Cet article explique comment configurer les horaires de travail et définir un planning par défaut qui est appliqué à tous les employés, sauf si un autre planning est affecté.

Comment utiliser les horaires de travail

Lorsque vous attribuez des horaires de travail dans Personio, vous définissez le nombre d’heures que les employés sont censés travailler ainsi que les jours de travail. L’attribution d’horaires de travail permet non seulement de suivre correctement les heures travaillées, mais elle peut également être utilisée pour le calcul au prorata des droits aux congés pour les employés à temps partiel. Vous pouvez consulter notre article sur la configuration des emplois à temps partiel pour plus d'informations.

Dans une entreprise, il existe souvent des horaires de travail standard qui s’appliquent à la majorité des employés. Dans Personio, vous avez la possibilité de créer plusieurs plannings de travail afin de refléter les heures de travail convenues contractuellement.

Configurer des horaires de travail

Pour configurer des horaires de travail, accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Heures travaillées. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau planning de travail. Donnez au planning un nom évocateur (p. ex. temps plein ; 40 heures ; Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven avec suivi des heures travaillées). Cliquez ensuite sur l’icône plus.

1. Définir des jours et des heures de travail

   Saisissez le nombre d’heures que les employés travaillent normalement chaque jour de travail ainsi que la durée des pauses.

   Veuillez noter que la saisie des heures de début et de fin est facultative. Elle ne sert ensuite que de repère. Les employés peuvent enregistrer les heures travaillées en dehors des heures de début et de fin spécifiées.

2. Heures supplémentaires

   Indiquez si vous souhaitez que les heures supplémentaires entrées par les employés soient suivies. Si vous activez l’option Suivre les heures supplémentaires, vous avez le choix entre le calcul quotidien ou hebdomadaire des heures supplémentaires des employés.

   Si vous choisissez le suivi quotidien, vous avez la possibilité de suivre le déficit d’heures. Cette option vous permet d’enregistrer automatiquement le déficit d’heures, à la fois pour les jours avec suivi du temps et les jours sans aucun suivi du temps. Ces heures sont ensuite déduites des heures supplémentaires dans le solde des heures supplémentaires de l’employé. Vous pouvez également définir le nombre d’heures supplémentaires par mois qui sont déjà couvertes par le salaire des employés.

   Vous pouvez consulter notre article sur les paramètres du calcul des heures supplémentaires pour plus d’informations.

3. Règlement des pauses

   Dans la section Règlement des pauses, vous pouvez ajouter jusqu’à deux règles. Ces règles vous permettent de définir la durée d’une pause si une personne travaille un certain nombre d’heures par jour. Les employés et les personnes chargées de la validation reçoivent une alerte s’ils saisissent dans leur suivi des heures travaillées des pauses trop courtes ou trop longues ou s’ils sont invités à valider des pauses qui ne respectent pas les règles.

   Consultez notre article sur le règlement des pauses et sur son utilisation pour plus d’informations à ce sujet.

4. Absences

   Pour finir, vous pouvez utiliser l’option Droit aux absences au prorata pour indiquer si vous souhaitez que les horaires de travail servent de base au calcul des droits aux congés. Vous pouvez également définir ici la valeur de référence pour le calcul du congé au prorata. Lors du calcul du droit aux vacances, Personio rapproche les jours de travail saisis dans le plan de travail avec la valeur de référence donnée.

   Ainsi, si des horaires de travail comportent 4 jours de travail mais que la valeur de référence est de 5 jours, les employés associés à ces horaires de travail recevront les 4/5 des droits aux congés réguliers. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans notre article Configurer des absences à temps partiel.

5. Enregistrer les horaires de travail
   
   Si vous modifiez les heures de travail ou la section Heures supplémentaires et déficit d’heures, la fenêtre Mettre à jour les horaires de travail apparaît lorsque vous cliquez sur Enregistrer les horaires de travail. Ces modifications étant considérées comme importantes, cette fenêtre vous permet de les appliquer à une copie des mêmes horaires de travail plutôt qu’à l’original et d’attribuer automatiquement la copie aux employés concernés. En choisissant d’appliquer les modifications sur un calendrier dupliqué, vous évitez de modifier les données des heures travaillées passées et d’affecter également la paie et les rapports futurs. 

Définir des horaires de travail par défaut 

Une fois que des horaires de travail ont été créés, vous pouvez les définir comme horaires de travail par défaut. Ces horaires sont ensuite automatiquement attribués à tous les employés, sauf si d’autres horaires de travail sont attribués. Si vous ne définissez pas d’horaires par défaut, Personio utilise automatiquement les premiers horaires de travail de votre liste comme horaires par défaut. Consultez notre article sur l’attribution d’horaires de travail pour plus d'informations à ce sujet.

Vous pouvez définir comme horaires de travail par défaut des horaires que vous venez de créer ou qui existaient déjà. Pour définir des plannings de travail comme horaires par défaut, sélectionnez-les, puis cliquez sur Créer un planning par défaut.

Remarque : si de nouveaux plannings de travail sont définis comme horaires par défaut, les paramètres de ces horaires seront utilisés pour recalculer les heures supplémentaires en fonction des heures travaillées existantes.