Bonne pratique : employés à temps partiel et stagiaires

 

Cet article explique comment gérer dans Personio les employés à temps partiel et les stagiaires, et présente les points importants à prendre en compte. 

Pour les employés à temps partiel et les stagiaires, vous devez faire la distinction entre les employés qui travaillent les mêmes jours chaque semaine et ceux dont les jours de travail varient d’une semaine à l’autre.  Pour cela, vous devez saisir les heures hebdomadaires et le salaire, définir les horaires de travail et attribuer les droits aux congés. Les stagiaires et les employés à temps partiel dont les heures de travail sont flexibles constituant un cas à part en ce qui concerne le paiement des salaires pendant les absences, nous expliquerons ce point séparément.

 

Heures hebdomadaires

Avant de saisir les horaires de travail d’un employé à temps partiel ou d’un stagiaire, accédez à Profil de l’employé > Informations personnelles > Informations RH > Heures hebdomadaires et saisissez les heures hebdomadaires de l’employé. Les heures hebdomadaires sont ensuite mises en relation avec les heures hebdomadaires du département attribué. Vous trouverez plus d’informations sur la modification des heures hebdomadaires ici.

Les heures hebdomadaires que vous saisissez déterminent la durée du temps partiel de l’employé. Si l’employé a un salaire fixe, elles servent également à calculer le salaire au prorata.

 

Salaire

Pour saisir le salaire de l’employé, accédez à Profil de l’employé > Salaire. Tenez compte de la différence entre salaire fixe et salaire horaire. Dans le cas de salaires fixes, l’employé perçoit la même somme tous les mois. Lorsque le salaire mensuel est calculé sur la base du salaire horaire que vous avez saisi, la somme perçue dépend du nombre d’heures travaillées saisies et confirmées dans l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé.

 

Salaire fixe

Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Salaire, sélectionnez Modifier > Ajouter un salaire, puis choisissez le type Salaire fixe. Saisissez ensuite le salaire que l’employé percevrait s’il travaillait à temps complet dans la colonne Salaire (100 %), puis entrez les heures hebdomadaires de l’employé. Personio calcule alors automatiquement le salaire brut réel de l’employé à temps partiel. Vous pouvez aussi saisir d’abord les heures hebdomadaires, puis le salaire brut versé. Saisissez également la date à laquelle le salaire doit être perçu. Pour terminer le processus, cliquez sur Enregistrer.

 

Salaire horaire

Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Salaire, sélectionnez Modifier > Ajouter un salaire et choisissez le type Salaire horaire. Saisissez ensuite le salaire horaire et la date à partir de laquelle le salaire doit être perçu. Pour terminer le processus, cliquez sur Enregistrer.

Si l’employé perçoit un salaire horaire, veuillez également noter les points suivants : 

  • Tous les horaires de travail doivent être entrés dans l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé. Vous trouverez plus d’informations sur le suivi des heures travaillées ici.
  • Définissez les droits d’accès respectifs pour les employés percevant un salaire horaire. Au besoin, définissez un processus de validation correspondant.
  • La somme à verser est calculée en fonction des heures saisies pendant la période de référence.
  • Pour que les employés soient payés automatiquement pendant les périodes d’absence, la fonction Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires doit être activée pour le type d’absence correspondant. Cette fonction est expliquée plus en détail à la fin de cet article.
  • Si vous souhaitez que les employés qui perçoivent un salaire horaire soient payés les jours fériés, ajoutez le salaire journalier correspondant dans l’onglet Salaire du profil de l’employé.

 

Horaires de travail

Les horaires de travail indiquent les jours de travail de l’employé ainsi que le nombre d’heures théoriques par mois. Ils peuvent être utilisés pour calculer les jours de congé. Il existe deux types d’horaires de travail pour les jours de travail fixes et pour les jours de travail flexibles.

Veuillez noter que les heures effectivement travaillées et confirmées par les employés ayant un salaire horaire sont ensuite directement utilisées pour calculer le salaire. Les employés payés à l’heure ne peuvent donc pas accumuler des heures supplémentaires. Le solde des heures supplémentaires d’un employé percevant un salaire horaire sert donc uniquement à enregistrer tout travail supplémentaire. Cependant, le solde des heures supplémentaires des employés payés à l’heure ne doit pas être payé à nouveau, c’est-à-dire deux fois.

