Cet article explique les fonctions disponibles dans un profil de candidature.
Définition du profil de candidat
Création d’un profil de candidat
Lorsque vous recevez une candidature en ligne, Personio génère automatiquement un profil. Vous pouvez également créer manuellement une candidature pour un candidat. Découvrez les différentes manières de transférer vos candidatures vers Personio.
Commentaire
Si un candidat postule à plusieurs offres, un message d’avertissement apparaît dans son profil de candidature. En savoir plus sur les candidatures multiples pour un même candidat.
Utilisation du profil candidat
Le profil candidat contient toutes les données essentielles le concernant, telles que ses données personnelles et les informations liées à l’offre.
Il permet de gérer l’ensemble du processus de candidature. Chaque onglet correspond à une fonctionnalité spécifique.
Accéder au profil du candidat
Pour consulter le profil d’un candidat, accédez à Recrutement > Candidature. La liste des candidatures s’affiche. Cliquez sur la ligne correspondant au candidat souhaité. Vous pouvez utiliser les filtres pour affiner votre recherche.
En haut de la page, vous trouverez le nom du candidat, le poste auquel il postule et son adresse e-mail.
Astuce
Cliquez sur le titre du poste pour accéder aux détails de l’offre.
Présentation des onglets du profil du candidat
Aperçu
L’onglet Aperçu présente un résumé de toutes les actions réalisées depuis la réception de la candidature, notamment les changements de statut et les commentaires.
Profil
L’onglet Profil contient les sections Informations sur le candidat et Documents.
Informations sur le candidat
La section Informations sur le candidat regroupe l’ensemble des attributs associés au profil. Elle inclut à la fois les attributs prédéfinis et ceux que vous avez personnalisés. En savoir plus sur la création d’attributs du candidat.
Pour modifier les informations du profil, cliquez sur l’icône en forme de crayon. Cliquez sur Plus d’informations pour modifier vos attributs personnalisés.
Documents
La section Documents contient :
- des documents envoyés en pièce jointe par e-mail via le formulaire de candidature en ligne, ou
- des documents que vous avez importés directement dans le profil de candidature.
Vous pouvez voir la catégorie de document pour chaque fichier, par exemple « CV » ou « lettre de motivation ». Un aperçu du fichier s’affiche également à droite. Vous pouvez télécharger les documents et ouvrir un aperçu dans un nouvel onglet du navigateur.
Pour télécharger d’autres documents ou supprimer des fichiers, cliquez sur l’icône du crayon. Il est possible de télécharger les documents un par un ou en lot. Veillez à attribuer la catégorie de document appropriée à chaque fichier.
Commentaire
Les droits d’accès aux documents des candidats sont définis via les rôles de recrutement. Vous pouvez attribuer différents droits de consultation et de modification pour chaque catégorie de document aux employés concernés.
Entretiens
Dans l’onglet Entretiens , vous pouvez planifier et enregistrer les entretiens. Tous les participants reçoivent une invitation par e-mail à l’entretien si l’option correspondante est activée dans les paramètres de recrutement . Vous pouvez également lier l’entretien à un formulaire d’évaluation pour recueillir le feedback de vos collègues après l’entretien.
Vous devez envoyer une invitation au candidat depuis cette section.
Apprenez-en davantage sur la planification des entretiens, avec le calendrier intégré, ou sans le calendrier intégré.
Messages
Dans l’onglet Messages , vous pouvez communiquer avec les candidats par e-mail. Par exemple, il se peut que vous deviez vérifier des informations auprès d’un candidat ou lui demander des précisions. Vous pourrez également consulter l’historique complet des messages dans cette section.
Les e-mails entrants sont automatiquement attribués en fonction de l’adresse e-mail. Ces messages sont alors ajoutés à l’historique de la candidature concernée.
Lorsqu’un nouveau message non lu est disponible, un point bleu apparaît à la fois dans le profil du candidat et dans la liste des candidatures. Si les réglages nécessaires ont été effectués pour votre rôle de recrutement, vous recevrez également une notification dans la boîte de réception concernant le nouveau message.
Statut des messages
Après avoir envoyé un message, celui-ci apparaît dans l’onglet Messages avec son statut actuel. Consultez le tableau ci-dessous pour un aperçu de chaque statut.
| Statut | Informations |
| Envoi |
Le message est en cours d’envoi :
Une fois ces étapes terminées, le statut apparaît comme Envoyé. Si l’e-mail n’a pas pu être envoyé, une erreur apparaît. Cliquez sur Recommencer l’envoi. |
| Planifié |
Le message est programmé pour être envoyé à une date et une heure précises. À l’heure prévue, le statut affiche Envoi. L’envoi peut cependant prendre jusqu’à deux heures à partir de l’heure prévue. |
| Envoyé | Personio a envoyé avec succès le message à l’heure indiquée. Selon le fournisseur tiers, le candidat peut le recevoir avec un léger retard. |
Réaffecter un message
Si un message n’est pas correctement affecté, il peut être affecté manuellement à une autre candidature. Pour ce faire, accédez à l’onglet Messages et cliquez sur l’icône des trois points à droite du message.
