Configurer l’intégration du calendrier de votre entreprise

 

Cet article vous explique comment intégrer Personio au calendrier de votre entreprise via Cronofy, un sous-traitant de Personio. Vous y découvrirez les avantages de l’intégration d’un calendrier ainsi que les conditions requises et la configuration.

 

Informations importantes pour réussir l’intégration

 

Fonctionnalités

L’intégration du calendrier avec Cronofy offre différentes fonctionnalités en fonction du domaine.

Domaine Fonctionnalité
Gestion des RH

Toutes les absences entrées dans Personio sont automatiquement ajoutées au calendrier de votre entreprise. Pour en savoir plus sur l’intégration du calendrier pour les absences, cliquez ici.

Recrutement
  • Vous pouvez synchroniser avec Personio les calendriers de vos employés et ceux des salles de réunion afin de voir directement dans le calendrier la disponibilité des participants à l’entretien pendant que vous l’organisez. Pour en savoir plus sur l’organisation d’entretiens à l’aide du calendrier intégré, cliquez ici.
  • Vous pouvez configurer votre disponibilité pour les entretiens et envoyer des liens de planification intelligente aux candidats pour qu’ils puissent choisir parmi les créneaux disponibles. Pour en savoir plus sur la planification intelligente des entretiens, cliquez ici
  • Vous pouvez également intégrer à Personio des fournisseurs de solutions de vidéoconférence (tels que Microsoft Teams et Zoom) afin de créer les liens des entretiens vidéo directement dans Personio. Pour découvrir comment organiser des entretiens à l’aide du calendrier intégré, cliquez ici.

 

Calendriers disponibles pour l’intégration

À l’heure actuelle, Personio peut être intégré aux trois calendriers suivants :

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Exchange

 

Conditions requises

Pour intégrer le calendrier de votre entreprise à Personio, vous devez disposer des rôles suivants :

  • Administrateur de compte Personio
  • Administrateur du calendrier de l’entreprise
  • Administrateur informatique (facultatif)

 

Étape 1 : Accepter Cronofy en tant que sous-traitant

L’intégration du calendrier de Personio intègre le logiciel du sous-traitant Cronofy B.V. Avant de pouvoir activer l’intégration de Personio avec le calendrier de votre entreprise, vous devez accepter le traitement par Cronofy des données requises pour que ces services soient fournis. Si vous ne souhaitez pas que ces données soient traitées, vous pouvez indiquer que vous ne voulez pas utiliser ces fonctionnalités.

Pour accepter l’accord sur le traitement des données, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > SUPPORT > Abonnement et facturation.
  2. Sélectionnez l’onglet Accord sur le traitement des données.
  3. Sous Autres éléments du contrat > Sous-traitants, cochez la case en regard de Cronofy B.V. 

Settings-Plan_Billing-DPA-Cronofy_fr.png

Pour en savoir plus sur la conformité et les normes de sécurité de l’intégration via Cronofy, lisez notre article Confidentialité des données et conformité chez Cronofy.

 

Étape 2 : Activer l’intégration de Personio au calendrier de votre entreprise

Pour intégrer Personio à l’un des calendriers d’entreprise disponibles, procédez comme suit :

  1. Dans Personio, accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Calendriers > Intégration du calendrier.
  2. Facultatif : Dans la zone Planification des entretiens, cochez la case Afficher les détails des évènements privés pour permettre à l’employé qui organise un entretien de voir les détails des calendriers des employés qu’il souhaite inviter à l’entretien.
  3. Cliquez ensuite sur Activer les intégrations.

Remarque : pour pouvoir activer les intégrations, vous devez accepter Cronofy comme sous-traitant des données (comme décrit à l’Étape 1).

Settings-Calendars-Calendar-Integration_fr.png

 

Étape 3 : Connecter le calendrier de votre entreprise

Une fois que vous avez cliqué sur Activer les intégrations, vous pouvez choisir le calendrier à intégrer à Personio parmi les options suivantes : Google Agenda, Office 365 et Microsoft Exchange.

