Créer des rapports personnalisés

 

Cet article vous explique en détail comment créer des rapports personnalisés et les utiliser efficacement afin d’analyser les données du personnel qui sont stockées dans Personio.

Vous trouverez des exemples d’utilisation des rapports personnalisés dans cet article.

 

Droits d'accès

Les droits d'accès aux rapports personnalisés peuvent être assignés dans Paramètres > Personnel > Rôles > Droits d'accès > Rapports personnalisés. Les droits d’affichage permettent aux employés de consulter tous les rapports créés, y compris toutes les données qu’ils contiennent. Les droits de modification permettent aux employés de créer eux-mêmes des rapports et de sélectionner leurs attributs.

Lorsque vous accordez des droits d’affichage ou de modification via la sous-section Rapports personnalisés, vous autorisez vos employés à accéder à l’ensemble de la section des rapports personnalisés. Ils pourront voir tous les rapports personnalisés et les données qu’ils contiennent, qu’ils aient accès ou non à un attribut spécifique.

Pour autoriser vos employés à accéder à un rapport personnalisé spécifique, utilisez la fenêtre Options de partage. Pour en savoir plus, consultez notre article Partager un rapport personnalisé.

 

Créer un rapport personnalisé

Dans le menu principal, accédez à Rapports > Rapports personnalisés et cliquez sur le bouton Créer un rapport personnalisé. La fenêtre suivante s’affiche :

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Nom et description d’un rapport personnalisé

Donnez un nom à votre rapport. Ce nom apparaîtra dans votre compte. Vous pouvez également ajouter une description, par exemple pour décrire l’objectif du rapport. Cette description apparaîtra sur la page d’aperçu.

 

Type de rapport

Il existe trois types de rapport. Choisissez celui qui correspond à l’objectif de votre rapport.

custom-reports-type_fr.png 

  • À un moment donné
    Ce type de rapport affiche les données à une date précise (dans le passé ou le futur). Dans le cas de dates dans le futur, la modification programmée des attributs et les périodes d’absence programmées sont prises en compte.
  • Période
    Les rapports de type Période sont particulièrement utiles pour afficher des données sur les périodes d’absence, les soldes des comptes d’absence et les heures de travail confirmées, ainsi que les heures supplémentaires sur une période donnée.
    Vous pouvez également ajouter les attributs pertinents des employés, tels que les départements. Veuillez noter que les rapports de type Période sur les attributs des employés affichent toujours la valeur à la fin de la période analysée. Par exemple, les changements ayant lieu dans le département pendant la période analysée ne seront pas affichés.
  • Historique des données
    Ce type de rapport montre les modifications des données des employés sur une période donnée.

 

Date

Sélectionnez ensuite la date ou la période pour laquelle vous voulez que le rapport personnalisé affiche des données.

Vous pouvez sélectionner à la fois des dates dans le passé et dans le futur.

Vous pouvez également sélectionner une date dynamique comme ceci :

 

Type de rapport À un moment donné Période Historique des données
Date dynamique
  • Aujourd’hui
  • Hier
  • Dernier jour de ce mois
  • Dernier jour de cette semaine
  • Dernier jour de la semaine dernière
  • Dernier jour de ce trimestre
  • Dernier jour du trimestre dernier
  • Dernier jour du mois dernier
  • Dernier jour de cette année
  • Dernier jour de l’année dernière
  • Aujourd’hui
  • Hier
  • Cette année
  • Ce mois-ci
  • Le mois dernier
  • Les 30 derniers jours
  • Depuis le début de l’année
  • Cette semaine
  • La semaine dernière
  • Ce trimestre
  • Le trimestre dernier
  • L’année dernière
  • Le mois prochain
  • L’année prochaine
  • Cette année
  • Ce mois-ci
  • Le mois dernier
  • Les 30 derniers jours
  • Depuis le début de l’année
  • Cette semaine
  • La semaine dernière
  • Ce trimestre
  • Le trimestre dernier
  • L’année dernière
  • Le mois prochain
  • L’année prochaine

 

Colonnes du tableau

Sous Colonnes du tableau, vous pouvez ajouter n’importe quel attribut sur les données du personnel, les heures travaillées, les absences et les primes exceptionnelles. Les champs Nom et Prénom sont inclus par défaut dans tous les rapports. Vous ne pouvez ni les supprimer, ni les déplacer. Vous pouvez changer l’ordre des autres colonnes dans votre rapport par glisser-déposer dans le champ de sélection.

