Créer des rapports personnalisés – Personio

Cet article vous explique en détail comment créer des rapports personnalisés et les utiliser efficacement afin d’analyser les données du personnel qui sont stockées dans Personio. Vous trouverez des exemples d’utilisation des rapports personnalisés dans nos bonnes pratiques.

Conseil
Pour créer des analyses et des rapports plus avancés, vous pouvez récupérer les données de vos rapports personnalisés via l’API Rapports personnalisés.

Droits d'accès

Les droits d’accès sur les rapports personnalisés peuvent être attribués dans Paramètres > Personnel > Rôles > Droits d’accès > Rapports personnalisés. Les droits d’affichage permettent aux employés de consulter tous les rapports créés, y compris toutes les données qu’ils contiennent. Les droits de modification permettent aux employés de créer eux-mêmes des rapports et de sélectionner leurs attributs.

Remarque
Lorsque vous accordez des droits d’affichage ou de modification via la sous-section Rapports personnalisés, vous autorisez les employés à accéder à l’ensemble de la section des rapports personnalisés. Ils pourront voir tous les rapports personnalisés et les données qu’ils contiennent, qu’ils aient accès ou non à un attribut spécifique.

Pour autoriser les employés à accéder à un rapport personnalisé spécifique, utilisez la fenêtre Options de partage. Pour en savoir plus, consultez notre article Partager un rapport personnalisé.

Créer un rapport personnalisé

Dans le menu principal, accédez à Rapports > Rapports personnalisés et cliquez sur le bouton Créer un rapport personnalisé. La fenêtre ci-dessous qui contient un assistant de configuration en 3 étapes s’affiche :

Nom et description

Donnez un nom à votre rapport. Ce nom apparaîtra dans votre compte. Vous pouvez également ajouter une description, par exemple pour décrire l’objectif du rapport. Cette description apparaîtra sur la page d’aperçu.

Spécifier les détails du rapport

Type de rapport

Il existe trois types de rapport. Choisissez celui qui correspond à l’objectif de votre rapport.

À un moment donné
Ce type de rapport affiche les données à une date précise (dans le passé ou le futur). Dans le cas de dates dans le futur, la modification programmée des attributs et les périodes d’absence programmées sont prises en compte.
Période
Les rapports de type Période sont particulièrement utiles pour afficher des données sur les périodes d’absence, les soldes des comptes d’absence et les heures de travail confirmées, ainsi que les heures supplémentaires sur une période donnée.
Vous pouvez également ajouter les attributs pertinents des employés, tels que les départements. Veuillez noter que les rapports de type Période sur les attributs des employés affichent toujours la valeur à la fin de la période analysée. Par exemple, les changements ayant lieu dans le département pendant la période analysée ne seront pas affichés.
Historique des données
Ce type de rapport montre les modifications des données des employés sur une période donnée.

Conseil
Pour les rapports de type Période, nous lançons un nouveau format disponible uniquement pour les attributs de rémunération (voir les colonnes du tableau ci-dessous). Il vous permettra d'examiner une ventilation mois par mois des paiements de salaires sur la période de rapport choisie.Par exemple, un rapport portant sur la période allant du 01/01/23 au 31/12/23 affichera l'évolution d'un type de rémunération au cours de chaque mois de l'année.

Date

Sélectionnez ensuite la date ou la période pour laquelle vous voulez que le rapport personnalisé affiche des données. Vous pouvez sélectionner l’une des dates prédéfinies, telles que les suivantes :

Type de rapport	À un moment donné	Période	Historique des données
Date personnalisée	Aujourd’hui Hier Dernier jour de ce mois Dernier jour de cette semaine Dernier jour de la semaine dernière Dernier jour de ce trimestre Dernier jour du trimestre dernier Dernier jour du mois dernier Dernier jour de cette année Dernier jour de l’année dernière	Aujourd’hui Hier Cette année Ce mois-ci Le mois dernier Les 30 derniers jours Depuis le début de l’année Cette semaine La semaine dernière Ce trimestre Le trimestre dernier L’année dernière Le mois prochain L’année prochaine	Cette année Ce mois-ci Le mois dernier Les 30 derniers jours Depuis le début de l’année Cette semaine La semaine dernière Ce trimestre Le trimestre dernier L’année dernière Le mois prochain L’année prochaine

Choisir une date personnalisée

Vous pouvez également sélectionner ou saisir la date exacte de votre choix.

