Cet article vous explique comment créer des modèles d’e-mail personnalisés pour la communication avec les candidats. Vous pouvez créer autant de modèles que nécessaire pour les différentes étapes du processus de recrutement.
Les modèles vous permettent d'accélérer l'envoi de messages de recrutement et de limiter le travail manuel. Vous pouvez également vous assurer que la communication avec les candidats reste cohérente.
Voici des exemples de modèles que vous pouvez créer :
- Accusé réception de la Application
- Invitation à un entretien
- Refus de Application
- Refus d’entretien
- Lettre d’offre
- parrainage d’un employé
Avant de commencer
Pour créer des modèles d’e-mail, vous devez disposer de droits d’accès aux paramètres de l’entreprise de recrutement.
D’autres employés peuvent accéder à cette fonctionnalité s’ils disposent des droits d’accès appropriés pour le rôle de recrutement. Par exemple, s'il a accès à l'onglet Messages, il peut envoyer un e-mail à un candidat à l'aide d'un modèle.
Créer un modèle d'e-mail
Pour créer un modèle d’e-mail :
- Dans Paramètres, accédez à Recrutement > Modèles d’e-mail.
- Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau modèle.
- Saisissez le nom du nouveau modèle et cliquez sur Enregistrer.
- Saisissez l'objet de l'e-mail et message un e-mail.
- [Facultatif] Pour personnaliser la communication avec les candidats, ajoutez des espaces réservés, une signature d’e-mail et des variables de genre.
- [Facultatif] Ajouter une pièce jointe au message.
- Appliquez vos modifications.
Utiliser des espaces réservés
Vous pouvez utiliser les espaces réservés pour renseigner votre e-mail avec les données pertinentes. Ainsi, vous réduisez le travail manuel et vous pouvez personnaliser vos e-mails de recrutement.
Nous vous recommandons de saisir des espaces réservés dans le modèle (au lieu de copier-coller). Ceci afin d’éviter les erreurs et les formats incorrects.
Espaces réservés généraux
Pour consulter une présentation des espaces réservés généraux, consultez le tableau ci-dessous. Vous pouvez également afficher un exemple d’e-mail utilisant des espaces réservés.
Exemple :
Bonjour {{first_name}},
Merci de votre candidature au poste de {{position_name}}.
Nous vous remercions de votre intérêt pour notre entreprise et du temps que vous avez passé dans cette application. Nous examinons attentivement les candidatures et nous vous contact dans les plus brefs délais.
Cordialement,
l'équipe des RH
| Espace réservé | Description |
| {{first_name}} | Le prénom du candidat. |
| {{last_name}} | Le nom du candidat. |
| {{position_name}} | Le nom du poste demandé. |
| {{referrer_name}} | Le nom de l’employé qui a soumis une recommandation. |
Espaces réservés pour les entretiens
Conseil :
pour les espaces réservés pour les entretiens, la langue utilisée correspond toujours à la langue par défaut du poste. Pour en savoir plus, consultez notre article de dépannage dédié.
Vous ne pouvez utiliser des espaces réservés pour les entretiens que dans les e-mails envoyés à partir de l’onglet Entretiens du profil du candidat. Personio peut ainsi insérer la date et l’heure spécifiques dans l’e-mail.
Pour consulter une vue d'ensemble des espaces réservés pour les entretiens, consultez le tableau ci-dessous. Vous pouvez également afficher un exemple d’e-mail à l’aide des espaces réservés pour les entretiens.
Exemple :
Bonjour {{first_name}},
Merci de votre candidature au poste de {{position_name}}.
Nous sommes impressionnés par vos qualifications et votre expérience, et nous pensez que vous pourriez être un ajouté précieux à notre équipe. Êtes-vous disponible pour un entretien le {{interview_date}} à {{interview_time}}?
L’entretien se déroulera en ligne. Veuillez vous inscrire en utilisant le lien vidéo suivant {{interview_video_conferencing_link}}.
Cordialement,
{{interview_participants}}
| Espace réservé | Description |
| {{interview_date}} | La date prévue de l’entretien. |
| {{interview_weekday}} | Le jour de la semaine prévu de l’entretien. |
| {{interview_time}} | L’heure prévue de l’entretien. |
| {{interview_participants}} | Le prénom et le nom des intervieweurs. |
| {{interview_participants_with_job_title}} | Le prénom et le nom des intervieweurs et leur intitulé de poste respectif. Exemple : Jean Lenoir (directeur du marketing) et Jeanne Lenoir (PDG) |
| {{interview_video_conferencing_link}} | Le lien vers la vidéoconférence. Cette option n’est disponible que si vous configurez la fonction de vidéoconférence. |
| {{smart_interview_scheduling_link}} | Le lien de l’organisation intelligente de l’entretien. Cela ne fonctionne que si vous configurez la fonction de planification intelligente. |
Utiliser les signatures dans les modèles d’e-mail
Vous pouvez utiliser les signatures dans les modèles d’e-mail de deux manières. Ceux-ci sont décrits ci-dessous.
Configurer une signature d'e-mail personnalisée
Les employés qui envoient régulièrement des e-mails aux candidats peuvent définir leur propre signature d’e-mail personnalisée. Il peut le faire à partir de ses Paramètres personnels. Personio ajoute automatiquement la signature aux e-mails, qu’ils aient été rédigés intégralement par l’expéditeur ou qu’ils aient été créés à partir de modèles. Découvrez comment définir une signature d’e-mail.
Ajouter une signature à un modèle d’e-mail
Vous pouvez ajouter une signature d’e-mail à un modèle d’e-mail. Par exemple, vous pouvez ajouter la signature générale des RH de votre entreprise à un modèle « Invitation pour un entretien ».
Si vous ou d’autres employés avez également défini une signature personnalisée, il est important d’ éviter les doublons. Sinon, les deux ensembles de signatures apparaissent dans l’e-mail.
Pour ajouter une signature à un modèle d’e-mail :
- Dans Paramètres, accédez à Recrutement > Modèles d’e-mail.
- Ouvrez le modèle concerné.
- Dans votre fournisseur de messagerie, copiez le contenu de votre signature d’e-mail existante.
- Dans votre modèle d’e-mail, collez le contenu dans le corps de l’e-mail.
- [Facultatif] Cliquez sur Plus de texte et sélectionnez Affichage du code pour modifier le code HTML.
- Appliquez vos modifications.
Utiliser des variables de genre
Vous pouvez utiliser des variables de genre pour les ajustements grammaticaux automatiques. Pour que cette fonctionnalité fonctionne, vous devez configurer les paramètres de votre page Carrière. Dans Paramètres, accédez à Recrutement > Page Carrière et ajoutez le genre comme champ du formulaire de application.
Cette fonction est utile si vous souhaitez vous occuper d’un candidat à l’aide d’un titre. Par exemple :
||M.|Mme|| {{last_name}}
En savoir plus sur l'utilisation des variables de genre dans les documents et les modèles.