Cet article vous aide à vous assurer que votre processus de recrutement respecte la législation en matière de protection des données. Vous devez protéger les données des candidats en vertu de vos exigences et de celles du RGPD européen. Pour plus de ressources sur la protection des données, visitez notre site web et lisez nos ressources sur le RGPD européen avec Personio et l'AWS avec Personio.
Nous vous recommandons de vérifier et d’utiliser les paramètres suivants :
Déclaration de confidentialité des données et mentions légales
Qu’est-ce qu’une déclaration de confidentialité des données ?
Ce document explique au candidat comment vous traitez ses données. En tant que personne ou entité responsable d’un processus de candidature en ligne, vous êtes tenu(e) par la loi de traiter les données personnelles conformément à la législation en vigueur.
Dans le cas d’un processus de candidature, cela implique généralement l’exécution de mesures avant la signature du contrat et/ou le consentement du candidat. Vous devez en outre vous assurer que le processus respecte les droits du candidat, notamment au niveau de la transparence des informations et des droits d’accès.
Outre votre déclaration de confidentialité des données personnelles, Personio, en tant qu’opérateur de votre page carrière, ajoute automatiquement une déclaration de confidentialité pour le traitement des données personnelles.
Ajouter la déclaration de confidentialité des données à votre page carrière Personio
Suivez ces étapes pour ajouter votre déclaration de confidentialité des données à votre page Personio.
- Accédez à Paramètres > Recrutement > Page Carrière.
- Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la section Descriptions et traductions.
- Saisissez votre déclaration dans le champ Déclaration de confidentialité des données .
- Sous Traductions, enregistrez votre déclaration de confidentialité des données dans plusieurs langues si nécessaire.
Vous trouverez un modèle de déclaration de confidentialité des données dans la section Télécharger de cette page. Attention, ceci n’est qu’une suggestion. Le modèle peut ne pas tenir compte des spécificités de l’entreprise (domaine d’activité, structure organisationnelle, environnement législatif, etc.). Vous devrez l’adapter à vos exigences et ajouter toutes les informations qui pourraient manquer.
La date limite d’anonymisation des données personnelles des candidats doit également apparaître dans le document.
Ajouter vos mentions légales à votre page carrière Personio
Si vous utilisez la page carrière de Personio, vous devez ajouter le lien vers vos mentions légales dans Personio. Les visiteurs de votre page carrière doivent avoir accès à toutes les informations juridiques nécessaires sur votre entreprise et vos services. Vous pouvez ajouter le lien vers les mentions légales en accédant à Paramètres > Page Carrière > Lien vers les mentions légales.
Anonymisation des données personnelles des candidats
Remarque
L’anonymisation des données des candidats est irréversible. Les données ne peuvent pas être récupérées, mais notez qu’elles apparaîtront toujours dans vos rapports sous forme anonymisée.
Quelles données sont anonymisées ?
Les informations suivantes sont anonymisées :
- Le nom du candidat,
- le genre du candidat,
- tous les documents de candidature,
- l’historique des messages, y compris l’ensemble des pièces jointes,
- l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et l’anniversaire du candidat,
- les offres,
- les évaluations, à l’exception des évaluations quantitatives, qui resteront.
Si le candidat a postulé à plusieurs postes, ses données seront conservées jusqu’à nouvel ordre.
Remarque
L’anonymisation des données des candidats n’affecte pas les rapports. L’ID de candidature, la date de la candidature et le canal de candidature restent dans la base de données.
Anonymisation automatique
L’anonymisation automatique ne s’applique qu’aux candidats qui sont à l’étape de recrutement Refusé ou Abandon.
Pour configurer une anonymisation automatique des données des candidats, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Général.
- À côté de Paramètres de confidentialité, cliquez sur Modifier.
- Pour Anonymiser automatiquement les données ? sélectionnez Oui.
- Sous Anonymiser après, choisissez après combien de jours les données doivent être anonymisées lorsqu’une candidature est refusée ou retirée du processus.
Note : lorsque ce chiffre est configuré ou modifié, le système n’effectuera pas immédiatement une mise à jour. Une mise à jour sera exécutée tous les matins et calculera les jours écoulés depuis la disqualification. Cela s’applique donc également à vos données historiques sur les candidats. - À côté de Inclure le nom du candidat dans les e-mails de notification ?, indiquez si le nom du candidat doit apparaître dans les e-mails de notification . Si vous sélectionnez Non, aucune donnée du candidat ne sera incluse dans l’e-mail de notification.
- Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Dans Personio, vous pouvez créer un vivier de talents afin de conserver les informations des candidats qui ne correspondent pas à une annonce mais qui pourraient convenir pour un poste futur. Dans ce cas, vous devez obtenir l’accord du candidat.
Anonymisation manuelle
Anonymisation (groupée)
Vous pouvez également anonymiser manuellement les données personnelles de vos candidats. Vous pouvez le faire pour un ou plusieurs candidats en même temps en suivant les étapes ci-après :
- Accédez à Recrutement > Candidatures.
- Filtrez et sélectionnez les candidats dont vous voulez supprimer les données personnelles.
- Cliquez sur Actions.
- Sélectionnez Anonymiser la candidature dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Anonymiser pour confirmer l’anonymisation.
Anonymisation dans la candidature
Vous pouvez également anonymiser les données directement au sein d’une candidature. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Recrutement > Candidatures.
- Cliquez sur la candidature que vous souhaitez anonymiser.
- Cliquez sur
et sélectionnez Anonymiser la candidature.