Organiser des entretiens à l’aide du calendrier intégré

 

 

Cet article explique comment organiser des entretiens à l’aide du calendrier intégré de Personio. Pour ce faire, vous devez d’abord vous assurer que votre administrateur a activé la synchronisation avec le calendrier de votre entreprise afin que vous puissiez utiliser le calendrier intégré de Personio. Pour en savoir plus, lisez l’article Configurer l’intégration du calendrier de votre entreprise.

 

Créer un entretien

Pour créer un entretien avec le calendrier intégré, procédez comme suit :

  1. Accédez à Recrutement > Candidatures.
  2. Accédez à la candidature du postulant et cliquez sur l’onglet Entretiens.
  3. Cliquez sur Planifier un entretien et sélectionnez un type d’entretien.
    Pour plus d'information à ce sujet, consultez notre article sur la configuration des types d’entretien.
  4. Sélectionnez les participants (intervieweurs et organisateur). Si vous êtes l’organisateur et que vous souhaitez également voir dans votre calendrier l’entretien planifié, vous devez vous ajouter comme participant.

    Astuce :
    bien que l’organisateur de l’entretien ne soit pas obligé d‘y participer, il doit déjà être désigné comme la personne responsable du poste. Un rôle de recrutement doit être attribué à chaque participant afin que les droits d’accès qui lui seront attribués lorsqu’il recevra son invitation à l’entretien puissent être définis. Pour en savoir plus, consultez l’article Étape 7 : Définir les rôles de recrutement
    .
  5. Cliquez sur Trouver un horaire dans le calendrier pour planifier l’entretien à l’aide du calendrier intégré de Personio. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la vue Calendrier.


    Remarque :
    pour que le bouton soit actif, au moins un participant doit être sélectionné. 

  6. Dans le calendrier, vous pouvez passer de la vue hebdomadaire à la vue quotidienne afin d’obtenir plus d’informations si le calendrier est chargé. Sélectionnez ensuite un créneau horaire par glisser-déposer, sélectionnez une salle le cas échéant, puis cliquez sur Sélectionner un horaire.

    Remarque :
    si le calendrier d’un intervieweur n’est pas authentifié, l’icône ⚠️ apparaît à côté de son nom.
  7. Sous Méthode d’entretien, vous pouvez indiquer si l’entretien se déroulera en personne, au téléphone ou via un fournisseur de solutions de vidéoconférence intégré (Google Meet, Zoom, MS Teams ou GoToMeeting). Consultez notre article pour en savoir plus sur l’utilisation de la vidéoconférence pour les entretiens.

    Remarques
    ▶︎ Les options de vidéoconférence ne sont disponibles que si la personne sélectionnée comme Organisateur de l’entretien est un utilisateur authentifié du fournisseur de solutions de vidéoconférence.
    ▶︎ Un utilisateur ne peut être l’organisateur que d’une seule vidéoconférence à la fois.
  8. Si vous avez configuré des formulaires d’évaluation, vous pouvez en sélectionner un dans le menu déroulant et créer un rappel afin que les intervieweurs reçoivent des notifications automatiques par e-mail pour leur rappeler cette tâche. Pour en savoir plus, consultez l’article Étape 4 : Créer des formulaires d’évaluation.
  9. Cliquez ensuite sur Inviter les conducteurs de l’entretien.
    L’entretien est ajouté au calendrier de tous les intervieweurs via l’API de calendrier de Personio. Il est ainsi possible de réserver en même temps une salle pour l’entretien. Toutes les remarques ajoutées à l’entretien dans Personio sont également ajoutées dans le calendrier. Si vous avez créé un entretien vidéo, un lien vers la vidéoconférence est inclus dans l’évènement de calendrier.

Une fois l’entretien organisé, vous pouvez envoyer l’invitation au candidat. Pour en savoir plus, consultez l’article Comment envoyer des messages de recrutement.

Astuce : si vous préférez que les candidats puissent choisir eux-mêmes la date et l’heure de l’entretien dans une liste d’options, vous pouvez leur envoyer un lien de planification intelligente. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la planification intelligente des entretiens.

 

Comprendre la vue Calendrier dans Personio

La vue Calendrier montre les évènements qui ont été saisis pour les employés et les salles sélectionnés. Les salles et les employés concernés par les évènements sont signalés par une couleur différente.

Recruiting-Interview-Scheduling-Calendar_fr.png

Les indicateurs suivants vous aident à naviguer dans la vue :

  • Les absences des employés sont indiquées comme absences Personio. Le type d’absence n’est pas indiqué.
  • Les jours fériés sont indiqués au-dessus du calendrier.
  • Les événements dont la durée dépasse 24 heures sont affichés tout en haut de la journée concernée.
  • La date du jour est signalée par une ligne bleue au-dessus du jour, tandis qu’une autre ligne bleue indique l’heure actuelle.
  • Si le calendrier d’un intervieweur n’est pas intégré, l’icône ⚠️ apparaît à côté de son nom.

