Dans Personio, les employés peuvent enregistrer des heures de travail ou demander une absence à tout moment, même si leur approbateur est absent. Pour gérer les demandes lorsqu’un approbateur est absent, la fonction de délégation des validations est souvent utilisée. Cette fonction est disponible pour les demandes sensibles au temps, comme les heures de travail ou les demandes d’ absence . Il ne s'applique pas aux modifications des données des employés. Les options de gestion supplémentaires sont mentionnées ci-dessous.
Options pour gérer les demandes lorsque l'approbateur est absent
Il existe trois options pour gérer les demandes en l' absence d'un approbateur :
- Déléguer des validations et envoyer des demandes au responsable de l'approbateur.
- Créer un approbateur temporaire et choisir un autre employé (autre que le responsable de l'approbateur) pour valider les demandes.
- Validation manuelle par un administrateur.
Déléguer des validations
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de délégation des validations si vous :
- suivre les absences de vos employés dans Personio ;
- Suivez le temps de travail de vos employés dans Personio.
- avez configuré des workflows de validation via Paramètres > Validations.
Pour activer la délégation de validation, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Validations et sélectionnez l’onglet absence ou Heures travaillées de votre choix.
- Accédez à la section Déléguer des validations et cochez la case Activer la délégation .
- Enregistrez les modifications.
Si l'approbateur principal est absent, les demandes de validation sont redirigées vers la boîte de réception de son responsable. Les demandes auxquelles le responsable ne donne pas action disparaîtront de sa boîte de réception dès que la personne en charge de la validation sera de retour.
Commentaire
Les employés désignés comme remplaçants pour un approbateur absent ne reçoivent pas de délégations de validation. De plus, la fonction Déléguer des validations ne comprend pas le type d’ absence Travail à distance.
Créer un approbateur temporaire
Vous pouvez utiliser les rôles d’employé pour créer un approbateur temporaire autre qu’un responsable. Procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Rôles des employés et cliquez sur Créer un nouveau rôle.
- Donnez un nom au rôle et attribuez-le aux approbateurs temporaires.
- Attribuez au rôle les droits d’accès nécessaires pour gérer les validations.
- Créez un filtre employés qui inclut les employés dont le remplaçant gérera les demandes.
- Attribuez le rôle d’approbateur temporaire en tant qu’approbateur pour les étapes qui les concernent. Répétez ces étapes pour différents types de demande.
- Lorsque le responsable est de retour, accédez à Paramètres > Validations pour annuler les modifications. Cliquez sur Gérer les filtres employés et supprimez les filtres employés créés pour l’employé désigné temporairement comme personne en charge de la validation.
Conseil
Lorsque l'approbateur principal demande à s'absenter, il doit choisir l'approbateur temporaire comme remplaçant. L’approbateur temporaire reçoit alors une demande de remplacement. Il peut servir de rappel des demandes d'absence à venir qui pourraient nécessiter leur attention.
Valider manuellement les demandes en tant qu'administrateur
En cas d’urgence, les administrateurs peuvent valider manuellement les demandes en suivant ces étapes :
- Allez dans Automatisation > Demandes de validation.
- Cliquez sur Afficher toutes les validations pour afficher la liste des demandes de validation ouvertes.
- Recherchez la demande pour laquelle vous devez action et l'employé concerné dans la colonne de validation.
- Connectez-vous en tant qu'employé désigné comme approbateur et gérez la demande.
Commentaire
Utilisez cette option uniquement en cas d’urgence. Cela permet d’éviter de perturber les workflows, les dispositions et les responsabilités des équipes internes.
Pour plus d'informations sur la section Automatisation, visitez cet article du centre d' aide.