Faire signer des documents électroniquement dans le cadre de l’onboarding/offboarding

 

Cet article vous explique comment faire signer des documents électroniquement à vos employés dans le cadre de leur processus d’onboarding/offboarding, en utilisant ou non des signatures électroniques. À titre d’exemple, nous allons utiliser la fonction d’onboarding, mais les étapes sont identiques pour l’offboarding.

 

Cadre juridique

Depuis le 1er juillet 2016, le règlement (UE) n° 910/2014 facilite l’utilisation des signatures électroniques. Les données doivent être « jointes ou associées logiquement » (voir l’article 3 (10) du règlement eiDAS).

Avant d’opter pour cette méthode, vous devez confirmer sa validité juridique en interne. Pour en savoir plus sur la validité juridique des signatures électroniques, consultez cet article.

 

Signer des documents avec une signature électronique

Les signatures électroniques permettent aux employés de signer des documents rapidement et en toute sécurité pendant le processus d’onboarding/offboarding. Pour en savoir plus sur le processus général des signatures, consultez cet article. Si votre forfait Personio ne comprend pas encore les signatures électroniques, cliquez ici pour découvrir comment activer cette fonction. 

Avant de pouvoir intégrer des signatures électroniques à votre processus d’onboarding/offboarding, vous devez ajouter les étapes requises dans vos modèles d’onboarding/offboarding
Dans l’exemple suivant, un employé du département des RH aura pour tâche de mettre en ligne une déclaration de confidentialité des données pour un nouvel employé et de lui demander de signer le document dans le cadre du processus d’onboarding. 

  1. Accédez à Paramètres > Onboarding/Offboarding > Étapes d’onboarding pour créer une étape. Dans cet exemple 

 

Signer des documents sans signature électronique

Afin d’incorporer les données nécessaires dans le cadre d’une étape d’onboarding, nous vous recommandons de commencer par configurer les attributs concernés dans une nouvelle section. Ces attributs pourront ensuite être intégrés dans une étape d’onboarding. L’employé les modifiera dans le modèle d’onboarding attribué et ils figureront ensuite dans l’historique de l’employé.

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée des étapes de configuration.

 

1. Créer une section, sans droits de modification pour l’employé

Commencez par créer une section (par exemple Obligations de l’employé) sous Paramètres > Informations des employés > Sections. Vous trouverez plus d’informations sur la création de sections et d’attributs ici.

Lorsque vous aurez créé la section, vous pourrez en définir les droits d’accès sous Paramètres > Rôles > Droits d’accès. Si vous ne voulez pas que les employés puissent modifier la signature électronique ultérieurement, définissez les droits du rôle Tous les employés pour cette section sur Personnel uniquement.

Documents_Section_Employeeroles_fr.png

 

2. Créer les attributs nécessaires

Créez à présent deux nouveaux attributs pour chaque document que vous souhaitez que l’employé signe.

  1. Le premier attribut (« Consentement de la déclaration de confidentialité des données (accord) ») doit être une liste d’options formatée avec les restrictions « Oui » et « Non ». Cet attribut permet de demander un accord général pour le document.

    Documents_Attributs_Datasecurity1_fr.png
  2. Le deuxième attribut (« Consentement de la déclaration de confidentialité des données (date) ») doit être la date à laquelle ce consentement est demandé. Le type d’attribut à utiliser est donc le format « Date ».

    Documents_Attributs_Datasecurity2_fr.png

3. Intégrer les attributs en tant qu’étape d’onboarding

Vous pouvez désormais intégrer ces deux attributs dans une étape d’onboarding, puis attribuer le modèle d’onboarding correspondant. Lorsque vous créez l’étape d’onboarding, pensez à sélectionner le type d’élément Attribut de l’employé. En outre, intégrez directement le document à télécharger en tant qu’élément dans l’étape d’onboarding.

Documents_Attributs_Onboardingstep_fr.png

Vous trouverez des instructions détaillées sur la configuration des processus d’onboarding/offboarding ici.

Une étape d’onboarding permettant de faire signer la déclaration de confidentialité des données pourrait alors ressembler à ceci :

Documents_Attributs_Onboardingstep2_fr.png

 

Le nouvel employé peut modifier les attributs du modèle d’onboarding qui lui a été attribué tant que l’étape d’onboarding n’est pas marquée comme terminée.

Documents_Attributs_Onboardingstep3_fr.png

 

4. Afficher dans l’historique et le profil de l’employé

Une fois que le nouvel employé a marqué l’étape d’onboarding comme terminée, les données mises à jour sont stockées de façon permanente dans le profil de l’employé ainsi que dans son historique. Dans l’historique, vous pourrez également voir qui a apporté la dernière modification.

Documents_Employeeprofil_History_fr.png

Ici, la vue détaillée de l’historique montre que c’est l’employé lui-même qui a effectué la modification, ce qui signifie qu’il a accepté le contenu du document.

 

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