 

La vue Calendrier offre les fonctionnalités suivantes :

  • Cliquez sur les flèches < > pour changer de semaine (ou de jour si vous êtes dans la vue quotidienne).
  • Sélectionnez une salle dans le menu déroulant.
  • Cliquez sur Jour pour mieux voir les créneaux horaires.
  • Pour saisir un nouvel événement, cliquez sur l’heure de votre choix et sélectionnez la durée de l’événement en faisant glisser le curseur jusqu’à la fin prévue de l’événement.
  • L’heure et la salle sélectionnées seront ensuite ajoutées à l’entretien planifié.

 

Statut de l’entretien

Une fois planifié, l’entretien apparaît dans l’onglet Entretiens avec le statut Programmé, Terminé ou Annulé. Une icône indique la méthode de l’entretien (Zoom, Google Meet, etc.). L’heure de l’entretien est indiquée dans le fuseau horaire de l’organisateur (le fuseau est indiqué entre parenthèses). Si vous avez créé une vidéoconférence, le lien permettant d’y accéder est affiché. Pour annuler l’entretien, cliquez sur Annuler cet entretien. Les intervieweurs et les candidats sont avertis de l’annulation.

Recruiting-Interview-Scheduled_fr.png

Une fois qu’un entretien a été créé, les réponses suivantes peuvent être affichées dans l’entretien programmé ainsi que dans le calendrier de l’entreprise :

Statut Remarque
Participe L’intervieweur/le candidat a accepté l’invitation.
Remarque : cette option ne s’affiche que si l’invitation a été envoyée via l’option Envoyer une invitation par e-mail au candidat.
Refusé L’intervieweur/le candidat a refusé l’invitation.
Peut-être L’intervieweur/le candidat a provisoirement accepté l’invitation.
En attente de réponse L’intervieweur/le candidat n’a pas encore répondu à l’invitation.
E-mail envoyé L’invitation a été envoyée au candidat. 
Remarque : cette option ne s’affiche que si l’invitation a été envoyée via l’option Envoyer une invitation par e-mail au candidat.

 

Quelles informations des calendriers sont affichées dans Personio ?

Dans Personio, les données des calendriers des participants à l’entretien sont affichées lorsque la fonction Trouver un horaire dans le calendrier est utilisée.

  • Tous les événements publics sont affichés avec des détails. L’intégration ne tient pas compte des droits d’accès individuels dans les paramètres du calendrier.
  • Tous les évènements privés du calendrier d’un employé sont affichés comme « occupé ».

    Remarque
    Dans l’intégration du calendrier, vous pouvez cocher la case Afficher les informations des évènements privés pour afficher le titre de l’évènement. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier et cochez la case sous Planification des entretiens.

Pour en savoir plus sur l’intégration du calendrier et sur la gestion de la confidentialité des données et de la conformité au RGPD, consultez les questions fréquentes.

 

Quelles informations sur l’entretien sont affichées dans le calendrier de l’entreprise ?

Remarque
Lorsqu’un entretien est planifié, deux évènements de calendrier sont créés : un évènement interne est créé dans le calendrier de l’entreprise pour les participants internes qui organisent l’entretien, et un autre évènement est créé dans le calendrier personnel du candidat où le candidat est le seul participant. 

Tous les entretiens créés sont privés. Ainsi, seuls les participants internes peuvent voir les informations dans leur calendrier. Leurs collègues ne voient aucune information. Vous trouverez ci-dessous une présentation des éléments de calendrier que voient les différentes parties.

Google Agenda

1. L’organisateur de l’entretien voit :

  • le nom, l’heure et la date de l’évènement
  • les informations complètes de l’évènement
  • les participants internes
  • le lien vers la candidature dans Personio
  • le lien de vidéoconférence

2. Un participant interne voit :

  • le nom, l’heure et la date de l’évènement
  • les informations complètes de l’évènement
  • les participants internes
  • le lien vers la candidature dans Personio
  • le lien de vidéoconférence

3. Dans son calendrier personnel, le candidat voit :

  • le nom, l’heure et la date de l’évènement
  • le message de recrutement utilisé lors de la création de l’entretien dans Personio
  • le lien de vidéoconférence

4. Les collègues qui ne participent pas à l’entretien ne voient aucune information. Le nom de l’évènement s’affiche comme Occupé.

Perspectives

1. L’organisateur de l’entretien voit :

  • le nom, l’heure et la date de l’évènement
  • les informations complètes de l’évènement
  • les participants internes
  • le lien vers la candidature dans Personio
  • le lien de vidéoconférence

2. Un participant interne voit :

  • le nom, l’heure et la date de l’évènement
  • les informations complètes de l’évènement
  • les participants internes
  • le lien vers la candidature dans Personio
  • le lien de vidéoconférence

3. Les collègues qui ne participent pas à l’entretien ne voient aucune information. Le nom de l’évènement s’affiche comme Occupé.

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