Cet article vous aide à vous assurer que votre processus de recrutement respecte la législation en matière de protection des données. Vous devez protéger les données des candidats en fonction de vos exigences et de celles du RGPD de l’UE. Pour en savoir plus sur la protection des données chez Personio, veuillez consulter le Personiotrust Center.

Nous vous recommandons de vérifier et d’utiliser les paramètres définis dans cet article.

Déclaration de confidentialité des données et mentions légales

Qu’est-ce qu’une déclaration de confidentialité des données ?

Ce document explique au candidat comment vous traitez ses données. En tant que personne ou entité responsable d’un processus de candidature en ligne, vous êtes tenu(e) par la loi de traiter les données personnelles conformément à la législation en vigueur.

Dans le cas d’un processus de candidature, cela implique généralement l’exécution de mesures avant la signature du contrat et/ou le consentement du candidat. Vous devez également vous assurer que le processus respecte les droits du candidat, notamment au niveau de la transparence des informations et des droits d’accès. 

Remarque :
Outre votre déclaration de confidentialité des données personnelles, Personio, en tant qu’opérateur de vos pages carrière, ajoute automatiquement une déclaration de confidentialité sur le traitement des données personnelles.

Ajouter la déclaration de confidentialité des données à votre page carrière Personio

Pour ajouter votre déclaration de confidentialité des données à votre page carrière Personio, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Recrutement.
2. Cliquez sur l'onglet de la page Carrière.
3. Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la section Descriptions et traductions.
4. Saisissez votre déclaration dans le champ Déclaration de confidentialité des données .
5. Sous Traduction, enregistrez votre déclaration de confidentialité des données des candidats en plusieurs langues, si nécessaire.

Vous trouverez un modèle de déclaration de confidentialité des données dans la section Téléchargements de cet article. Ceci n’est qu’une suggestion. Il peut ne pas tenir compte des spécificités de l’entreprise (champ, structure organisationnelle, environnement législatif, etc.). Vous devez l’adapter à vos besoins et ajouter toutes les informations qui pourraient manquer.

Conseil : la date limite d’anonymisation des données personnelles des candidats doit également apparaître dans le document.

Ajouter vos mentions légales à votre page carrière Personio

Si vous utilisez la page carrière de Personio, vous devez ajouter le lien vers vos mentions légales dans Personio. Les visiteurs de votre page carrière doivent avoir accès à toutes les informations juridiques nécessaires sur votre entreprise et vos services. Vous pouvez ajouter le lien vers les mentions légales en accédant à Paramètres > Page Carrière > Lien vers les mentions légales.

Anonymisation des données personnelles des candidats 

Remarque
L’anonymisation des données des candidats est irréversible. Les données ne peuvent pas être récupérées, mais notez qu’elles apparaîtront toujours dans vos rapports sous forme anonymisée.

Quelles données sont anonymisées ?

Les informations suivantes sont anonymisées :

• Le nom du candidat.
• Le sexe du candidat.
• Tous les documents de la application .
• l'historique des messages, y compris toutes les pièces jointes,
• L’adresse e-mail, le numéro de téléphone et l’anniversaire du candidat.
• Offres.
• Les évaluations, à l’exception des évaluations quantitatives, qui seront conservées.

Si le candidat a postulé à plusieurs postes, ses données seront conservées jusqu’à nouvel ordre.

L’anonymisation des données des candidats n’affecte pas les rapports. L’ID de candidature, la date de la application et le canal de application restent dans la base de données. 

Configurer l’anonymisation automatique

L’anonymisation automatique ne s’applique qu’aux candidats qui sont à l’étape de recrutement Refusé ou Abandon.

Pour configurer une anonymisation automatique des données des candidats, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Recrutement. 
2. Cliquez sur l'onglet Général.
3. À côté de Paramètres de confidentialité, cliquez sur Modifier.
4. Pour Anonymiser automatiquement les données ? sélectionnez Oui.
5. Sous Anonymisation après, choisissez après combien de jours les données doivent être anonymisées lorsqu'une application est rejetée ou retirée du processus.
   Remarque : lorsque ce numéro est configuré ou modifié, le système n’est pas mis à jour instantanément. C'est à ce moment qu'a lieu le calcul des jours écoulés depuis la disqualification. Cela s'applique également à vos données historiques sur les candidats.
6. À côté de Inclure le nom du candidat dans les e-mails de notification indiquer si le nom du candidat doit apparaître dans les e-mails de notification . Si vous sélectionnez Non, aucune donnée du candidat ne sera incluse dans les e-mails de notification .
7. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les paramètres.

Dans Personio, vous pouvez créer un vivier de talents afin de conserver les informations des candidats qui ne correspondent pas à une annonce mais qui pourraient convenir pour un poste futur. Dans ce cas, vous devez obtenir l’accord du candidat.

Anonymisation manuelle 

Anonymiser les données des candidats de manière groupée

Pour anonymiser les données de plusieurs candidats en même temps, procédez comme suit :

1. Accédez à Recrutement > Candidatures.
2. Cochez la case à gauche du nom des candidats de votre choix.
3. Dans la barre de menu qui s’affiche, cliquez sur l’icône à trois points et sélectionnez Anonymiser.
4. Confirmez l'anonymisation.

Anonymiser les données du candidat dans la application

Vous pouvez également anonymiser les données directement au sein d’une candidature. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à Recrutement > Candidatures.
2. Cliquez sur la candidature que vous souhaitez anonymiser.
3. Cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez Anonymiser la application .