Cet article explique pourquoi il est important de valider régulièrement la paie provisoire afin de vous assurer que les modifications mises en évidence sont correctement affichées et qu’aucune information n’est perdue.
Que se passe-t-il lorsque vous validez la paie provisoire ?
En approuvant la paie provisoire, vous pouvez :
- Gratuit pour l’onglet Données personnelles : fixez le statut actuel de toutes les données des employés dans l’onglet Données personnelles à cette date. Un export basé sur les données du tableau est alors créé.
- Visualiser les temps forts à cette date : ainsi, seules les modifications pertinentes depuis la dernière validation sont marquées pour la période de référence suivante.
- Voir les modifications supplémentaires dans la vue détaillée : vous pouvez toujours voir les modifications apportées après la validation dans la vue détaillée de chaque employé et dans tout autre export créé.
Que se passe-t-il lorsque vous validez régulièrement la paie provisoire ?
Si vous approuvez régulièrement la paie provisoire, les mises en évidence des modifications apportées dans l'onglet Informations personnelles seront mises à jour pour chaque période de référence. Si la date de validation est déplacée pour des raisons opérationnelles et s’écarte donc de la période de référence que vous avez définie, les modifications marquées seront réinitialisées de manière fiable chaque fois que la paie est validée.
Dans le graphique ci-dessous, la date du solde définie pour la paie est le 20 de chaque mois. La barre jaune affiche la période pour laquelle les modifications de données sont marquées. Si vous validez la paie avant la date du solde, par exemple, le 18, le système signalera toutes les modifications survenant entre cette date et la prochaine paie provisoire validée, quelle que soit la période de référence. Aucune modification n’est perdue, même si vous ne clôturez pas votre paie avant la date du solde, par exemple, le 21.
Que se passe-t-il lorsque vous ne validez jamais la paie provisoire ?
Si vous créez un export à la fin de votre période de référence mais que vous ne validez jamais la paie provisoire, les indicateurs de l’onglet Informations personnelles seront mis à jour le premier jour de chaque période de référence définie. Cela signifie que si vous créez un export à une autre date que la fin de la période de référence, vous perdrez toutes les modifications marquées entre la date de l'export et le début de la nouvelle période de référence.
Le graphique ci-dessous illustre ce qui se produit lorsque la paie n’est pas validée. Dans cet exemple, la date du solde de la paie mensuelle est également le 20 de chaque mois. Cependant, la paie n’a jamais été validée. Si la date de paie passe maintenant au 18 et qu’un export est créé sans que la paie ait été validée, le système actualise automatiquement le 20 et les indicateurs de modification des données entre le 18 et le 20 seront perdus.
Si vous approuvez ensuite la paie à un moment donné, toutes les modifications ultérieures seront mises en évidence dans l'onglet Informations personnelles et ne seront pas actualisées jusqu'à ce que la prochaine paie soit approuvée. Si vous ne validez pas à nouveau la paie au cours des mois suivants, les indicateurs ne vous permettront plus d’identifier les modifications des données en cours.
Que se passe-t-il si la paie a été validée et qu’un autre changement se produit ?
Une fois la paie validée, l’onglet Informations personnelles est figé et ne reflétera plus les modifications ultérieures des données. Vous saurez ainsi toujours quelles informations ont déjà été transférées aux parties prenantes internes ou externes, comme votre comptable.
Si des modifications ultérieures doivent être incluses dans la période de référence en cours, vous devez créer un autre export. Bien que les modifications ne soient pas marquées dans l'onglet Informations personnelles, l'exportation actualisée les affichera surlignées en jaune. Une fois l'export créé, ces modifications ne seront plus marquées comme nouvelles au cours du mois suivant.