilisée.

Avertissement :
Les modifications apportées à la limite de report d’une politique de cumul dans Paramètres > Absence sont appliquées rétroactivement à l’ensemble de l’historique des absences de tous les employés soumis à cette politique de cumul. Lisez attentivement cet article avant d’effectuer un tel changement. 

Remarque :
Il n’est pas possible d’effectuer un ajustement sur des dates futures. 

 

Modifications apportées à une limite de report en tant qu’exceptions limitées dans le temps

Les responsables RH se retrouvent souvent dans des situations où la limite de report des jours de congés de l’année précédente doit être ajustée pour l’année en cours. Dans ce cas, deux approches sont recommandées pour ajuster la limite de report dans Personio.

 

Ajustement temporaire

Il s’agit de la meilleure option si vous devez effectuer l’ajustement pour des employés spécifiques ou si l’ajustement du report ne doit être valable que pour l’année en cours. Procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Absence et créez un nouveau type d’absence, par exemple « Congés restants ». Activez les cumuls pour le nouveau type d’absence et créez une politique de cumul. Définissez Report cumulé de l’année précédente sur Report limité et définissez les droits annuels sur zéro jour par an. Attribuez cette politique de cumul à tous les employés dont vous souhaitez prolonger la limite de report.
  2. Accédez à Rapports > Rapports personnalisés pour créer un nouveau rapport avec les critères suivants :
    ▶︎ Type de rapport : À un moment donné
    ▶︎ Date : choisissez Date personnalisée, puis sélectionnez la date après le report actuel
    ▶︎ Colonnes du tableau : Prénom, Nom, E-mail, Congés payés – Jours de report échus
  3. Exportez le rapport et ouvrez le fichier Excel exporté. À l’étape suivante, vous devrez importer le fichier Excel afin d’enregistrer les reports expirés en tant qu’entrées du solde de compte dans le nouveau type d’absence « Congés restants ».
  4. Téléchargez et ouvrez notre modèle Excel Import du solde cumulé.
  5. Regroupez les deux fichiers en transférant du fichier export au modèle d’importation les données de tous les employés à mettre à jour.
    Colonnes du modèle d’importation  
    E-mail Ajoutez les données de la colonne E-mail dans le rapport exporté.
    Type d’absence Saisissez exactement le nom du type d’absence créé précédemment (dans notre exemple, il s’agit de Congés restants).
    Solde Ajoutez les données de la colonne Congés payés – Jours de report échus dans le rapport exporté.
    Date du solde

    Saisissez la date d’entrée en vigueur de l’ajustement.
  6. Enregistrez le fichier d’import.
  7. Suivez les instructions fournies dans cet article pour importer les soldes cumulés des absences. Pour cette étape, sélectionnez le type de fichier Import du solde cumulé.

  8. Revenez ensuite dans Paramètres pour finaliser le processus en définissant les droits d’accès pour le type d’absence Congés restants. Accordez les droits de proposition pour les données des employés et définissez les processus de validation appropriés dans Paramètres > Validations.

    Seuls les employés auxquels une politique de cumul est attribuée pour Congés restants peuvent voir et demander ce type d’absence, même s’ils disposent également des droits de proposition.

    Informez les employés qu’ils doivent demander leurs jours de congés restants en utilisant ce type d’absence. Il est possible que les futurs congés déjà entrés dans Personio doivent être transférés du type d’absence Congés payés à Congés restants.

  9. Pour que la limite de report différée soit appliquée ultérieurement, il suffit de supprimer l’accès au type d’absence Congés restants le lendemain de l’expiration du report actuel. 

Ajustement permanent

Nous vous recommandons d’éviter de modifier la limite de report d’une politique de cumul dans les paramètres, même si vous souhaitez définir de manière permanente une date d’expiration différente pour les congés restants. Il est préférable de créer un nouveau type d’absence avec une politique de cumul associée et votre limite de report mise à jour. Ainsi, l’historique des données reste inchangé.

  1. Accédez à Paramètres > Absence et créez un nouveau type d’absence, activez les politiques de cumul et définissez la date de la nouvelle limite de report.
  2. Créez une politique de cumul avec les mêmes paramètres que l’ancien type d’absence.

  3. Créez un nouveau rapport et donnez-lui un nom. Sélectionnez l’option À un moment donné et sélectionnez la date du jour. Dans Colonnes du tableau, sélectionnez les options Congés payés - Solde (jours) et Congés payés - Jours de report échus. Exportez ensuite le fichier.

  4. Téléchargez comme précédemment le fichier Import du solde cumulé mais cette fois, vous allez procéder à deux imports :
    ▶︎ Premier import : définir les droits annuels. Saisissez les chiffres de Congés payés - Solde (jours) dans la colonne Solde et définissez la date de solde facultative sur la date actuelle.
    ▶︎ Deuxième import : définir les jours de report. Saisissez les chiffres de Congés payés - Jours de report échus dans la colonne Solde. Définissez ensuite la date du solde sur la fin de l’année précédente.

  5. Procédez aux deux imports en suivant les mêmes étapes que précédemment.
  6. Attribuez la nouvelle politique de cumul à tous les employés concernés par le changement.
  7. Accédez à Paramètres > Rôles > Droits d’accès > Absences et transférez les droits d’accès de l’ancien type d’absence au nouveau en supprimant l’accès à l’ancien type d’absence. Ainsi, les employés ne peuvent plus voir ni demander l’ancien type d’absence, tandis que l’historique des données est conservé de manière transparente.

    Remarque :
    Ne supprimez pas l’ancien type d’absence, car l’historique des données serait perdu.

    Vous pouvez désactiver l’ancien type d’absence en créant une politique qui compte zéro jour accordé par an et en l’attribuant à tous les employés concernés à la date où la politique de cumul suivante s’applique.

  8. Définissez un processus de validation pour le nouveau type d’absence.

Si vous devez ajuster les droits aux congés pour un seul employé, vous pouvez envisager un ajustement manuel selon votre préférence. Pour plus d'informations, lisez notre article sur la façon de Ajuster manuellement les soldes d'absences. 

Si vous avez des questions, accédez à la section Trouver des réponses dans Personio via Aide > Support et mises à jour > Trouver des réponses.