Le message conserve son statut de traitement d’origine. Si la tâche est encore ouverte, le message apparaît également dans le nouveau profil avec un point bleu. Si la tâche est déjà clôturée, le message apparaît dans l’historique des messages sans aucune mention spéciale.
Si l’adresse e-mail d’un candidat existant change, ses messages entrants apparaissent dans l’onglet Messages non attribués. Vous pouvez les attribuer au bon profil en cliquant sur Attribuer et en choisissant un candidat dans la liste. Les messages des candidats acceptés ou rejetés sont également conservés dans ce dossier.
L’onglet Évaluations
L’onglet Évaluations présente un aperçu de toutes les évaluations effectuées à ce jour. En savoir plus sur l’utilisation des formulaires d’évaluation des candidats.
Commentaires
Dans l’onglet Commentaires, vous pouvez rédiger de nouveaux commentaires internes et conserver les commentaires existants.
En fonction de vos réglages, vous serez notifié à chaque ajout de commentaire. Les commentaires non lus apparaissent également dans les tâches ouvertes de l’onglet Aperçu.
Offre
Vous pouvez gérer les offres d’emploi d’un candidat dans l’onglet Offre. Apprenez-en davantage sur la création d’une offre, avec ou sans contrat.
Une fois que vous parvenez à un accord avec le candidat et que vous l’acceptez, un profil d’employé est créé automatiquement. Ce profil reste lié à la candidature. Les documents du candidat enregistrés apparaissent dans la section Documents du nouveau profil d’employé.
Accès
Dans l’onglet Accès, vous pouvez voir les membres de l’équipe de recrutement. Les membres de l’équipe de recrutement sont définis lors de la création d’un poste. Vous pouvez également donner accès à la candidature à d’autres employés.
Tags et priorisation
Ajouter un tag à un profil
Les tags de candidature sont des étiquettes que vous pouvez attacher aux profils de vos candidats.
Lorsque vous ajoutez un tag, il apparaît sous l’en-tête du profil du candidat. Il est également possible de visualiser le tag dans la liste des candidatures (si la colonne Tags est activée).
En savoir plus sur l’utilisation des tags de candidature.
Marquer les candidatures prioritaires
Vous pouvez cliquer sur l’icône en forme de drapeau à côté du nom des candidats que vous souhaitez prioriser. Vous pouvez ensuite filtrer la liste des candidatures par candidats prioritaires.
Effectuer des actions depuis le profil du candidat
Demander une évaluation
Le bouton Demander une évaluation se trouve en haut à droite du profil du candidat. Vous pouvez demander les formes de feedback suivantes de la part de vos collègues :
- Commentaires : Vous pouvez demander un feedback pour recueillir les impressions de vos collègues sur le candidat. Par exemple, une demande de vérification préalable du CV d’un candidat. Tous les commentaires apparaîtront alors dans l’onglet Commentaires.
- Évaluations : Vous pouvez demander à un collègue de remplir un formulaire d’évaluation pour le candidat. Les résultats apparaîtront dans l’onglet Évaluations.
Astuce
Toutes les demandes de feedback apparaissent dans la boîte de réception de l’auteur du feedback. Elles sont également affichées dans l’onglet correspondant du profil de l’application. Une fois qu’un commentaire ou une évaluation est soumis, la tâche est terminée.
Planifier un entretien
Le bouton Planifier un entretien se situe en haut à droite du profil du candidat. Vous pouvez directement planifier les entretiens ici.
Actions supplémentaires
L’icône des trois points se trouve en haut à droite du profil du candidat. Ici, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Anonymiser la candidature : Les données de la candidature seront anonymisées, mais resteront accessibles pour vos rapports.
- Supprimer la candidature : Cette action est irréversible.
- Affecter le candidat à un autre poste : Vous pouvez affecter le candidat à un autre poste. Les données du candidat seront conservées.
Commentaire
La suppression et l’anonymisation des candidatures sont irréversibles. Les données ne peuvent pas être restaurées, mais les données anonymisées de la candidature resteront accessibles pour vos rapports. En savoir plus sur les options de protection des données lors du recrutement.
Transférer le candidat d’une étape à l’autre
Pour transférer un candidat d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton en haut à droite qui indique l’étape actuelle, par exemple « Présence ».
En savoir plus sur le transfert de candidats d’une étape à l’autre.
Disqualifier le candidat
Vous pouvez cliquer sur le bouton Disqualifier pour annuler une candidature, soit parce que le candidat a retiré sa candidature, soit parce que votre entreprise a décidé de la refuser.
En savoir plus sur la disqualification dans le cadre du processus de candidature.
Copier le lien de la candidature
Vous pouvez cliquer sur le bouton Copier le lien de la candidature pour copier l’URL de la candidature dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite envoyer le lien à vos collègues, notamment ceux qui ont accès à cette candidature.