Personio vous permet de protéger les données des candidats conformément à vos exigences et à celles du RGPD de l’UE.

Consultez notre site Web pour obtenir des informations de base sur la protection des données. Nous vous invitons également à lire nos livres blancs RGPD de l’UE avec Personio et AWS avec Personio (en allemand).

Cet article explique comment vous assurer que votre processus de recrutement respecte la législation en matière de protection des données, comme le RGPD de l’UE. Nous vous recommandons de vérifier et d’utiliser les paramètres suivants :

Anonymiser les données personnelles des candidats 

Avec Personio, vous pouvez entièrement anonymiser les données des candidats. Pour ce faire, activez l’anonymisation automatique des données des candidats en accédant à Paramètres et en sélectionnant Recrutement > Général > Paramètres de confidentialité > Anonymiser automatiquement les données ?. Toutes les données personnelles des candidats qui sont à l’étape Abandonné ou Refusé seront alors supprimées définitivement de Personio une fois écoulée la période que vous avez précédemment définie sous Anonymiser après. Les métadonnées anonymisées qui ne permettent pas d’identifier les candidats, telles que les informations sur le canal de recrutement, sont conservées afin d’être incluses dans de futurs rapports.
Si vous ne souhaitez pas que le nom du candidat apparaisse dans vos e-mails de notification, sélectionnez Non sous Inclure le nom du candidat dans les e-mails de notification ?. Ces e-mails n’incluront alors aucune donnée personnelle identifiable.

Vous trouverez plus d’informations sur l’anonymisation des données des candidats ici.

Dans Personio, vous pouvez créer un vivier de talents afin de conserver les informations des candidats qui ne correspondent pas au profil recherché mais qui pourraient convenir pour un futur poste. Notez que dans ce cas, vous devez obtenir l’accord du candidat. Vous trouverez plus d’informations sur la création d’un vivier de talents ici.

Afficher le nom des candidats dans les e-mails de notification

Selon la configuration de vos rôles de recrutement, les employés qui font partie du processus de recrutement recevront de la part de Personio des notifications automatiques par e-mail qui sont envoyées lorsque certains évènements ont lieu (comme la réception d’un nouveau message de la part d’un candidat). Accédez à Recrutement > Général > Paramètres de confidentialité > Inclure le nom du candidat dans les e-mails de notification pour indiquer si ces e-mails doivent contenir le nom des candidats.

Notification par e-mail avec le nom du candidat	Notification par e-mail sans le nom du candidat

Ajouter vos mentions légales 

Si vous utilisez la page carrière de Personio, vous devez ajouter le lien vers vos mentions légales dans Personio. Les personnes qui accèderont à votre page carrière auront ainsi accès à toutes les informations nécessaires sur votre entreprise et vos services, conformément aux exigences légales. Vous pouvez ajouter le lien vers les mentions légales sous Paramètres > Page Carrière > Lien vers les mentions légales.

Déclaration de confidentialité des données pour les candidats

Vous pouvez enregistrer votre déclaration de confidentialité des données des candidats en plusieurs langues sous Paramètres > Recrutement > Page Carrière > Traductions. Les candidats doivent accepter cette déclaration de confidentialité des données s’ils veulent postuler via le formulaire de candidature fourni par Personio. Vous trouverez un modèle de déclaration de confidentialité des données ici.

Outre votre déclaration de confidentialité des données personnelles, Personio, en tant qu’opérateur de votre page carrière, ajoute automatiquement une déclaration de confidentialité sur le traitement des données personnelles.

Veuillez noter que votre déclaration de confidentialité des données doit également inclure la date à laquelle les données personnelles des candidats sont anonymisées.

Vous trouverez plus d’informations sur la protection des données dans Personio ici.