Conseil :
Si vous utilisez l' expérience de configuration, suivez ses étapes pour effectuer la configuration.
Cet article vous explique comment intégrer Personio au calendrier de votre entreprise via Cronofy, un sous-traitant de Personio.
Calendriers disponibles pour l’intégration
Personio peut être intégré aux trois calendriers suivants :
- Google Apps
- Microsoft Exchange (toutes les versions de 2010, 2013 et 2016)
- Microsoft Office 365 (toutes les versions de 2010, 2013 et 2016)
Vous pouvez désormais intégrer le calendrier de votre entreprise directement aux trois calendriers ci-dessus.
Conditions requises
Pour intégrer le calendrier de votre entreprise à Personio, vous devez disposer des rôles suivants :
- Administrateur de compte Personio : pour accepter Cronofy en tant que sous-traitant et pour donner à l’administrateur du calendrier de l’entreprise les droits d’accès sur la page des paramètres des calendriers.
- Administrateur du calendrier de l’entreprise : pour accéder à la page des paramètres des calendriers afin d’effectuer la configuration.
Pour en savoir plus sur la conformité et les normes de sécurité de l’intégration via Cronofy, consultez les questions fréquentes.
Administrateur Personio
Autoriser Cronofy
Le calendrier de Personio s'intègre avec le sous-traitant Cronofy B.V. Vous devez l'activer dans l'onglet Informations sur la protection des données des paramètres de Personio. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Support > Abonnement et facturation.
- Cliquez sur l'onglet Informations sur la protection des données. Sous Autres éléments du contrat, trouvez la liste des sous-traitants.
- Assurez-vous que la case à côté de Cronofy B.V. est cochée.
Permettre à l’administrateur du calendrier d’accéder aux paramètres d’intégration du calendrier
Vous devez donner à l'administrateur du calendrier de votre entreprise l'accès aux paramètres d'intégration du calendrier. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Rôles > Droits d’accès.
- Sélectionnez le rôle d'employé attribué à votre administrateur de calendrier ou créez un nouveau rôle.
- Faites défiler jusqu'à la section Configuration du compte et cliquez dessus.
- En regard de Calendriers et sous Modifier, sélectionnez Tout.
Administrateur du calendrier de l’entreprise
Connecter le calendrier de votre entreprise
Une fois que l'administrateur Personio a accepté Cronofy en tant que sous-traitant, suivez ces étapes pour connecter le calendrier de votre entreprise :
- Accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier.
- Choisissez l'un des calendriers suivants pour l'intégrer à Personio : Google Agenda, Office 365 (via l'API Graph), Office 365 (EWS) ou Microsoft Exchange.
- Dans la zone Planification des entretiens, vous avez la possibilité d'activer la case à cocher Afficher l'intitulé des événements privés des employés dans la section « Rechercher un créneau dans le calendrier » (facultatif).
- Cliquez sur Appliquer les modifications. Grâce à cette fonctionnalité, l'organisateur d'un entretien peut voir les détails des événements marqués comme privés dans les calendriers des employés qu'il souhaite inviter à l'entretien.
Synchroniser les employés et les salles
Lors de la synchronisation initiale de votre fournisseur de calendrier, tous les utilisateurs actuels et les salles de réunion sont authentifiés. Cette opération peut prendre quelques minutes. Pour vérifier si tous les employés et les salles ont été correctement synchronisés, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier.
Si des messages d'erreur s'affichent en cas d'échec de la synchronisation des employés, consultez les différentes erreurs et solutions dans notre article de dépannage sur l'intégration du calendrier d'entreprise.
Ajouter de nouveaux employés
Pour synchroniser à nouveau un employé individuel ou tous les employés dans Personio :
- Accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier. Le premier menu accordéon contient une liste des employés qui n’ont pas été synchronisés. Cliquez sur la flèche vers le bas pour dérouler le menu.
- Pour synchroniser un seul employé, cliquez sur l’icône en forme de boucle à droite de son nom.
- Pour synchroniser tous les employés, cliquez sur Synchroniser tous les employés en haut à droite du menu accordéon.
Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés au domaine de votre entreprise, ils sont automatiquement authentifiés dans Personio. En cas d’erreur de synchronisation, un message d’erreur s’affiche.
Il existe cinq statuts de synchronisation des employés :
| Statut | Détails | Infobulle affichée |
| Authentification | Le processus d’authentification a commencé. | Cela peut prendre un certain temps. Si le statut ne change pas, utilisez le bouton « Synchroniser tous les employés » pour relancer la synchronisation. |
| En attente |
L’authentification est en cours de vérification.
|
Le calendrier de l’employé est toujours en cours de synchronisation. Si le statut ne change pas, utilisez le bouton « Synchroniser tous les employés » pour relancer la synchronisation. |
| Authentifié | L’employé a été authentifié avec succès et son calendrier a été synchronisé. |
- |
| Non disponible |
L’authentification a échoué et le calendrier de l’employé ne peut pas être synchronisé. Si cette erreur apparaît, consultez notre article Dépannage : configuration de l’intégration du calendrier d’entreprise. |
Un message de Cronofy sera affiché. ou Le calendrier de l’employé n’a pas pu être synchronisé. Veuillez essayer de suivre l’article de dépannage. |
| Erreur |
Un problème est apparu après une authentification réussie. Contactez notre équipe du support via Aide dans votre compte Personio. |
Une erreur est survenue. Veuillez contacter le service clientèle. |
Ajouter de nouvelles salles
Si vous utilisez la fonction de recrutement de Personio, vous pouvez ajouter des salles de réunion afin d’organiser des entretiens. Une icône d’information confirme que les salles de réunion ont été synchronisées. Si vous ajoutez de nouvelles salles au domaine de votre entreprise, vous devez les synchroniser avec Personio manuellement.
Pour ce faire, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier, puis cliquez sur Synchroniser toutes les salles.
Conseil
Pour en savoir plus et consulter la FAQ, lisez le guide de Cronofy sur la connexion des calendriers d’entreprise.