Vous pouvez sélectionner les types d’attributs suivants dans les rapports personnalisés :

  • Attributs de l’employé
    Affiche le contenu de l’attribut respectif à la date définie ou le changement de valeur sur la période donnée.

  • Attributs d’heures travaillées
    Dans les rapports de type Période, vous pouvez inclure les heures travaillées validées et les heures supplémentaires validées. Les heures travaillées non validées ne sont pas incluses dans les rapports.
  • Attributs d’absence
    Affiche les types d’absence, les politiques de cumul et les périodes d’absence.

  • Attributs liés aux objectifs et aux résultats clés
    Affiche le nom, le statut, les intervalles et le pourcentage de réalisation des différents objectifs et résultats clés.

  • Prime exceptionnelle
    Cette colonne affiche la valeur de la prime exceptionnelle sélectionnée pour le mois de paie en question.

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez plus de détails sur les attributs disponibles pour chaque type de rapport :

 

Type de rapport À un moment donné  Période Historique des données
Attributs de l’employé

Tous les attributs, plus :

  • ETP
  • Âge
  • Années dans l’entreprise
  • Effectif (statut Actif)
  • Effectif (statut Actif et Congé)

Tous les attributs, plus :

  • ETP
  • Âge
  • Années dans l’entreprise
  • Effectif (statut Actif)
  • Effectif (statut Actif et Congé)
Tous + ETP

Attributs d’heures travaillées

Non disponible

Heures entrées :

  • Heures travaillées validées
  • Heures travaillées (en attente de validation)
  • Heures supplémentaires validées

Heures théoriques :

  • Heures de travail théoriques contractuelles
  • Heures de travail (en excluant les jours fériés et les absences)
  • Heures contractuelles lors d’un jour férié
  • Heures contractuelles hors chevauchement avec les jours fériés ou les absences (par type d’absence)
Non disponible
Attributs d’absence

Type d’absence et politique de cumul

  • Solde cumulé
  • Droits
  • Report de l’année précédente
  • Jours de report échus

Tous les types d’absence :

  • Périodes
  • Jours programmés
  • Jours pris

Type d’absence et politique de cumul

  • Solde au début de la période
  • Solde à la fin de la période
  • Solde aujourd’hui
  • Droits
  • Report de l’année précédente
  • Jours de report échus

Type d’absence avec certificat médical obligatoire :

  • Jours avec justificatif
Non disponible
Attributs liés aux objectifs et aux résultats clé Non disponible

Attributs liés à l’objectif :

  • Nom de l’objectif
  • Statut de l’objectif
  • Réalisation totale de l’objectif
  • Intervalle de l’objectif
  • Date de début de l’intervalle de l’objectif
  • Date de fin de l’intervalle de l’objectif

Attributs liés au résultat clé :

  • Nom du résultat clé
  • Pourcentage de réalisation du résultat clé
  • Réalisation du résultat clé
  • Description du résultat clé
  • Objectif du résultat clé
  • Type de résultat clé
  • Pondération du résultat clé
Non disponible
Prime exceptionnelle
  • Toutes les primes exceptionnelles payées à un moment donné
Non disponible Non disponible

 

Actuellement, les rapports personnalisés n’incluent pas les salaires au prorata ni les données des candidats.