Colonnes du tableau

Sous Colonnes du tableau, vous pouvez ajouter n’importe quel attribut sur les données du personnel, les heures travaillées, les absences et les primes exceptionnelles. Les champs Nom et Prénom sont inclus par défaut dans tous les rapports. Vous ne pouvez pas les supprimer. Vous pouvez changer l’ordre de toutes les colonnes de votre rapport par glisser-déposer dans le champ de sélection.

Vous pouvez sélectionner les types d’attributs suivants dans les rapports personnalisés :

Attributs de l’employé
Affiche le contenu de l’attribut respectif à la date définie ou le changement de valeur sur la période donnée.
Attributs d’heures travaillées
Dans les rapports de type Période, vous pouvez inclure les heures travaillées validées et les heures supplémentaires validées. Les heures travaillées non validées ne sont pas incluses dans les rapports.

Attributs d’absence
Affiche les types d’absence, les politiques de cumul et les périodes d’absence.
Attributs liés aux objectifs et aux résultats clés
Affiche le nom, le statut, les intervalles et le pourcentage de réalisation des différents objectifs et résultats clés.
Attributs de la compensation
Liste le salaire, les primes, les heures supplémentaires et les rémunérations ponctuelles et récurrentes.

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez plus de détails sur les attributs disponibles pour chaque type de rapport :

Type de rapport	À un moment donné	Période	Historique des données
Attributs de l’employé	Tous les attributs, plus : ETP Âge Années dans l’entreprise Effectif (statut Actif) Effectif (statut Actif et Congé)	Tous les attributs, plus : ETP Âge Années dans l’entreprise Effectif (statut Actif) Effectif (statut Actif et Congé)	Tous + ETP
Attributs d’heures travaillées	Non disponible	Heures entrées : Heures travaillées validées Heures travaillées (en attente de validation) Heures supplémentaires validées Heures théoriques : Heures de travail théoriques contractuelles Heures de travail (en excluant les jours fériés et les absences) Heures contractuelles lors d’un jour férié Heures contractuelles hors chevauchement avec les jours fériés ou les absences (par type d’absence)	Non disponible
Attributs d’absence	Type d’absence et politique de cumul Solde cumulé Droits Report de l’année précédente Jours de report échus	Tous les types d’absence : Périodes Jours programmés Jours pris Type d’absence et politique de cumul Solde au début de la période Solde à la fin de la période Solde aujourd’hui Droits Report de l’année précédente Jours de report échus Type d’absence avec certificat médical obligatoire : Jours avec justificatif Statut du justificatif	Non disponible
Attributs de performance	Non disponible	Nom de l’objectif Statut de l’objectif Réalisation totale de l’objectif Intervalle de l’objectif Date de début de l’intervalle de l’objectif Date de fin de l’intervalle de l’objectif Nom de l'objectif secondaire Pourcentage de réalisation de l’objectif secondaire Réalisation de l’objectif secondaire Description de l’objectif secondaire Cible de l’objectif secondaire Type d'objectif secondaire Pondération de l’objectif secondaire	Non disponible
Attributs de la compensation	Salaire fixe (100 %) Salaire réel Salaire horaire (taux) [Nom de la compensation] (unique) [Nom de la compensation] (récurrente) Prime payée	Salaire fixe (100 %) Salaire réel Salaire au prorata Salaire horaire (taux) Salaire horaire (versement) [Nom de la compensation] (unique) [Nom de la compensation] (récurrente) Prime payée Heures supplémentaires (versement) Heures supplémentaires (heures indemnisables)	Salaire fixe (100 %) Salaire réel Salaire horaire (taux) [Nom de la compensation] (récurrente)

Dans l'article Présentation de tous les attributs dans Personio (section Attributs des rapports personnalisés), vous pourrez trouver une description complète des attributs listés ci-dessus, ainsi que leur espace réservé de modèle.

Remarque
Actuellement, les rapports personnalisés n’incluent pas les données des candidats.

Paramétrer les conditions du rapport

Utilisez la fonction Paramétrer les conditions du rapport pour définir un groupe d’employés dont vous souhaitez afficher les données dans le rapport personnalisé. Vous pouvez utiliser plusieurs critères de filtre pour réduire la sélection.

