Pourquoi l’import ne fonctionne pas

 

Cet article explique différents messages d’erreur qui peuvent s’afficher dans Personio lorsqu’un import de données n’a pas pu être réalisé. Vous y trouverez les causes possibles des erreurs ainsi que des suggestions pour les corriger.

Les types d’import suivants sont abordés : Import des employés, Import des salaires et Import des périodes d’absence.

 

1. Import des données des employés

Erreurs lors de l’affectation des attributs et des colonnes

Erreur : lors de l’import, un attribut/titre de colonne qui vient d’être créé dans le fichier Excel, p. ex. Détails de l’adresse, ne peut pas être sélectionné dans Personio.

imports-employee-bulk-import-attribute-mapping_fr.png

Cause : le fichier Excel sélectionné contient des attributs/titres de colonne qui n’ont pas encore été créés dans Personio.

Solution : commencez par accéder à Paramètres > Informations des employés et créez toutes les sections et les attributs correspondants, conformément aux données qui se trouvent dans le tableau Excel. Pour en savoir plus sur la gestion des sections et des attributs, consultez cet article.

Une fois cette étape effectuée, vous pourrez affecter tous les attributs aux colonnes prédéfinies.

imports-employee-bulk-import-attributes-matching_fr.png

 

Message d’erreur : « Chaque attribut ne peut être affecté qu’à une seule colonne de votre fichier importé. Vous avez affecté l’attribut "Prénom" plusieurs fois. Veuillez corriger le problème et réessayer. »

imports-employee-bulk-import-attribute-mapped-twice_fr.png

Cause : à l’étape 2 du processus d’import (Configurer les colonnes), certains attributs ont été affectés plusieurs fois.

Solution : lorsque vous affectez des attributs, vérifiez que chaque attribut n’est affecté qu’une seule fois. Les attributs du fichier Excel (à gauche) doivent correspondre aux bons attributs dans Personio (à droite).

 

Erreurs dans le fichier importé

Si un fichier import comporte des erreurs, l’importation est abandonnée et un fichier de révision peut être téléchargé.

imports-employee-bulk-import-error-downoad-revision_fr.png

Dans le fichier de révision, les erreurs sont signalées en rouge et des informations sur la valeur attendue par Personio sont fournies. Ces informations sont affichées dans la langue que vous utilisez. 

Import-Error-Validated-detail_fr.png

Le fichier de révision a exactement la même structure que le fichier import original. Vous pouvez donc corriger les erreurs directement dans le fichier de révision et le réimporter ensuite. 

Pour ce faire, commencez par sélectionner le fichier de révision pour votre import. 

 

Exemple 1 : type d’attribut Liste des options ou Tags

settings-employee-information-attribute-list-of-options_fr.png
Cause : dans Personio, l’attribut « Contact d'urgence » a été créé dans l’exemple ci-dessus avec le type Liste des options et les restrictions/options de sélection suivantes : « Disponible », « Non disponible » et « Seront communiquées ultérieurement ».

Cependant, dans le fichier import, la colonne « Coordonnées de la personne à prévenir en cas d’urgence » contient des valeurs qui ne respectent pas ces restrictions. Les données ne peuvent donc pas être importées.

Import-Attributs-Listofoption_fr.png
Solution :
vérifiez que les données de votre fichier Excel correspondent aux options dans Personio, condition sine qua non pour que les données soient importées.

Import-Attributs-Listofoption2_fr.png

Remarque : même pour certains attributs système (qui sont prédéfinis dans Personio comme liste de sélection), vous devez spécifier la valeur dans le modèle Excel. L’attribut système Statut en est un exemple. Vous trouverez une présentation des options possibles pour ces attributs dans la section Téléchargements des modèles d’importation des données des employés.

 

Exemple 2 : boucle hiérarchique

Import-Attribut-Supervisor_fr.png
Cause : dans le fichier Excel, un employé est désigné comme son propre superviseur, ou deux employés sont désignés comme superviseurs mutuels.

Solution : vérifiez que dans la colonne « Superviseur », l’adresse e-mail n’est pas celle de l’employé en question. Assurez-vous également que deux employés ne sont pas désignés comme le superviseur l’un de l’autre. Si un employé n’a pas de superviseur, par exemple s’il est le PDG, laissez ce champ vide.

Import-Attribut-Supervisor1_fr.png

 

Format du nom de l’attribut incorrect dans votre fichier

Erreur : Personio ne reconnaît pas l’attribut dans votre fichier Excel lors de l’import (voir anniversaire des 20 ans d'ancienneté).

import-date-error_fr.png

Cause : le nom de l’attribut dans votre fichier n’utilise pas le format « Par défaut ».

Solution : définissez le format du nom de l’attribut dans votre fichier Excel sur « Par défaut ». Personio reconnaît ensuite l’attribut automatiquement.

 

Désactivation des administrateurs

Erreur : le dernier administrateur actif n’a pas été mis à jour.

imports-employee-bulk-import-admin-error_fr.png

Cause : dans le fichier import, le statut du dernier administrateur est défini sur Inactif.

Solution : veillez à ce qu’il y ait toujours un administrateur actif dans le compte. Téléchargez le fichier de révision, corrigez l’erreur et réessayez d’importer les données.

 

Import des données de salaire

Incohérences entre Personio et le fichier import

Message d’erreur : « Employés introuvables »

Import-Salary-Email_fr.png

Cause : avec les imports, l’adresse e-mail sert généralement d’identifiant unique qui est nécessaire pour identifier les profils des employés et pour attribuer correctement les données. Si le message ci-dessus s’affiche, votre fichier Excel contient des adresses e-mail introuvables dans Personio. Cela peut être dû à des erreurs de saisie ou à des fautes d’orthographe, ou car le profil de l’employé n’existe pas.