Vous trouverez plus d’informations et des exemples de rapports personnalisés ici

 

Filtrer les employés

Utilisez la fonction Filtrer les employés par pour définir un groupe d’employés dont vous souhaitez afficher les données dans le rapport personnalisé. Vous pouvez utiliser plusieurs critères de filtre pour réduire la sélection.

custom-reports-filter_fr.png

Vous pouvez ainsi inclure ou exclure des groupes spécifiques d’employés. Les options suivantes sont disponibles :

  • Pour les attributs de type champ de texte, liste d’options ou sélection multiple, tels que Département, vous pouvez choisir les conditions de filtre égal ou non égal.
  • Pour les attributs de type nombre, tels que heures hebdomadaires, les options de filtre disponibles sont moins que, inférieur ou égal, égal, non égal, supérieur à et supérieur ou égal. Saisissez le nombre dans le troisième champ.
  • Pour les attributs de type date, tels que date d’embauche, les options de filtre disponibles sont également moins que, inférieur ou égal, égal, non égal, supérieur à et supérieur ou égal. Saisissez la date dans le troisième champ.

Pour obtenir des informations détaillées sur la logique des filtres dans Personio, veuillez lire cet article.

 

Filtre statut de l’employé

Vous pouvez en outre définir le statut que les employés doivent avoir pour être inclus dans le rapport. Vous avez le choix entre Actif à la date choisie (type de rapport À un moment donné), Actif pendant la période sélectionnée (type de rapport Période ou Historique des données) et Tous. Si vous choisissez l’option Tous, les employés actuellement en onboarding/offboarding ou en congé seront également affichés.

custom-reports-status-filter_fr.png

 

Enregistrer votre rapport

Lorsque vous avez choisi tous les paramètres, cliquez sur Créer pour enregistrer votre rapport personnalisé. La création du rapport peut prendre quelques minutes, selon le nombre d’employés et le nombre de colonnes du rapport. Le rapport s’affiche ensuite :

custom-reports-year_fr.png

 

Fonctionnalités supplémentaires

Vous pouvez ensuite effectuer les actions suivantes :

  • Options de partage : cliquez sur ce bouton pour partager un rapport avec les employés de votre choix. Pour en savoir plus, consultez l’article Comment autoriser les employés à accéder aux rapports personnalisés.
  • Exporter : cliquez sur ce bouton pour télécharger le rapport sous forme de feuille Excel (fichier .XLSX).
  • Icône Copier le lien du rapport : cliquez sur cette icône pour copier le lien du rapport afin de l’envoyer ou de l’enregistrer.
  • Icône Générer le rapport à nouveau : cliquez sur cette icône pour actualiser les données du rapport afin que les dernières modifications soient prises en compte.
  • Icône à trois points : cliquez sur cette icône pour modifier ou supprimer le rapport. Lorsque vous cliquez sur Supprimer, une fenêtre s’affiche pour que vous confirmiez la suppression du rapport. Cliquez sur Oui, le supprimer pour supprimer le rapport. Veuillez noter que toutes les données qui figurent dans un rapport sont conservées même si vous supprimez un rapport : les données ne seront pas perdues.

 

Page d’aperçu

Tous les rapports personnalisés créés sur le compte de votre entreprise sont affichés dans Rapports > Section Rapports personnalisés.

Pour rechercher un rapport, saisissez son nom entièrement ou partiellement dans la barre de recherche.

Vous pouvez également rechercher un rapport en utilisant les filtres Type de rapport (À un moment donné, Période et Historique des données) et Créé par (nom de l’employé 1, nom de l’employé 2, etc.). 

reports-custom_reports_fr.png

Le nom du rapport ainsi que la date à laquelle il a été consulté pour la dernière fois sont indiqués. Vous pouvez également voir si ce dernier est à jour. La description, le type de rapport (dans une couleur différente) ainsi que le nom de la personne qui l'a créé, sont indiqués en dessous.

Vous trouverez les réponses à des questions fréquentes sur les rapports personnalisés ici.

 

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