Configurer l’intégration du calendrier de votre entreprise

Cet article vous explique comment intégrer Personio au calendrier de votre entreprise via Cronofy, un sous-traitant de Personio. Vous y découvrirez les avantages de l’intégration d’un calendrier ainsi que le processus de configuration et les conditions requises. 

 

Informations importantes pour réussir l’intégration

 

Fonctionnalités

L’intégration du calendrier avec Cronofy offre différentes fonctionnalités en fonction du domaine.

Domaine Fonctionnalité
Gestion des RH

Toutes les absences entrées dans Personio sont automatiquement ajoutées au calendrier de votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre article sur l’intégration du calendrier pour les absences.

Recrutement
  • Vous pouvez synchroniser les calendriers des employés et ceux des salles de réunion avec Personio. Vous pouvez ainsi voir directement dans le calendrier la disponibilité des participants à l’entretien pendant que vous l’organisez. Consultez notre article sur l’organisation d’entretiens à l’aide du calendrier intégré pour plus d'informations.
  • Vous pouvez configurer votre disponibilité pour les entretiens et envoyer des liens de planification intelligente afin que les candidats puissent choisir parmi les créneaux disponibles. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la planification intelligente des entretiens.
  • Vous pouvez également intégrer à Personio des solutions de vidéoconférence (telles que Microsoft Teams et Zoom) afin de créer les liens des entretiens vidéo directement dans Personio. Consultez notre article sur comment organiser des entretiens à l’aide du calendrier intégré.

Remarque
Lorsque vous activez l’intégration du calendrier, toutes les périodes d’absence demandées et les rendez-vous pour des entretiens créés dans la section Recrutement apparaîtront dans le calendrier externe de votre entreprise. Ils ne peuvent pas être activés séparément.

 

Calendriers disponibles pour l’intégration

À l’heure actuelle, Personio peut être intégré aux trois calendriers suivants :

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365 (toutes les versions de 2010, 2013 et 2016)
  • Microsoft Exchange (toutes les versions de 2010, 2013 et 2016)

 

Conditions requises

Pour intégrer le calendrier de votre entreprise à Personio, vous devez disposer des rôles suivants :

  • Administrateur de compte Personio : pour accepter Cronofy en tant que sous-traitant et pour donner à l’administrateur du calendrier de l’entreprise les droits d’accès sur la page des paramètres des calendriers.
  • Administrateur du calendrier de l’entreprise : pour accéder à la page des paramètres des calendriers afin d’effectuer la configuration.

 

Étape 1 : Vérifier si la case Cronofy est cochée

L’intégration du calendrier de Personio intègre le logiciel du sous-traitant Cronofy B.V. Pour activer l’intégration de Personio avec le calendrier de votre entreprise, la case Cronofy doit être cochée dans l’onglet Accord sur le traitement des données, sous Paramètres > Support > Abonnement et facturation. Pour en savoir plus sur la conformité et les normes de sécurité de l’intégration via Cronofy, consultez les questions fréquentes.

 

Étape 2 : Connecter le calendrier de votre entreprise

Une fois que vous avez accepté Cronofy en tant que sous-traitant, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier et choisissez parmi les calendriers suivants celui que vous souhaitez intégrer à Personio : Google Agenda, Office 365 (via l’API Graph), Office 365 (EWS) ou Microsoft Exchange.

Note
Vous devez donner à votre administrateur de calendrier d’entreprise l’accès aux paramètres d’intégration de calendrier sous Droits d’accès > Configuration de compte > Calendriers.

Google Agenda

  1. Cliquez sur Connecter Google Agenda.
  2. Installez l’application Cronofy Google Workspace sur votre domaine GSuite. Vous pouvez télécharger l’application ici.
  3. Cochez la case pour confirmer que vous avez installé l’application Cronofy sur votre domaine Google Workspace.
  4. Cochez la case pour accepter les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Cronofy.
  5. Cliquez sur Connecter au domaine Google Workspace
  6. Authentifiez-vous avec vos identifiants Google Admin.

Pour en savoir plus sur la connexion du calendrier de votre entreprise à GSuite, veuillez consulter la documentation de Cronofy

Office 365 (via l’API Graph)

Pour Office 365, il existe deux options pour configurer l’intégration : via l’API Graph et via EWS. Personio vous recommande d’utiliser l’API Graph. Pour en savoir plus sur les différences entre ces intégrations, consultez l’article Quelles sont les différences entre EWS et l’API Graph ?.

