Dans cet article, vous allez apprendre à exporter toutes les données et tous les documents de l’ entreprise qui sont stockés dans Personio.
Remarque
L'exportation des données et des documents est générée séparément. Vous recevrez une notification par e-mail lorsqu'ils seront tous les deux prêts. Cela peut prendre plusieurs jours.
Créer l'export au niveau de l'entreprise
Seuls les employés remplissant certains critères peuvent générer un exporter complet de toutes les données de l' entreprise stockées dans Personio. C'est pourquoi ils doivent :
- Être titulaire du compte.
- Avoir un rôle d'administrateur ou avoir des droits de modification sous Configuration du compte > Entreprise.
Pour exporter les données de l’entreprise, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Organisation > Entreprise.
- Cliquez sur Créer un nouvel export de données.
- Téléchargez le fichier au format .zip une fois l’ exporter terminé.
- Faites un clic droit sur le fichier .zip enregistré sur votre ordinateur.
- Cliquez sur Extraire tout... pour que l'assistant d'extraction démarre.
Commentaires
▶︎ La réalisation de l’ exporter peut prendre plusieurs jours, en fonction de la quantité de données stockées dans le compte. En règle générale, cela prend environ un jour.
▶︎ Vous êtes limité(e) à un seul export des données de l’ entreprise tous les six jours.
▶︎ Le fichier peut être télécharger pendant six jours à compter de la date d’ exporter. Après cette période, le fichier sera automatiquement supprimé et vous devrez en générer un nouveau.
Format du fichier
Les données de l’entreprise sont exportées dans au moins deux fichiers zip. Un fichier contient tous les documents et l’autre toutes les données sur les employés au format CSV.
- Documents : dans le fichier zip, un dossier contenant tous les documents classés par catégorie est créé pour chaque employé et chaque candidat.
- Données : les données que les personnes concernées fournissent activement et sciemment relèvent du droit à la portabilité des données. Ainsi, toutes les données personnelles que l’utilisateur fournit ou met à disposition, telles que les données du profil personnel (informations, salaire, documents, absences, heures travaillées, performance, onboarding, historique, etc.), sont incluses dans l’export.
Remarques
▶︎ Nous recommandons d'utiliser WinZip, WinRAR ou 7-Zip pour ouvrir correctement les fichiers zip.
▶︎ Les données et les documents des candidats anonymes ne sont pas inclus dans l’export, car ils ont déjà été supprimés de Personio au moment de la suppression des données personnelles. Pour plus d'informations, lisez notre article sur les options de protection des données dans la section Recrutement.