Qui peut valider les demandes d’absence lorsqu’un responsable est en congé ?

Si un employé souhaite faire une demande d’absence alors que la personne en charge de la validation (généralement le responsable) est en congé, la demande doit être traitée rapidement. Dans Personio, les employés peuvent faire des demandes d’absence à tout moment, y compris lorsque le responsable est en congé payé ou en arrêt maladie, par exemple.

Vous trouverez ci-dessous les deux solutions qui permettent de s’assurer que toutes les demandes de validation (et particulièrement les demandes d’absence) seront traitées lorsqu’un responsable est en congé ou absent.

Solution 1 : Désigner temporairement une deuxième personne en charge de la validation

Vous pouvez désigner temporairement une deuxième personne qui sera en charge de valider les demandes d’absence de l’employé pendant que son responsable est en congé. 

Si un employé a un responsable et un chef de projet dans une équipe différente, vous pouvez désigner temporairement ce dernier comme deuxième personne en charge de la validation. Vous pouvez également désigner temporairement un membre de l’équipe du responsable comme deuxième personne en charge de la validation.

Pour vous assurer que l’employé désigné temporairement comme deuxième personne en charge de la validation peut traiter les demandes d’absence, procédez comme suit :

  • Sous Paramètres > Rôles > Membres, créez un rôle d’employé personnalisé (« Deuxième personne en charge de la validation », par exemple) et attribuez-le à l’employé désigné temporairement comme deuxième personne en charge de la validation. 

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    Pour en savoir plus sur la création et la gestion des rôles des employés, consultez l’article Créer et gérer des rôles d’employé.

  • Accédez à Paramètres > Rôles > Droits d’accès et attribuez les droits d’accès Absence et Calendrier appropriés au rôle d’employé personnalisé.

    employee-roles-substitute_leave_approver_role-access_rights_fr.png

    Pour en savoir plus sur les différents droits d’accès, consultez l’article Les droits d’accès dans le détail.

  • Accédez à Paramètres > Validations et cliquez sur Gérer les filtres employés afin de définir les employés concernés par les règles (l’équipe du service client, par exemple). Cliquez sur Ajouter de nouvelles règles pour ajouter les étapes de validation pertinentes en utilisant à la fois le filtre employé et le rôle d’employé personnalisé.

    approvals-absence_paid_vacation-.ruleset-approval_step_fr.png

    Pour en savoir plus sur la configuration des validations, consultez l’article Configurer des règles de validation

  • Le responsable doit faire une demande d’absence via Profil de l’employé > Absences et sélectionner comme remplaçant la deuxième personne en charge de la validation. 

          settings-employee_list-absence-add_absence_period_fr.png

      

La deuxième personne en charge de la validation peut alors :

1. accepter la demande de remplacement reçue du responsable ;
2. valider la demande d’absence du responsable ;
3. valider les demandes d’absence reçues pendant que le responsable est absent.

Pour en savoir plus sur les processus de validation et sur la gestion des remplacements en cas d’absence, consultez les articles Processus et rappels de validation avec plusieurs responsables et Gérer les remplaçants en cas d’absence.

Solution 2 : Valider manuellement les demandes d’absence en tant qu’administrateur

En tant qu’administrateur, vous pouvez voir toutes les demandes d’absence ouvertes et les traiter dans le Workflow Hub. Vous pouvez par exemple agir en tant que personne en charge de la validation lorsqu’un responsable est absent ou en congé. Cela s’applique non seulement à l’administrateur, mais aussi à tous les employés qui disposent des droits de modification pour le type d’absence en question.

Cette solution ne doit être utilisée qu’en cas d’urgence afin d’éviter de perturber les workflows, les dispositions et les responsabilités des équipes internes.

Demandes d’absence

La validation des demandes d’absence qui sont en attente depuis moins de 7 jours apparaît comme dans les temps, tandis que celle des demandes d’absence qui sont en attente depuis plus de 7 jours apparaît comme en retard dans le widget Demandes de validation.

workflow_hub-approval_requests_fr.png

Pour valider manuellement les demandes d’absence, procédez comme suit :

  • Accédez à Workflow Hub > Demandes de validation.
  • Pour voir toutes les demandes de validation ouvertes (dans les temps et en retard) et voir qui est responsable de chaque demande de validation, cliquez sur Afficher toutes les validations.
  • Sur la page Demandes de validation ouvertes, cliquez sur le nom de l’employé qui est en charge de valider la demande dans la colonne À valider par.
  • Le profil de l’employé en question s’affiche. Cliquez sur Se connecter comme cet employé et validez la demande manuellement.

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  • Vous trouverez plus d’informations sur le Workflow Hub et le widget Workflow du tableau de bord dans cet article du centre d’aide sur le Workflow Hub dans Personio.

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