Cet article vous donne des approches utiles pour impliquer votre conseil d’entreprise dans l’implémentation de Personio, de la configuration de votre compte jusqu’au déploiement de Personio.
Veuillez note que nous ne fournissons pas de conseils juridiques, mais nous ne partageons que des recommandations basées sur l’expérience.
Conseil de travail et présentation d’un nouveau logiciel
Votre entreprise a donc décidé d'utiliser Personio et vous souhaitez commencer à implémenter cet outil. Veuillez noter que l’introduction de ce type de logiciel peut nécessiter l’ validation de votre conseil d’entreprise dans certains pays, comme c’est le signalement en Allemagne, par exemple (Constitution de Workflow S. 87, ss. 1, No. 6).Le conseil d’entreprise représente les intérêts des employés auprès de la direction de l’ entreprise . Il s'agit donc d'une employé d'ensemble importante pour vous.
Votre objectif doit être de promouvoir une réaction positive concernant l’introduction du logiciel et d’obtenir du support du conseil d’entreprise.
Les principales préoccupations concernant l’implémentation d’un logiciel concernent généralement la protection des données personnelles sensibles et la possibilité de suivre les performances et le comportement des employés. Par conséquent, il est primordial que le conseil d’entreprise et l’employeur travaillent ensemble pour le bien de tous les employés. Les processus futurs non liés entre le département RH et le conseil d'entreprise, par exemple les réunions du conseil sur les négociations et les transferts, ne doivent pas être centralisés et doivent être traités séparément.
Coopération avec le conseil des employés
Si votre conseil d’entreprise doit comprendre Personio et accepter l’introduction de ce logiciel, vous devez créer une base de confiance dès le début. Si votre entreprise utilise un responsable de la protection des données, il est logique de le faire intégrer le groupe de travail dès le début. La première étape doit être de comprendre les fonctionnalités et les paramètres de Personio.
Du côté des employés, une bonne planification et une préparation solide des étapes spécifiques sont tout aussi importantes pour une collaboration efficace. Avant de commencer à discuter des détails de l’implémentation, vous devez définir plusieurs questions organisationnelles pour vous assurer que le processus se déroule correctement. L’aperçu suivant vous fournit des points utiles :
Abonnement de communication et accord de travail
Informez le plus rapidement possible votre conseil d’entreprise que vous prévoyez d’introduire Personio et des étapes à suivre pour ce processus. Notez que ce sera probablement la première fois que les membres du conseil d’entreprise découvriront Personio. Une gestion claire des attentes et une communication transparente dès le début renforcent la confiance et un sens de la sécurité. Les réunions et les sessions de questions fréquentes au cours desquelles vous présente Personio à votre conseil d’entreprise sont très précieuses et vous pourrez peut-être obtenir des informations utiles sur vos paramètres et vos processus.
L’exemple de communication et de abonnement de projet ci-dessous illustre la façon dont vous pouvez procéder pour le projet d’implémentation :
Réunion de lancement (par exemple)
Il est recommandé de abonnement un ateliers de lancement (en allemand et en anglais) avec les membres du conseil d’entreprise dès le début de l’ implémentation. Cet ateliers, qui sert à créer une transparence sur le processus d’implémentation, la portée des fonctionnalités utilisées et les étapes suivantes, et qui constitue la base d’une coopération continue.
Présentation des fonctionnalités et des processus
Les réunions suivantes permettent d'introduire progressivement les membres du conseil d'entreprise dans Personio et de comprendre le logiciel. Pensez à n'introduire plusieurs fonctionnalités qu'une fois le processus d'implémentation terminé : vous ne faites que vous familiariser avec Personio et vous devez également congé la possibilité de configurer votre compte en fonction de vos besoins. Le conseil d’entreprise sera principalement intéressé par le résultat , qui servira de base à vos négociations et devra être évalué. Si vous présentez des paramètres avant qu’ils n’aient été finalisés, vous pouvez faire le bon choix plutôt que d’ajouter de la valeur.
Prévoir suffisamment de temps pour les cycles de consultation internes et les changements de configuration qui pourraient s’avérer nécessaires.
Première démonstration en ligne
Commencez votre première réunion par une introduction générale à Personio, où vous présentez la navigation et le tableau de tableau de bord, et donnez peut-être un aperçu du profil de l’employé. Une explication des droits d’accès en ce qui concerne la visibilité des données, l'attribution des rôles et des processus de validation est également utile. Évitez d’entrer trop de détails, car vous pourrez aborder des problèmes spécifiques de configuration de votre compte lors de réunions ultérieures.
Réunions de suivi
Utilisez les réunions de suivi pour introduire les processus et les fonctionnalités des employé, des responsable et des gestionnaire RH. L’objectif est de présenter les membres du conseil d’entreprise aux informations de base sur les droits d’accès et de faire une compréhension des processus futurs.
Utilisez des employés test créés précédemment à des fins de démonstration afin d’éviter toute modification involontaire de l’ historique de données d’un employé réel. Complétez le profil avec des exemples de données pertinentes du mieux que vous pouvez. Plus le profil de test que vous créer est concret, plus il sera clair et facile à comprendre.
Les problèmes répertoriés ci-dessous sont couramment signalés par les membres du conseil d’entreprise. Il est préférable qu’il soit convenu au début de la phase d’implémentation.
- Visibilité et modification des données personnelles et salaire des employés
- Processus de demande pour les congés, les arrêts maladie et d'autres types d'absences
- Processus de suivi des heures travaillées et de suivi des heures supplémentaires
- Accord sur les objectifs et processus d’ évaluation de la performance
- Rapports standard dans Personio et options supplémentaires d’ évaluation des données
- Abonnement de formation et de communication pour l’introduction de Personio
Dans la section Téléchargements, un exemple de fichier pourrait vous être utile pour documenter les problèmes vacants et le feedback de manière centralisée.
Nous recommandons de donner aux membres du conseil d’entreprise un accès anticipé à leur propre profil d’ employé . Ils peuvent ainsi se familiariser avec Personio et utiliser l’outil en toute confiance.
Notez que vous n'avez que des paramètres de compte provisoires à ce étape, mais que vous n'avez pas encore débité les règles d'utilisation de Personio.
Convention d’entreprise
Lors de la première étape, vous avez présenté Personio en détail à votre conseil d’entreprise et vous avez répondu à toutes les questions ouvertes. Si vous devez créer un accord d’ entreprise pour l’utilisation de Personio, nous vous recommandons de commencer à travailler sur son brouillon en parallèle sur vos réunions. Vous pouvez ensuite utiliser le brouillon pour document et finaliser toutes les règles d’utilisation de l’outil au moment où vous les niez.
Ne sous-estimez pas le temps qu’il vous faut pour rédiger, examiner et modifier la présente politique de l’ entreprise .
Communication et coopération après la mise en service
Une fois que vous avez invité vos employés à rejoindre Personio avec l’ validation de votre conseil d’entreprise, vous devez continuer à informer ce dernier des changements.
Vous configurerez votre compte Personio pour la première fois dans le cadre de l’implémentation. Ces paramètres changeront avec le temps, car ils doivent être ajustés en fonction des besoins de votre entreprise et le conseil d'entreprise doit être tenu au courant des modifications et de l'introduction de nouvelles fonctionnalités. L’idéal est de définir une fréquence et un processus à cet effet, qui doivent également être documentés dans l’accord de l’ entreprise .