Cet article vous explique comment créer des modèles d’e-mail personnalisés dans Personio. Vous pouvez créer un nombre illimité de modèles d’e-mails définis par l’utilisateur, par exemple pour envoyer automatiquement un accusé de réception d’e-mail, pour rejeter une candidature ou pour envoyer une invitation à un entretien. Outre le gain de temps et d’effort, l’utilisation de modèles d’e-mail permet de s’assurer que la communication avec les candidats est uniforme dans l’ensemble de l’entreprise.
Créer des modèles d’e-mail
Pour créer un modèle d’e-mail, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Modèles d’e-mail.
- Dans la zone de texte Ajouter un nouveau modèle d’e-mail, saisissez le titre que vous voulez donner à votre modèle, puis cliquez sur Enregistrer.
- Saisissez l’objet et le message de l’e-mail. Pour personnaliser la communication avec les candidats, utilisez les options Insérez un espace réservé et Insérer une répartition en fonction du genre.
▶︎ Les espaces réservés permettent de renseigner automatiquement le message avec les données correspondantes du candidat. Vous trouverez plus d’informations sur les différents espaces réservés ci-dessous.
▶︎ La répartition en fonction du genre permet de faire automatiquement l’accord grammatical dans les e-mails. Cette option n’est disponible que si vous avez ajouté l’attribut système des candidats Genre au formulaire de candidature de votre page carrière Personio. Notez que la variable masculine apparaît en premier par défaut. - Au besoin, vous pouvez joindre des documents au message. Pour ce faire, glissez-déposez des fichiers ou importez un nouveau document. Vous pouvez joindre d’autres documents lorsque vous envoyez des e-mails aux candidats.
- Cliquez sur Appliquer les modifications.
Remarque
Tous les employés qui enverront des e-mails aux candidats depuis Personio doivent configurer une signature d’e-mail. Les signatures individuelles sont automatiquement ajoutées aux e-mails, qu’ils aient été rédigés intégralement par l’expéditeur ou qu’ils aient été créés à partir de modèles. Vous trouverez plus d’informations dans notre article consacré à la création d’une signature d’e-mail.
Utiliser des espaces réservés
Les espaces réservés permettent de renseigner automatiquement le message avec les données correspondantes du candidat. Vous pouvez inclure dans le modèle les espaces réservés suivants :
Espaces réservés généraux
| Espace réservé | Description |
| {{first_name}} | Le prénom du candidat. |
| {{last_name}} | Le nom du candidat. |
| {{position_name}} | Le nom du poste demandé. |
Remarque
Lorsque vous créez des modèles d’e-mail, vous devez saisir les espaces réservés manuellement dans le modèle (au lieu de les copier-coller) afin d’éviter les erreurs et les problèmes de mise en forme.
Espaces réservés pour les entretiens
Ces espaces réservés ne peuvent être utilisés que dans les messages créés et envoyés à partir de l’onglet Entretien. Sinon, le système ne peut pas déterminer la date ou le jour de la semaine à insérer, par exemple, car les espaces réservés ne sont alors associés à aucun entretien.
| Espace réservé | Description |
| {{interview_date}} | La date prévue de l’entretien. |
| {{interview_weekday}} | Le jour de la semaine prévu de l’entretien. Exemple : Vendredi |
| {{interview_time}} | L’heure prévue de l’entretien. |
| {{interview_participants}} | Le prénom et le nom des intervieweurs. Exemple : Jean Lenoir et Jeanne Lenoir |
| {{interview_participants_with_job_title}} | Le prénom et le nom des intervieweurs et leur intitulé de poste respectif. Exemple : Jean Lenoir (directeur du marketing) et Jeanne Lenoir (PDG) |
| {{interview_video_conferencing_link}} | Le lien vers la vidéoconférence (si cette option est configurée). |
| {{smart_interview_scheduling_link}} | Le lien de l’organisation intelligente de l’entretien (si cette option est configurée). |
Remarque
Dans le cas des espaces réservés pour les entretiens, la langue utilisée correspond toujours à la langue par défaut du poste.
Exemple
Vous avez créé un poste pour lequel le français est la langue par défaut. Vous recevez une candidature d’un postulant anglais et vous envoyez une invitation à un entretien à l’aide d’un modèle en anglais contenant par exemple des espaces réservés pour le jour de la semaine. L’e-mail qui sera envoyé au candidat sera en anglais, mais le jour de la semaine sera inséré en français.
Insérer du contenu au format HTML dans des e-mails
Lorsque vous créez des e-mails et des modèles d’e-mail, vous pouvez ajouter du contenu au format HTML, y compris des images et des liens URL.
Par exemple, pour insérer une signature d’e-mail dans le modèle, procédez comme suit :
| Étape | Capture d’écran |
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1. Copiez le contenu de la signature d’e-mail. |
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| 2. Accédez à votre modèle d’e-mail et insérez le contenu copié dans le corps de l’e-mail, soit par un clic droit, soit en utilisant Ctrl+V. |  |
3. Cliquez ensuite sur Plus de texte  et sélectionnez Mode code <>. Vous pouvez alors modifier le code HTML de votre contenu. |
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Pour en savoir plus sur l’utilisation des modèles lors de l’envoi de messages à un candidat, consultez notre article Comment envoyer des messages de recrutement.