  1. Cliquez sur Connecter Office 365.
  2. Cochez la case pour accepter les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Cronofy. 
  3. Cliquez sur Connecter un compte Office 365.
  4. Authentifiez-vous avec les identifiants d’administrateur Office 365.

Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article du centre d’aide de Cronofy Enterprise Connect for Exchange and Office 365 (Graph API) (en anglais).

Office 365 (EWS)

Pour Office 365, il existe deux options pour configurer l’intégration : via l’API Graph et via EWS. Personio vous recommande d’utiliser l’API Graph. Pour en savoir plus sur les différences entre ces intégrations, consultez l’article Quelles sont les différences entre EWS et l’API Graph ?.

1. Créer un compte de service (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Pour vous connecter à Office 365 via EWS (Exchange Web Services), vous devez commencer par créer un compte de service dans Office 365, qui sera utilisé pour emprunter l’identité des salles ou des utilisateurs lors de la gestion des évènements. Pour découvrir comment configurer un compte de service, cliquez ici.

Remarques
▶︎ Une boîte mail non partagée doit être affectée au compte de service.
▶︎ Une licence (entièrement payée) doit être affectée au compte de service.

 

2. Attribuer le rôle d’emprunt d’identité au compte de service (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Une fois le compte de service créé, vous devez lui attribuer le rôle d’emprunt d’identité. Ainsi, les évènements peuvent être créés directement dans le calendrier de l’utilisateur. Pour découvrir comment configurer l’emprunt d’identité d’application, cliquez ici.

Remarques
▶︎ Le rôle d’emprunt d’identité nécessite un accès complet aux calendriers du domaine.
▶︎ Ce rôle doit être attribué au compte de service.

 

3. Tester la configuration (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Pour confirmer que les identifiants et la connectivité nécessaires à l’intégration sont corrects et disponibles, testez la configuration avant de connecter Office 365. Pour découvrir comment tester la configuration, cliquez ici.

 

4. Connecter Office 365 (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Une fois que le compte de service a été créé et que le rôle d’emprunt d’identité lui est attribué, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier, puis procédez comme suit pour connecter le calendrier :

  1. Cliquez sur Connecter Office 365.
  2. Cochez la case pour accepter les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Cronofy. 
  3. Cliquez sur Connecter un compte Exchange.
  4. Authentifiez-vous à l’aide de l’adresse e-mail du compte de service et du mot de passe du compte de service.

Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article du centre d’aide de Cronofy Enterprise Connect for Exchange and Office 365 (en anglais).

Microsoft Exchange

1. Créer un compte de service (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Pour vous connecter à Microsoft Exchange, vous devez commencer par créer un compte de service dans Office 365, qui sera utilisé pour emprunter l’identité des salles ou des utilisateurs lors de la gestion des évènements. Pour découvrir comment configurer un compte de service, cliquez ici.

Remarques
▶︎ Une boîte mail non partagée doit être affectée au compte de service.
▶︎ Une licence (entièrement payée) doit être affectée au compte de service.

 

2. Attribuer le rôle d’emprunt d’identité au compte de service (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Une fois le compte de service créé, vous devez lui attribuer le rôle d’emprunt d’identité. Ainsi, les évènements peuvent être créés directement dans le calendrier de l’utilisateur. Pour découvrir comment configurer l’emprunt d’identité d’application, cliquez ici.

Remarques
▶︎ Le rôle d’emprunt d’identité nécessite un accès complet aux calendriers du domaine.
▶︎ Ce rôle doit être attribué au compte de service.

 

3. Tester la configuration (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Pour confirmer que les identifiants et la connectivité nécessaires à l’intégration sont corrects et disponibles, testez la configuration avant de connecter Microsoft Exchange. Pour découvrir comment tester la configuration, cliquez ici.

 

4. Connecter Microsoft Exchange (administrateur du calendrier de l’entreprise)

Une fois que le compte de service a été créé et que le rôle d’emprunt d’identité lui est attribué, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier, puis procédez comme suit pour connecter le calendrier :

  1. Cliquez sur Connecter Exchange.
  2. Saisissez l’adresse e-mail du compte de service et le mot de passe du compte de service.
  3. Saisissez l’adresse e-mail que vous utiliserez pour l’emprunt d’identité (une autre adresse e-mail du même domaine, à laquelle le compte de service peut accéder via le rôle d’emprunt d’identité).
  4. Cochez la case pour accepter les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Cronofy. 
  5. Cliquez sur Connecter un compte Exchange.

Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article du centre d’aide de Cronofy Enterprise Connect for Exchange and Office 365 (en anglais).

 

Étape 3 : Finaliser les paramètres

Dans la zone Planification des entretiens, vous pouvez cocher la case Afficher les titres des évènements privés des employés sur la fonction « Trouver un horaire dans le calendrier » (facultatif) pour permettre à l’organisateur d’un entretien de voir les informations des évènements marqués comme privés sur les calendriers des employés qu’il souhaite inviter à l’entretien.

Pour en savoir plus sur la gestion de la confidentialité des données et de la conformité au RGPD, consultez les questions fréquentes.

 

Synchroniser les employés et les salles

Lors de la synchronisation initiale avec le fournisseur de calendrier, tous les utilisateurs et toutes les salles de réunion sont authentifiés. Cette opération peut prendre quelques minutes. Pour vérifier si tous les employés et les salles ont été correctement synchronisés, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier.

Remarque 
Si un message indique que la synchronisation des employés a échoué, consultez les conditions requises pour la synchronisation des employés. Si un autre message d’erreur s’affiche, consultez notre article sur les différentes erreurs et solutions relatives à l’intégration du calendrier de l’entreprise.

 

Conditions requises pour la synchronisation des employés

Les conditions suivantes doivent être remplies pour que les employés soient synchronisés avec le calendrier de l’entreprise et Personio :

Condition requise Exemple
L’adresse e-mail de l’utilisateur doit déjà exister sur le domaine authentifié.

L’entreprise XY a intégré ses calendriers sur son domaine d’entreprise XY.com. Tous les utilisateurs XY ayant une adresse e-mail @xy.com sont donc automatiquement authentifiés. En revanche, un agent de recrutement externe ayant une adresse e-mail @hiringhelp.com n’est pas validé.

L’employé doit exister dans le calendrier de l’entreprise ou avoir une adresse e-mail de l’entreprise. Si un nouvel utilisateur est ajouté à Personio avant que son compte n’ait été créé dans l’application de calendrier, un message d’erreur s’affiche. Dans ce cas, l’employé doit être de nouveau synchronisé après avoir été ajouté au domaine de l’entreprise. Consultez Ajouter de nouveaux employés.

 

Ajouter de nouveaux employés

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés au domaine de votre entreprise, ils sont automatiquement authentifiés dans Personio. En cas d’erreur de synchronisation, un message d’erreur s’affiche.

Pour synchroniser à nouveau un employé dans Personio, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier, puis cliquez sur Synchroniser tous les employés.

Il existe 4 statuts de synchronisation des employés :

  • Authentification : le processus d’authentification a démarré.
  • En attente : l’authentification est en cours de vérification.
  • Authentifié : l’employé a été authentifié et son calendrier a été synchronisé.
  • Indisponible : l’authentification a échoué et le calendrier de l’employé ne peut pas être synchronisé. Si ce message d’erreur apparaît, consultez notre article sur la résolution de problèmes liés à la configuration de l’intégration du calendrier de l’entreprise.
  • Erreur : un problème est survenu après une autorisation réussie. Veuillez contacter notre service du support via Aide > Support et mises à jour > Trouver des réponses.

 

Ajouter de nouvelles salles

Si vous utilisez la fonction de recrutement de Personio, vous pouvez facilement ajouter des salles de réunion afin d’organiser des entretiens. Une icône d’information confirme que les salles de réunion ont été synchronisées. Si vous ajoutez de nouvelles salles au domaine de votre entreprise, vous devez les synchroniser avec Personio manuellement.

Pour synchroniser de nouvelles salles, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier, puis cliquez sur Synchroniser toutes les salles.

Conseil
Pour en savoir plus et consulter la FAQ, lisez le guide de Cronofy sur la connexion des calendriers d’entreprise.

 

Questions fréquentes

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées sur l’intégration du calendrier et, en particulier, la gestion de la confidentialité des données et de la conformité au RGPD.