 

Google Agenda

  1. Après avoir cliqué sur Activer les intégrations, sélectionnez Google.
  2. Installez l’application Cronofy sur votre domaine GSuite. Vous pouvez télécharger l’application ici.
  3. Authentifiez-vous avec vos identifiants Google Admin.
  4. Cochez la case pour confirmer que vous avez installé l’application Cronofy sur votre domaine Google Workspace.
  5. Cochez la case pour accepter les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Cronofy.
  6. Cliquez sur Connecter au domaine Google Workspace

calendar-integration-google-link_fr.png

Pour en savoir plus sur la connexion du calendrier de votre entreprise à GSuite, veuillez consulter la documentation de Cronofy

 

Office 365

  1. Dans Office 365, créez un compte de service qui sera utilisé pour emprunter l’identité des salles ou des utilisateurs lors de la gestion des événements.
  2. Attribuez le rôle d’emprunt d’identité au compte de service que vous venez de créer. Pour que les évènements puissent être créés directement dans le calendrier de l’utilisateur, le rôle d’emprunt d’identité a besoin d’un accès complet au calendrier de l’utilisateur.
  3. Dans Personio, après avoir suivi les étapes d’activation de l’intégration, sélectionnez Office 365.
  4. Cochez la case pour accepter les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Cronofy
  5. Cliquez sur Connecter un compte Office 365.
  6. Saisissez l’adresse e-mail de votre compte de service Office 365.
  7. Saisissez le mot de passe.

calendar-integration-office365-link_fr.png

Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article du centre d’aide de Cronofy Enterprise Connect for Exchange and Office 365 (en anglais).

 

Microsoft Exchange

  1. Dans Office 365, créez un compte de service qui sera utilisé pour emprunter l’identité des salles ou des utilisateurs lors de la gestion des événements.
  2. Attribuez le rôle d’emprunt d’identité au compte de service que vous venez de créer. Pour que les évènements puissent être créés directement dans le calendrier de l’utilisateur, le rôle d’emprunt d’identité a besoin d’un accès complet au calendrier de l’utilisateur.
  3. Dans Personio, après avoir suivi les étapes d’activation de l’intégration, sélectionnez Exchange.
  4. Saisissez l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte de service.
  5. Saisissez l’adresse e-mail que vous utiliserez pour l’emprunt d’identité (une autre adresse e-mail du même domaine, à laquelle le compte de service peut accéder via le rôle d’emprunt d’identité).
  6. Cliquez sur Connecter un compte Exchange.

calendar-integration-exchange-link_fr.png

Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article du centre d’aide de Cronofy Enterprise Connect for Exchange and Office 365 (en anglais).

 

Synchroniser les employés et les salles

Lors de la synchronisation initiale avec le fournisseur de calendrier, tous les utilisateurs et toutes les salles de réunion sont authentifiés. Cette opération peut prendre quelques minutes. Pour savoir si tous les employés et toutes les salles ont été synchronisés, accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Calendriers > Intégration du calendrier.

Remarque : si un message indique que la synchronisation des employés a échoué, consultez les conditions requises pour la synchronisation des employés. Si un autre message d’erreur s’affiche, consultez les différentes erreurs et solutions relatives à l’intégration du calendrier de l’entreprise ici.

 

Conditions requises pour la synchronisation des employés

Les conditions suivantes doivent être remplies pour que les employés soient synchronisés avec le calendrier de l’entreprise et Personio :

Condition requise Exemple
L’adresse e-mail de l’utilisateur doit déjà exister sur le domaine authentifié.

L’entreprise XY a intégré ses calendriers sur le domaine de l’entreprise XY.com. Tous les utilisateurs XY ayant une adresse e-mail @xy.com sont donc automatiquement authentifiés. En revanche, un agent de recrutement externe ayant une adresse e-mail @hiringhelp.com n’est pas validé.

L’employé doit exister dans le calendrier de l’entreprise ou avoir une adresse e-mail de l’entreprise. Si un nouvel utilisateur est ajouté à Personio avant que son compte n’ait été créé dans l’application de calendrier, un message d’erreur s’affiche. Dans ce cas, l’employé doit être de nouveau synchronisé après avoir été ajouté au domaine de l’entreprise. Consultez Ajouter de nouveaux employés.

 

Ajouter de nouveaux employés

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés au domaine de votre entreprise, ils sont automatiquement authentifiés dans Personio. En cas d’erreur de synchronisation, un message d’erreur s’affiche.

Pour synchroniser de nouveau un employé dans Personio, accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Calendriers > Intégration du calendrier et cliquez sur Synchroniser les employés.

calendar-integration-employees_fr.png

 

Ajouter de nouvelles salles

Si vous utilisez la fonction de recrutement de Personio, vous pouvez facilement ajouter des salles de réunion afin d’organiser des entretiens. Une icône d’information confirme que les salles de réunion ont été synchronisées. Si vous ajoutez de nouvelles salles au domaine de votre entreprise, vous devez les synchroniser avec Personio manuellement.

Pour synchroniser de nouvelles salles, accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Calendriers > Intégration du calendrier et cliquez sur Synchroniser les salles.

Pour en savoir plus et consulter la FAQ, lisez le guide de Cronofy sur la connexion des calendriers d’entreprise.

 

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