Qui peut valider une demande lorsqu’un responsable est en congé ?

Dans Personio, les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail ou faire des demandes d’absence à tout moment, y compris lorsque leur approbateur principal (qui est généralement leur responsable) est en congé payé ou en arrêt maladie, par exemple. Ces demandes nécessitent souvent une attention immédiate et ne peuvent pas attendre le retour du responsable.

Vous trouverez ci-dessous les deux solutions qui permettent de s’assurer que toutes les demandes de validation (et particulièrement les demandes d’absence) seront traitées lorsqu’un responsable est en congé ou absent.

Solution 1 : Désigner temporairement une personne en charge de la validation

Vous pouvez désigner un approbateur temporaire qui servira de remplaçant et qui sera chargé de valider les demandes de validation de l’employé pendant que son responsable est en congé. 

Si un employé a un responsable et un chef de projet dans une équipe différente, vous pouvez désigner temporairement ce dernier comme personne en charge de la validation. Vous pouvez également désigner temporairement un collaborateur direct du responsable comme personne en charge de la validation.

Pour vous assurer que l’approbateur temporaire peut traiter une demande, procédez comme suit :

  • Sous Paramètres > Rôles > Membres, créez un rôle d’employé personnalisé (« Approbateur remplaçant », par exemple) et attribuez-le à l’approbateur temporaire. 

    employee-roles-members-substitute_leave_approver_role_fr.png

     

  • Sous Paramètres > Rôles > Droits d’accès, attribuez les droits d’accès appropriés au rôle d’employé personnalisé, le cas échéant. Par exemple, si la demande de validation est liée au suivi des heures travaillées, vous devez accorder à l’employé les droits d’affichage sur les données des heures travaillées. Si la demande est liée à une absence, vous devez accorder à l’employé les droits d’affichage sur Absence et Calendrier. 

    employee-roles-substitute_leave_approver_role-access_rights_fr.png

  • Accédez à Paramètres > Validations pour définir le groupe d’employés qui aura comme approbateur le nouvel approbateur temporaire. Cliquez sur l’onglet correspondant (Absence / [type d’absence], Heures travaillées, etc.), puis sur Gérer les filtres employés pour créer un filtre employé qui correspond à l’équipe directe du responsable (par exemple, l’équipe du service client). Cliquez sur Ajouter de nouvelles règles afin d’ajouter les étapes de validation avec le filtre employé et le rôle d’employé personnalisé.

    Remarque
    Si l’approbateur temporaire doit gérer différents types de demande (plusieurs types de demandes d’absence, demandes d’heures travaillées, etc.), vous devez répéter cette étape dans chacun des onglets.

    approvals-absence_paid_vacation-.ruleset-approval_step_fr.png

  • L’approbateur temporaire pourra alors valider toutes les demandes provenant de l’équipe directe du responsable pendant son absence.

    Remarque
    Pour les demandes d’absence, nous recommandons au responsable de choisir l’approbateur temporaire comme remplaçant lorsqu’il demande son absence via Profil de l’employé > Absences. Ainsi, l’approbateur temporaire recevra une demande de remplacement et se verra rappeler les demandes d’absence à venir qui nécessiteront son attention.

    settings-employee_list-absence-add_absence_period_fr.png
  • Lorsque le responsable est de retour, annulez les modifications. Accédez à Paramètres > Validations, cliquez sur Gérer les filtres employés et supprimez les filtres employés que vous avez créés spécifiquement pour l’employé désigné temporairement comme personne en charge de la validation.

Pour en savoir plus sur les processus de validation et sur la gestion des remplacements, consultez les articles Processus et rappels de validation avec plusieurs responsables et Gérer les remplaçants en cas d’absence.

Solution 2 : Valider manuellement les demandes en tant qu’administrateur

En tant qu’administrateur, vous pouvez voir toutes les demandes de validation ouvertes et les traiter dans le Workflow Hub. Vous pouvez par exemple agir en tant qu’approbateur lorsqu’un responsable est absent ou en congé. Cela s’applique non seulement à l’administrateur, mais aussi à tous les employés qui disposent des droits de modification sur les données d’heures travaillées ou les absences.

Cette solution ne doit être utilisée qu’en cas d’urgence afin d’éviter de perturber les workflows, les dispositions et les responsabilités des équipes internes.

Demandes de validation

Les demandes de validation qui sont en attente depuis moins de 7 jours apparaissent comme dans les temps, tandis que celles qui sont en attente depuis plus de 7 jours apparaissent comme en retard dans le widget Demandes de validation.

workflow_hub-approval_requests_fr.png

Pour valider manuellement les demandes, procédez comme suit :

  • Accédez à Workflow Hub > Demandes de validation.
  • Pour voir toutes les demandes de validation ouvertes (dans les temps et en retard) et voir qui est responsable de chaque demande de validation, cliquez sur Afficher toutes les validations.
  • Sur la page Demandes de validation ouvertes, cliquez sur le nom de l’employé qui est en charge de valider la demande dans la colonne À valider par.
  • Le profil de l’employé en question s’affiche. Cliquez sur Se connecter comme cet employé et validez la demande manuellement.

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Vous trouverez plus d’informations sur le Workflow Hub et le widget Workflow du tableau de bord dans cet article du centre d’aide sur le Workflow Hub dans Personio.

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