Comment créer dans Personio un profil externe pour un comptable ?

 

Pour simplifier la communication avec votre comptable ou le département de la paie, vous pouvez créer dans Personio un profil d’employé spécialement pour eux afin qu’ils puissent récupérer dans Personio les informations pertinentes et à jour relatives à la paie. 

 

Créer un profil de l’employé

Commencez par créer le profil de l’employé requis. Veillez à attribuer à l’employé fictif le type d’emploi Externe afin que le système puisse clairement le différencier des employés internes.

personal-profile-HR-information-external_fr.png

Vous trouverez des informations détaillées sur la création du profil des employés ici.

Veuillez noter que le comptable de paie étant un employé externe, il est inclus dans votre forfait de facturation et doit donc être pris en compte au niveau de l’effectif maximal autorisé avec votre taille de forfait actuelle. De même, les employés externes sont également inclus dans l’organigramme.

 

Configurer le rôle de l’employé

Vous devez ensuite définir les autorisations d’accès dont le comptable de paie externe doit bénéficier dans votre compte Personio.

Si vous souhaitez établir une séparation nette entre le rôle du comptable de paie externe et tous vos employés internes ou le rôle système Tous les employés, commencez par effectuer l’étape Restreindre les droits d’accès du rôle de comptable externe. Si ce n’est pas le cas, procédez comme suit :

 

Créer un rôle pour le comptable de paie externe

Créez un autre rôle d’employé pour le comptable de paie externe. Ce rôle bénéficie des droits d’affichage sur la section Paie afin que la personne ayant ce rôle puisse accéder aux informations et télécharger les exports déjà générés. L’administration de la paie provisoire et sa validation mensuelle continueront à être effectuées par un employé interne. Si vous avez plusieurs filiales, accordez les droits d’accès pour chacune d’entre elles.

employeeroles-externalpayroll-payroll-accessrights_fr.png

En outre, pour éviter tout problème, le comptable de paie externe doit également bénéficier des droits d’affichage sur les catégories de documents Contrats de travail, Justificatifs d’absence et Documentation de l’étude, car les documents qui y sont stockés contiennent des informations importantes sur le contrat de travail et la déclaration à l’assurance maladie.

Vous devez attribuer les droits d’affichage sur la catégorie de documents Paie afin que le comptable de paie externe puisse télécharger les documents de cette catégorie, comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.

employeeroles-externalpayroll-documents-accessrights_fr.png

Vous devez en outre attribuer au comptable de paie externe les droits d’affichage sur les différentes sections des données de l’employé qui contiennent des attributs inclus dans la paie provisoire

Une fois que la section Import de documents de ce rôle a été activée, le comptable de paie externe pourra importer les bulletins de salaire et d’autres documents utiles pour tous les employés en utilisant la fonction d’import groupé. Toutefois, l’accès aux fichiers importés dépend des droits d’accès définis pour la section des documents.

document-import-external-payroll_fr.png

Vous devez également attribuer au comptable de paie externe les droits d’affichage sur tous les types d’absence qui influent la paie (comme les congés payés et les arrêts maladie) dans la section Absences.

employeeroles-externalpayroll-absences-accessrights_fr.png

Vous trouverez une présentation détaillée des droits d’accès ici.

 

Créer des rappels

Vous pouvez créer des rappels pour le comptable de paie externe, par exemple pour les prochaines dates de cessation d’emploi ou les absences. Vous pouvez personnaliser ces rappels en fonction de vos besoins.

Pour découvrir comment configurer des rappels ponctuels et des rappels récurrents dans Personio, lisez cet article.

 

Paramètres de sécurité

Pour optimiser la sécurité, vous pouvez configurer l’authentification à deux facteurs pour les identifiants de connexion du comptable de paie externe, s’il ne se connecte pas via un compte Google. Dans ce cas, tous les employés ayant ce rôle devront effectuer une étape d’authentification supplémentaire à l’aide d’un jeton d’authentification Google Authenticator pour se connecter.

Si vous êtes un client dont l’entreprise est située en Allemagne et que vous utilisez l’intégration DATEV, vous pouvez créer un export DATEV dans Personio et l’importer ensuite directement dans DATEV. Vous trouverez plus d’informations ici

 

Restreindre les droits d’accès du rôle de comptable externe

Pour conserver une séparation nette entre le rôle du comptable externe et tous vos employés internes ou le rôle système Tous les employés, vous devrez modifier en conséquence le rôle Tous les employés et créer deux autres rôles de l’employé.

Employeeroles-externalpayroll-accessrights-allemployees_fr.png

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Modifiez le rôle système Tous les employés : supprimez tous les droits associés au rôle système Tous les employés, car ce rôle de base est automatiquement attribué par défaut à tous les employés actifs, qu’ils soient internes ou externes.
  2. Créez un rôle pour les employés internes : créez un rôle d’employé et appelez-le Tous les employés internes, par exemple. Une fois créé, ce rôle qui inclut tous les employés internes sera disponible de la même façon que le rôle système Tous les employés. Le rôle Tous les employés internes remplaçant le rôle système, accordez à ce rôle les droits d’accès dont ont besoin les employés internes de votre compte. N’oubliez pas de toujours attribuer ce rôle aux nouveaux employés, car contrairement au rôle système, ce rôle n’est pas attribué automatiquement. Découvrez ici comment configurer le rôle des employés.

 

Commentaires

0 commentaire

Cet article n'accepte pas de commentaires.

    Sujets de cet article