Qu’est-ce que Cronofy ?
Cronofy B.V. (Apollolaan 151, Amsterdam, 1077 AR, Pays-Bas) est un sous-traitant de Personio qui offre un service de synchronisation des calendriers. Le service de synchronisation des calendriers de Cronofy vous permet d’intégrer le calendrier de votre entreprise à Personio.
À quelles données donnez-vous accès ?
Cronofy aura accès à tous les calendriers, toutes les entrées et tous les contenus. Cela inclut notamment les adresses e-mail, les entrées des calendriers et le contenu, ainsi que l’objet, le lieu, l’heure et le contenu des invitations de calendrier créées par les employés via Personio.

Conseils
▶︎
S’il est possible que les employés incluent des informations confidentielles ou privées dans leurs calendriers personnels (ou dans le cas où cela est explicitement autorisé), nous vous recommandons de les informer qu’après l’activation de l’intégration du calendrier, des tiers et, en fonction des paramètres, certains employés de votre entreprise auront accès à l’ensemble du contenu des calendriers.
▶︎
Nous vous recommandons en outre d’éviter d’inclure des informations ou des rendez-vous confidentiels ou privés dans vos calendriers. Il ne s’agit que d’une recommandation et ne constitue pas un conseil juridique.

Conformité au RGPD
La société Cronofy Amsterdam est basée dans l’Union européenne et traite les données exclusivement sur des serveurs situés en Allemagne. Elle est certifiée ISO 27001 et dispose d’un rapport SOC2. Pour en savoir plus sur la conformité et la sécurité chez Cronofy, vous pouvez consulter la documentation de Cronofy sur la confidentialité et la sécurité.
Accord sur le traitement des données (DPA)
La société Cronofy étant un sous-traitant de Personio, il n’est pas nécessaire de conclure un DPA distinct avec elle. Vous pouvez utiliser ses services dans le cadre du DPA de Personio tant que vous acceptez Cronofy B.V. comme sous-traitant de Personio. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Support > Abonnement et facturation > Accord sur le traitement des données. Sous Autres éléments du contrat > Sous-traitants, cochez la case en regard de Cronofy B.V.

Remarque : si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités de Cronofy, les données requises pour que ces services soient fournis seront traitées par le sous-traitant Cronofy B.V. Si vous ne souhaitez pas que ces données soient traitées, vous pouvez indiquer que vous ne voulez pas utiliser ces fonctionnalités.

Puis-je restreindre ou limiter l’accès de Cronofy à mes données (à l’aide de l’API Graph) ?
Pour pouvoir créer des évènements, Cronofy a besoin d’un accès complet à vos données. Toutefois, l’API Graph a moins d’autorisations et accède uniquement aux données de calendrier. Vous pouvez limiter davantage l’accès à certains groupes d’utilisateurs en suivant cette documentation.
Puis-je restreindre ou limiter l’accès de Cronofy à mes données (à l’aide du compte de service) ?
Pour pouvoir créer des évènements, Cronofy a besoin de l’accès en écriture sur vos données. Cependant, vous pouvez :
Pourquoi l’accès libre/occupé n’est-il pas suffisant ?
Si vous utilisez un accès libre/occupé, Personio ne peut pas créer d’évènements directement dans vos calendriers. Comme il s’agit de la fonctionnalité principale (la création d’entretiens comme évènements et la création d’absences directement dans Outlook), nous avons besoin d’un accès complet et ne pouvons donc pas restreindre l’accès à un accès libre/occupé. Consultez notre article sur les niveaux d’accès pour en savoir plus.
Les configurations hybrides sont-elles prises en charge ?
Comme il n’est possible de connecter qu’un seul compte de service avec Personio, les configurations hybrides ne sont généralement pas prises en charge. Si votre entreprise dispose de boîtes électroniques dans un environnement hybride (en partie sur Office 365 et le reste sur un serveur Exchange sur site), l’intégration avec Personio n’est pas possible, car cette configuration hybride nécessiterait la connexion de plusieurs comptes de service.
Comment les périodes d’absence sont-elles affichées dans les calendriers ?
Toutes les périodes d’absence sont affichées par défaut comme Absent. Toutes les entrées du calendrier sont affichées comme Privé. Le nom de la période d’absence n’est jamais affiché, car cette information n’est pas transférée à Cronofy. Seules la date et l’heure de début et de fin d’une absence sont envoyées à Cronofy.

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