Organiser des entretiens à l’aide du calendrier intégré

 

 

Cet article explique comment organiser des entretiens à l’aide du calendrier intégré de Personio. Pour ce faire, vous devez d’abord vous assurer que votre administrateur a activé la synchronisation avec le calendrier de votre entreprise afin que vous puissiez utiliser le calendrier intégré de Personio. Pour en savoir plus, lisez l’article Configurer l’intégration du calendrier de votre entreprise.

 

Créer un entretien

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  1. Accédez à Recrutement > Candidatures.
  2. Accédez au profil du candidat et cliquez sur l’onglet Entretiens.
  3. Cliquez sur Nouvel entretien et sélectionnez un type d’entretien.
    Pour en savoir plus sur la configuration des types d’entretien, cliquez ici.
  4. Sélectionnez les participants (intervieweurs et organisateur). Si vous êtes l’organisateur et que vous souhaitez également voir dans votre calendrier l’entretien planifié, vous devez vous ajouter comme participant.

    Astuce :
    bien que l’organisateur de l’entretien ne soit pas obligé d‘y participer, il doit déjà être désigné comme la personne responsable du poste. Un rôle de recrutement doit être attribué à chaque participant afin que les droits d’accès qui lui seront attribués lorsqu’il recevra son invitation à l’entretien puissent être définis. Pour en savoir plus, consultez l’article Étape 7 : Définir les rôles de recrutement
    .
  5. Cliquez sur Trouver un horaire dans le calendrier pour planifier l’entretien à l’aide du calendrier intégré de Personio. Pour en savoir plus sur la vue Calendrier, cliquez ici.


    Remarque :
    pour que le bouton soit actif, au moins un participant doit être sélectionné. 

  6. Dans le calendrier, vous pouvez passer de la vue hebdomadaire à la vue quotidienne afin d’obtenir plus de détails si le calendrier est chargé. Sélectionnez ensuite une plage horaire par glisser-déposer, choisissez une salle le cas échéant, puis cliquez sur Sélectionner l’horaire.

    Remarque :
    si le calendrier d’un intervieweur n’est pas authentifié, l’icône ⚠️ apparaît à côté de son nom.
  7. Sous Méthode d’entretien, vous pouvez indiquer si l’entretien se déroulera en personne, au téléphone ou via un fournisseur de solutions de vidéoconférence intégré (Google Meet, Zoom, MS Teams ou GoToMeeting). Si vous voulez en savoir plus sur l’utilisation de la vidéoconférence pour les entretiens, cliquez ici.

    Remarques
    ▶︎ Les options de vidéoconférence ne sont disponibles que si la personne sélectionnée comme Organisateur de l’entretien est un utilisateur authentifié du fournisseur de solutions de vidéoconférence.
    ▶︎ Un utilisateur ne peut être l’organisateur que d’une seule vidéoconférence à la fois.
  8. Si vous avez configuré des formulaires d’évaluation, vous pouvez en sélectionner un dans le menu déroulant et créer un rappel afin que les intervieweurs reçoivent des notifications automatiques par e-mail pour leur rappeler cette tâche. Pour en savoir plus, consultez l’article Étape 4 : Créer des formulaires d’évaluation.
  9. Sélectionnez ensuite Inviter les conducteurs de l’entretien. L’entretien est ajouté au calendrier de tous les intervieweurs via l’API de calendrier de Personio. Il est ainsi possible de réserver en même temps une salle pour l’entretien. Toutes les remarques ajoutées à l’entretien dans Personio sont également ajoutées dans le calendrier. Si vous avez créé un entretien vidéo, un lien vers la vidéoconférence est inclus dans l’entrée du calendrier.
    En fonction de vos paramètres de calendrier, les intervieweurs peuvent recevoir une invitation supplémentaire par e-mail.
  10. Une fois l’entretien organisé, vous pouvez envoyer l’invitation au candidat. Pour en savoir plus, consultez l’article Comment envoyer des messages de recrutement.

 

Comprendre la vue Calendrier

La vue Calendrier montre les événements qui ont été saisis pour les employés et les salles sélectionnés. Les salles et les employés concernés par les événements sont signalés par une couleur différente.Recruiting-Interview-Scheduling-Calendar_fr.png

Les indicateurs suivants vous aident à naviguer dans la vue :

  • Les absences des employés sont indiquées comme absences Personio. Le type d’absence n’est pas indiqué.
  • Les jours fériés sont indiqués au-dessus du calendrier.
  • Les événements dont la durée dépasse 24 heures sont affichés tout en haut de la journée concernée.
  • La date du jour est signalée par une ligne bleue au-dessus du jour, tandis qu’une autre ligne bleue indique l’heure actuelle.
  • Si le calendrier d’un intervieweur n’est pas intégré, l’icône ⚠️ apparaît à côté de son nom.

 

La vue Calendrier offre les fonctionnalités suivantes :

  • Cliquez sur les flèches < > pour changer de semaine (ou de jour si vous êtes dans la vue quotidienne).
  • Sélectionnez une salle dans le menu déroulant.
  • Cliquez sur Jour pour mieux voir les horaires.
  • Pour saisir un nouvel événement, cliquez sur l’heure de votre choix et sélectionnez la durée de l’événement en faisant glisser le curseur jusqu’à la fin prévue de l’événement.
  • L’heure et la salle sélectionnées seront ensuite ajoutées à l’entretien planifié.

 

Statut de l’entretien

Une fois organisé, l’entretien apparaît dans l’onglet Entretiens avec le statut Programmé, Terminé ou Annulé. Une icône indique la méthode de l’entretien (Zoom, Google Meet, etc.). L’heure de l’entretien est indiquée dans le fuseau horaire de l’organisateur (le fuseau est indiqué entre parenthèses). Si vous avez créé une vidéoconférence, le lien permettant d’y accéder est affiché. Pour annuler l’entretien, cliquez sur Annuler cet entretien. Les intervieweurs et le candidat sont avertis de l’annulation.

Recruiting-Interview-Scheduled_fr.png

Une fois qu’un entretien a été créé, les réponses suivantes peuvent être affichées dans l’entretien programmé ainsi que dans le calendrier de l’entreprise :

Statut Remarque
Participe L’intervieweur a accepté l’invitation.
Refusé L’intervieweur a refusé l’invitation.
Peut-être L’intervieweur a indiqué qu’il participera peut-être à l’entretien.
En attente de réponse L’intervieweur n’a pas encore répondu à l’invitation.
E-mail envoyé L’invitation a été envoyée au candidat. 
Remarque : cette option ne s’affiche que si l’invitation a été envoyée via l’option Envoyer une invitation par e-mail au candidat.

 

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