Bonnes pratiques : Admin Light

 

Cet article présente diverses options permettant d’inclure les administrateurs dans les processus de validation. Étant donné que les administrateurs disposent de privilèges de modification complets, ils ne sont généralement pas soumis aux processus de validation, à l’exception des demandes d’absence.

 

Valider les demandes d’absence des administrateurs

Les administrateurs peuvent déclencher ou ignorer les processus de validation pour les congés payés ou les arrêts maladie, par exemple. Une fois la période d’absence sélectionnée, chaque demande doit faire l’objet d’une décision séparée.

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Si vous ne voulez pas que les administrateurs puissent ignorer les processus de validation et si vous voulez les obliger à suivre le processus standard pour d’autres demandes de validation, vous devez créer un profil d’administrateur spécialement à cet effet et retirer les droits d’administration du profil d’employé standard des employés correspondants. Vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre :

 

Créer un nouveau profil d’administrateur « artificiel »

  1. Commencez par créer un nouveau profil de l’employé pour les administrateurs et appelez-le « Admin Personio », par exemple. Veuillez noter que vous devez laisser les attributs suivants vides : date d’embauche, supérieur hiérarchique, poste, département. Choisissez Externe comme type d’emploi. Utilisez ces paramètres afin que ce nouveau profil d’employé « artificiel » n’apparaisse pas dans votre paie, vos équipes ni vos départements et qu’il soit donc en grande partie caché de tous les autres employés de votre entreprise.
  2. Attribuez ensuite au nouveau profil d’employé une adresse e-mail professionnelle valide à laquelle les employés ou les administrateurs concernés ont accès.
  3. Envoyez une invitation à rejoindre Personio à l’adresse associée au nouveau profil de l’employé.
  4. Indiquez l’adresse e-mail et le mot de passe aux employés qui disposent des privilèges d’administrateur, mais qui doivent être soumis aux processus de validation.
  5. Vérifiez que ces employés ont accès au nouveau profil d’employé pour les administrateurs.
  6. Définissez le rôle d’employé du profil standard de ces employés sur le rôle « Tous les employés » ou un autre rôle d’employé selon les besoins.

Il est ensuite très important que tous les employés utilisent leur profil standard pour toutes les demandes de validation (changements de données, heures travaillées, etc.). Pour toutes les tâches d’administrateur (comme les imports de données), ils doivent se connecter via le nouveau profil d’employé pour les administrateurs. Notez toutefois que vous ne pourrez pas savoir quels paramètres ont été définis par quel administrateur si les tâches d’administrateur sont partagées entre plusieurs employés qui utilisent le même profil d’administrateur.

Notez également que les employés ayant un rôle d’administrateur disposent de certains privilèges exclusifs qui ne peuvent pas être attribués à un autre rôle. Pour en savoir plus, cliquez ici.

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