Vous pouvez ainsi inclure ou exclure des groupes spécifiques d’employés. Les options suivantes sont disponibles :

Pour les attributs de type champ de texte, liste d’options ou sélection multiple, tels que Département, vous pouvez choisir les conditions de filtre égal ou non égal.
Pour les attributs de type nombre, tels que heures hebdomadaires, les options de filtre disponibles sont moins que, inférieur ou égal, égal, non égal, supérieur à et supérieur ou égal. Saisissez le nombre dans le champ de valeurs.
Pour les attributs de type date, tels que date d’embauche, les options de filtre disponibles sont également moins que, inférieur ou égal, égal, non égal, supérieur à et supérieur ou égal. Saisissez la date dans le troisième champ.
Par défaut, un filtre « Statut est égal à Actif » est ajouté. Avec ce filtre, les employés qui étaient actifs à la date sélectionnée ou pendant la période sélectionnée sont affichés. Si vous supprimez ce filtre, le rapport inclut tous les employés, y compris les employés inactifs.

Pour obtenir des informations détaillées sur la logique des filtres dans Personio, veuillez lire cet article.

Enregistrer votre rapport

Lorsque vous avez choisi tous les paramètres, cliquez sur Créer un rapport pour enregistrer votre rapport personnalisé. La création du rapport peut prendre quelques minutes, selon le nombre d’employés et le nombre de colonnes du rapport. Le rapport s’affiche ensuite :

Fonctionnalités supplémentaires

Vous pouvez ensuite effectuer les actions suivantes :

Options de partage : cliquez sur ce bouton pour partager un rapport avec les employés de votre choix. Pour en savoir plus, consultez l’article Comment autoriser les employés à accéder aux rapports personnalisés.
Exporter : cliquez sur ce bouton pour télécharger le rapport sous forme de feuille Excel (fichier .XLSX).
Icône Copier le lien du rapport : cliquez sur cette icône pour copier le lien du rapport afin de l’envoyer ou de l’enregistrer.
Icône Générer le rapport à nouveau: cliquez sur l'icône pour actualiser manuellement le rapport personnalisé.

Remarque
Tant qu'il n'est pas inactif pendant plus de 60 jours et que son statut ne passe pas à « Archivé », le rapport personnalisé sera automatiquement actualisé et mis à jour.
Icône à trois points : cliquez sur cette icône pour modifier ou supprimer le rapport. Lorsque vous cliquez sur Supprimer, une fenêtre s’affiche pour que vous confirmiez la suppression du rapport. Cliquez sur Oui, le supprimer pour supprimer le rapport. Veuillez noter que toutes les données qui figurent dans un rapport sont conservées même si vous supprimez un rapport : les données ne seront pas perdues.

Page d’aperçu

Tous les rapports personnalisés créés sur le compte de votre entreprise sont affichés dans Rapports > Section Rapports personnalisés.

Pour rechercher un rapport, saisissez son nom entièrement ou partiellement dans la barre de recherche.

Vous pouvez également rechercher un rapport en utilisant les filtres Type de rapport (À un moment donné, Période et Historique des données) et Créé par (nom de l’employé 1, nom de l’employé 2, etc.).

Le nom du rapport ainsi que la date à laquelle il a été consulté pour la dernière fois sont indiqués. Vous pouvez également voir si ce dernier est à jour. La description, le type de rapport (dans une couleur différente) ainsi que le nom de la personne qui l'a créé, sont indiqués en dessous.

Statut du rapport

Chargement : votre rapport est en cours de chargement. Cette opération peut prendre un certain temps en fonction du volume de données.
À jour : votre rapport est chargé et à jour. Toute modification des données dans le système ayant une incidence sur les résultats du rapport déclenchera une mise à jour automatique du rapport. Par exemple, si le poste et le salaire d'une personne sont modifiés, tout rapport affichant ces données sera mis à jour.
Archivé : le rapport n'a pas été consulté via le compte Personio, ni récupéré via l'API Rapports personnalisés depuis au moins 60 jours. Le rapport ne sera plus mis à jour automatiquement. Pour réactiver le rapport afin qu'il contienne les données les plus récentes, ouvrez-le et cliquez soit sur Actualiser, soit sur l'icône Générer à nouveau le rapport. Vous ne pourrez pas réactiver le rapport en le récupérant via l'API.
Échec : une erreur est survenue de notre côté. Chargez à nouveau le rapport et, si le problème persiste, contactez-nous via Trouver des réponses pour obtenir de l'aide.

Conseil
Vous trouverez les réponses à des questions fréquentes sur les rapports personnalisés ici.

Comment pouvons-nous vous aider ?