Solution : vérifiez que les adresses e-mail sont correctes aussi bien dans Personio que dans le fichier Excel. Assurez-vous également que tous les employés dont vous voulez importer les salaires se trouvent dans le système.

 

Erreur : lors de l’attribution des colonnes, aucune compensation récurrente n’est trouvée.

Import-Salary-Additionalcompensation_fr.png

Cause : la liste des salaires Import des compensations récurrentes est importée, mais les types de compensation récurrente qui sont requis n’ont pas tous été créés dans Personio avant l’import.

Solution : avant de procéder à l’import, accédez à Paramètres > Salaire et paie > Types de compensation récurrente et créez tous les types de compensation récurrente qui sont versés aux employés à intervalles réguliers. Pour découvrir comment ajouter des types de compensation récurrente dans Personio, consultez cet article.

 

Message d’erreur : « Lignes sans salaire/prime saisi »

Import-Salary-Bonus_fr.png

Cause : la liste des salaires Import des bonus personnalisés est importée, mais le bonus personnalisé n’a pas été activé dans le profil de l’employé avant l’import.

Solution : avant d’importer le modèle Import des bonus personnalisés, le bonus personnalisé doit être activé dans le profil de l’employé. Pour découvrir comment procéder, cliquez ici.

 

Erreurs de saisie des heures hebdomadaires

Erreur : les heures hebdomadaires qui sont enregistrées dans Personio sont automatiquement remplacées par le nombre d’heures hebdomadaires des horaires de travail complets.

Heures hebdomadaires enregistrées à l’origine :

Import-Salary-Weeklyhours_fr.png

Fichier Excel importé :

Import-Salary-Weeklyhours1_fr.png

Informations dans le profil de l’employé après l’import :

employee-profile-weekly-hours_fr.png

Cause : lorsque vous avez configuré un nouvel employé, vous avez également saisi ses heures de travail (heures hebdomadaires) dans le profil de l’employé. Lors d’une deuxième étape, vous avez importé la liste Excel Import de l’historique des salaires, mais vous avez laissé la colonne Heures hebdomadaires vierge. Attention, car c’est exactement là où se situe le problème.

Comme il manque des heures hebdomadaires dans le fichier Excel, Personio remplace automatiquement les heures hebdomadaires de tous les employés concernés par l’import par les heures hebdomadaires complètes qui ont été enregistrées sous Paramètres > Départements et équipes > Départements :

Important : si vous corrigez ensuite manuellement les heures hebdomadaires dans le profil de l’employé, son salaire sera également automatiquement réduit au prorata !

Solution : saisissez les heures hebdomadaires des employés dans le fichier Excel que vous utilisez pour importer les salaires. Les heures doivent correspondre à celles enregistrées dans le profil de l’employé dans Personio. Si c’est le cas, les heures hebdomadaires et les salaires fixes seront corrects dans Personio.

 

3. Import des absences

Erreurs dans le fichier importé

Erreur : les absences qui se trouvent dans le fichier Excel ne sont pas toutes importées.

Fichier Excel importé :

Import-Absenceperiod-Email_fr.png

Aperçu de l’import :

Import-Absenceperiod-Email1_fr.png

Cause : certaines périodes d’absence qui se trouvent dans le fichier Excel ne sont pas associées à l’adresse e-mail qui est requise pour attribuer les données au bon profil de l’employé. Personio importe uniquement les absences pour lesquelles une adresse e-mail a été attribuée.

Solution : ajoutez dans votre fichier Excel l’adresse e-mail de l’employé correspondant à l’absence manquante. Toutes les périodes et tous les types d’absence s’afficheront alors ainsi :

Import-Absenceperiod-Email2_fr.png

Aperçu de l’import :
Import-Absenceperiod-Email3_fr.png

 

Incohérence entre Personio et le fichier import

Message d’erreur : « Types d’absence introuvables »

Import-Absenceperiod-Name_fr.png

Cause : ce message d’erreur peut avoir deux causes.

  1. Première cause possible : le nom du type d’absence dans le fichier Excel (p. ex. congé spécial) est différent du nom du type d’absence dans Personio.
  2. Deuxième cause possible : les types d’absence requis n’ont pas été créés dans Personio avant la tentative d’import.

Solution :

  1. Donnez le même nom aux types d’absence dans Excel et dans Personio. Vérifiez également les espaces, car des espaces manquants ou en double peuvent également entraîner des erreurs.
  2. Assurez-vous que tous les types d’absence qui existent dans votre entreprise ont été configurés dans Personio avant d’importer le fichier Excel. Pour découvrir comment ajouter des types d’absence dans Personio, cliquez ici.

 

Un remplaçant est requis pour l’absence

Message d’erreur : « Remplacement non supporté »

Import-Absenceperiod-Substitute_fr.png

Cause : les périodes d’absence sont importées pour un type d’absence qui exige un remplaçant.

Solution : veuillez noter que les absences ne peuvent pas être importées si, sous Paramètres > Absences > Type d’absence (p. ex. Congés payés), l’option Remplaçant exigé ? a été définie sur Exigé. Dans ce cas, Personio supposera que toutes les entrées d’absence doivent avoir une entrée de remplaçant. Pour résoudre provisoirement ce problème et pouvoir importer les données, accédez aux paramètres et changez le statut de Exigé à Facultatif ou Aucun. Vous pourrez redéfinir le statut sur Exigé après l’import.

 

Commentaires

0 commentaire

Cet article n'accepte pas de commentaires.

    Sujets de cet article