Lors du déploiement de Personio dans votre entreprise, nous vous recommandons également de mettre en place un processus de communication interne transparent. Cet article vous explique comment impliquer les employés à chaque étape de l’implémentation, pendant et après l’implémentation, et comment les tenir informés le plus possible.
Les recommandations suivantes pour la communication interne sont basées sur notre expérience concernant de nombreuses implémentations de Personio dans des entreprises de différentes taille.
Impliquer des parties prenantes importantes
Lorsque vous présentez Personio, vous avez l’avantage d’impliquer dans le processus de communication interne des parties prenantes importantes, telles que le conseil étape’ entreprise. Les groupes objectif les plus courants au sein d'une entreprise sont souvent :
- Gestion des RH
- Responsables
- employés
- Conseil d’entreprise
Découvrez ici comment vous pouvez au mieux impliquer le conseil d’entreprise dans l’introduction de Personio.
Communication différée
Nous vous recommandons d’inclure également tous vos collègues directement impliqués dans le étape approprié de l’implémentation. Impliquez le département RH dès le début. Pour ce faire , ils constituent le groupe objectif le plus important du projet. Pour d'autres groupes, tels que les responsables et tous les autres employés, il suffit généralement de leur faire savoir plus tard que vous lancez Personio et de les mettre à mettre à jour concernant l'avancement du projet.
Le graphique ci-dessous illustre les horaires que vous pourriez utiliser :
Veuillez note que le temps nécessaire dépend de la taille de votre entreprise et que l’implémentation de Personio peut progresser plus rapidement.
Mesures de communication
Nous vous recommandons d’utiliser différentes mesures de communication afin de contacter correctement tous vos employés. L’aperçu suivant contient des suggestions et des inspirations pour structurer votre communication interne.
| Cible |
Mesure de communication |
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Gestion RH |
Mises à jour du projet
- En tant que partie prenante importante, votre département RH doit être mis à jour et informé de chaque étape de l’implémentation. Vous pouvez également obtenir le feedback de la part des responsables RH sur la façon de recréer correctement les processus dans Personio.
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Recommandation : une réunion toutes les deux semaines
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Formation Personio RH
- Une fois que tous les paramètres ont été configurés et, au plus tard, lorsque le système est utilisé, nous vous recommandons une formation Personio pour votre département des RH. L’objectif est de former les principaux utilisateurs sur l’utilisation du logiciel et l’application des processus.
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Recommandation : une formation d’une demi-journée, adaptées au groupe d’ utilisateur concerné
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Test utilisateur
- Vous pouvez réaliser des tests utilisateur avec des employés sélectionnés pendant l’implémentation afin d’essayer et d’évaluer les paramètres que vous avez configurés et d’obtenir du feedback. Cela renforce la confiance et, dans le meilleur des cas, peut créer des « expéditeurs Personio » internes qui fourniront un soutien positif pour le système.
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Recommandation : test utilisateur’ une heure avec des employés sélectionnés
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| Cible |
Mesure de communication |
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Responsables |
Mises à jour du projet
- L’équipe de gestion doit être informée des étapes les plus importantes de l’implémentation.
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Recommandation : une mettre à jour de réunion au début de l’implémentation et lorsque le système est utilisé pour le déploiement
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Gestion des formations Personio
- Informez les responsables des tâches qu’ils peuvent effectuer en utilisant Personio, comme les processus de validation , les tâches d’onboarding et d’offboarding ou la possibilité de créer des rapports.
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Recommandation: session de formation de une à deux heures sur la façon dont les responsables peuvent utiliser le logiciel
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| Cible |
Mesure de communication |
| Employés |
Annonce de Personio
- Accordez suffisamment de temps pour informer les employés que vous ajoutez Personio comme nouveau logiciel de gestion RH et pour communiquer les avantages des fonctions telles que le libre- participation des employés, la gestion de documents ou la gestion des heures travaillées et des absence .
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Recommandation : fournir des informations aux employés sur l’introduction de Personio et sur le planifier environ
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Newsletter
- Vous pouvez utiliser une newsletter pour les annonces initiales et les mises à jour en cours, par exemple pour informer les employés lorsque vous activez de nouvelles fonctionnalités.
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Recommandation : une annonce et (si nécessaire) une communication concernant les nouvelles fonctions
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système de services Personio
- Une assistance complète pour vos employés est particulièrement importante après le déploiement. Vous pouvez, par exemple, configurer un bureau d’aide Personio où les employés pourront poser des questions sur des sujets tels que les données personnelles, les droits aux congés ou les tâches dans Personio.
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Recommandation : offre des « heures de travail » à Personio le jour du déploiement et pendant une plage créneau (horaire) prédéfinie de 1 à 2 heures par semaine au cours des quelques semaines à venir, pendant lesquelles l’équipe des RH est explicitement disponible pour les questions sur Personio
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Abonnement de communication
Nous vous recommandons d’établir un abonnement de communication afin de vous aider à optimiser la abonnement et la mise en œuvre de vos politiques de communication internes.
Vous pourrez ainsi abonnement chronologiquement les différentes activités parallèlement à l’implémentation de Personio. Un exemple d’abonnement de communication pourrait ressembler à ceci :
Utilisez nos modèles téléchargeables à droite pour créer votre propre abonnement de communication spécifique à votre entreprise.