Dans Personio, les employés qui disposent des droits d’accès « Proposer » peuvent suggérer des modifications pour certaines informations sur les employés. La configuration des validations permet de s’assurer que les modifications proposées sont exactes. Les administrateurs peuvent désigner des employés ou des rôles spécifiques comme approbateurs. Lorsqu’un employé propose une modification, les approbateurs désignés reçoivent une tâche de validation . Les modifications ne sont finalisées qu’une fois que tous les utilisateurs responsables ont effectué les tâches.
Les administrateurs peuvent configurer des validations pour les modifications liées aux :
- Absences (par exemple pour valider des demandes de congés payés)
- Présences (par exemple pour valider les heures de présence soumises par les étudiants salariés)
- Données de l’employé (par exemple : pour valider les modifications apportées à des informations dans le profil de l’employé)
Les validations par défaut s’appliquent à tous les employés de votre entreprise. Vous devez mettre en place un processus pour chaque domaine dans lequel les employés ont des droits de proposition, y compris les types d’absence individuels. Pour exclure des employés spécifiques de la validation par défaut, vous devez utiliser des ensembles de règles spéciaux.
Conditions préalables
- Pour configurer les validations, vous devez être administrateur.
- Les employés ne peuvent suggérer des modifications et déclencher une validation que s’ils disposent du droit d’accès « Proposer ». Suivez Paramètres > Rôles > Droits d’accès et activez le droit Proposer dans la section correspondante.
- Si aucune étape de validation n’est configurée alors qu’un droit de proposition est attribué, l’accès est converti en droit de modification. Tous les employés ayant ce rôle peuvent modifier les données sans contrôle. Pour plus de détails, consultez notre article Droits d’accès.
Configurer une validation par défaut
Une validation par défaut établit les étapes appliquées à tous les employés de votre entreprise. Pour configurer une validation par défaut, procédez comme suit :
- Suivez Paramètres > Automatisation > Validations.
- Dans les onglets du haut de la page, sélectionnez Heures travaillées, Données de l’employé ou un Type d’absence comme élément déclencheur.
- Dans la section par défaut, cliquez sur Ajouter une étape de validation.
- La première étape de la validation apparaît. Dans le menu déroulant, sélectionnez le premier utilisateur qui doit recevoir la demande de validation.
- Employé spécifique : sélectionnez l’utilisateur spécifique qui doit valider la demande.
- Employé ayant le rôle : tout employé ayant le rôle sélectionné peut valider la demande. Une fois qu’un employé ayant le rôle valide la demande, celle-ci disparaît pour tous les autres employés ayant même rôle.
- Responsable : le responsable de l’employé concerné (comme indiqué dans la vue de l’organigramme) doit valider la demande. Pour savoir comment ajouter plusieurs responsables, consultez la section Validations personnalisées.
- Responsable du responsable : le responsable du responsable de l’employé concerné doit contrôler la demande.
- Si vous le souhaitez (et selon vos besoins), vous pouvez ajouter jusqu’à cinq étapes de validation et approbateurs supplémentaires.
- Activez l’option « Activer la délégation » pour rediriger les demandes lorsque l’approbateur principal est absent. Dans ce cas, la demande est automatiquement envoyée au responsable de l’approbateur pour un contrôle.
- Cliquez sur Enregistrer. Répétez ces étapes afin de configurer une validation pour chaque domaine.
Lorsqu’un employé envoie une demande, la validation se déclenche, et les approbateurs reçoivent une tâche. Si cette option est activée dans leurs paramètres personnels, ils recevront également une notification par e-mail .
Les approbateurs doivent suivre les étapes dans l’ordre défini dans les paramètres. L’approbateur attribué à la première étape doit d’abord activer la demande. Une fois qu’il active la demande, les employés attribués à l’étape 2 reçoivent une notification. Découvrez comment Gérer les validations.
Conseil : pour notifier un responsable ou un membre ayant le rôle de l’absence d’un employé sans demander sa validation, créez un workflow automatisé à l’aide du modèle « Informer les responsables d’une absence ».
Ajouter une demande de justificatif à une validation d’absence
Dans certains cas, les employés peuvent devoir importer un justificatif pour leur absence. Cela n’est généralement nécessaire que lorsqu’une absence dépasse un nombre défini de jours consécutifs. Vous pouvez configurer des validations d’absence qui demandent automatiquement l’importation d’un justificatif.
Pour ajouter une demande de justificatif à une validation d’absence, procédez comme suit :
- Suivez Paramètres > Heures de travail et absences > Absence.
- Sélectionnez un type d’absence (par exemple : « Congé maladie »), puis cliquez sur l’icône crayon pour la modifier. Vous pouvez également Créer un type d’absence.
- Sous Justificatif et remplaçant, activez l’option Obligatoire à partir de à côté de « Justificatif ». Saisissez le nombre de jours pour lesquels un justificatif est requis. Par exemple, si vous saisissez « 3 », une demande de justificatif se déclenche le matin du troisième jour. Notez que les week-ends ne sont pas inclus dans le décompte.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Si la demande d’absence d’un employé dépasse la limite fixée, celui-ci reçoit une demande de justificatif. Les employés qui disposent des droits d’accès pour les Documents peuvent importer le justificatif dans l’onglet Absences de leur profil. Consultez Comment gérer et contrôler les demandes de validation d’absence.
Client de Personio basé en Allemagne : les employés qui bénéficient d’une assurance maladie obligatoire ou d’un autre type d’assurance (non privée) n’ont pas besoin d’importer manuellement un justificatif médical. Les justificatifs électroniques (eAU) sont automatiquement envoyés à leur assurance maladie. Vous pouvez les récupérer manuellement ou automatiquement avec l’intégration DATEV et vérifier leur statut sous la période d’absence correspondante.
Note : la validation d’un justificatif ne valide pas la demande d’absence et vice versa. Les deux actions doivent être effectuées séparément. Découvrez comment gérer et contrôler les demandes de validation.
Confirmer les droits d’accès pour les approbateurs
Une fois que vous avez configuré une validation, vérifiez que tous les approbateurs disposent des droits d’accès corrects. Les approbateurs doivent avoir accès à différents domaines en fonction du type de données qu’ils doivent contrôler. Pour vérifier les droits d’accès, procédez comme suit :
- Suivez Paramètres > Workflow > Validations. Indiquez le nom des approbateurs pour chaque processus.
- Suivez Employés > Liste des employés > Icône à trois points > Personnaliser les colonnes. Ajoutez l’attribut Rôles à votre vue et vérifiez quels rôles sont définis pour les approbateurs.
- Suivez Paramètres > Personnel > Rôles. Pour chaque rôle d’approbateur, vérifiez sous la section Droits d’accès qu’il a accès aux données qu’il doit valider.