 

Jours de travail fixes 

Les horaires de travail des employés qui travaillent à jours fixes peuvent être répartis sur les jours de la semaine correspondants. Si vous ne disposez pas encore d’horaires de travail pour ce cas-là, vous pouvez en créer sous Paramètres > Heures travaillées > Ajouter un planning. Vous trouverez plus d‘informations sur la création d’horaires de travail ici.

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Définissez ensuite les horaires de travail dans le profil de l’employé en accédant à l’onglet Heures travaillées et en cliquant sur Planning de travail et heures de travail > Options. Cliquez sur Changer le planning et sélectionnez le planning de votre choix ainsi que la date à partir de laquelle le changement doit être appliqué. Si les horaires de travail doivent être appliqués dès la date de début de l’employé, sélectionnez 01.01. de l’année de début de l’employé dans la zone À partir de quand.

Si vous ne sélectionnez pas de date lorsque vous attribuez des horaires de travail, la date du jour est utilisée comme date de début, ce qui pourrait entraîner un calcul des congés incorrect.

 

Jours de travail flexibles

Les horaires de travail des employés qui ne travaillent pas toujours les mêmes jours peuvent être répartis uniformément sur les jours de la semaine correspondants (généralement du lundi au vendredi). Si vous ne disposez pas encore d’horaires de travail pour ce cas-là, vous pouvez en créer sous Paramètres > Heures travaillées > Ajouter un planning. Vous trouverez plus d‘informations sur la création d’horaires de travail ici.

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Définissez ensuite les horaires de travail dans le profil de l’employé en accédant à l’onglet Heures travaillées et en cliquant sur Planning de travail et heures de travail > Options. Cliquez sur Changer le planning et sélectionnez le planning de votre choix ainsi que la date à partir de laquelle le changement doit être appliqué. Si les horaires de travail doivent être appliqués dès la date de début de l’employé, sélectionnez 01.01. de l’année de début de l’employé dans la zone À partir de quand.

 

Droits aux congés

Pour accorder des congés aux employés, vous pouvez créer dans Personio des allocations de congés et les attribuer aux employés. Lors du calcul et de l’attribution des congés, il est à nouveau nécessaire de faire la différence entre les employés ayant des jours de travail fixes et ceux ayant des jours de travail flexibles.  

 

Jours de travail fixes

Attribuez aux employés une politique de cumul précédemment définie dans le profil de l’employé via Absence > [N’importe quelle absence] > Définir la politique maintenant. Cela détermine notamment le nombre de jours de congés que vous accordez aux employés pendant une période donnée. Vous pouvez ajouter des politiques de cumul via Paramètres > Absence > [N’importe quelle absence] > Nouvelle politique d’absence.

Si les employés à temps partiel bénéficient du même nombre de jours de congé que les employés à temps plein et que les congés sont calculés au prorata des jours travaillés, vous pouvez attribuer le même nombre de jours accumulés aux employés à temps partiel qu’aux employés à temps plein. Personio calcule automatiquement les congés au prorata en fonction de la date d’embauche et des jours de travail saisis dans les horaires de travail.

Pour activer le calcul des congés au prorata, accédez à Paramètres > Heures travaillées et sélectionnez Droit aux absences au prorata dans les horaires de travail. Saisissez également la valeur de référence pour le calcul au prorata. Cela détermine le nombre de jours que vos employés devraient travailler toutes les semaines pour bénéficier de la totalité des congés.

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Pour en savoir plus sur les congés des employés à temps partiel, cliquez ici.

 

Jours de travail flexibles 

Personio calculant les congés sur la base des jours saisis dans les horaires de travail, les employés qui travaillent à jours variables ne peuvent pas se voir attribuer le total des droits aux congés. Afin de calculer correctement les droits aux congés des employés qui ont des horaires de travail flexibles, nous vous recommandons de suivre cette procédure :

Sous Paramètres > Heures travaillées, désactivez le paramètre Droit aux absences au prorata dans les horaires de travail correspondants.

Sous Paramètres  > Absence > [N’importe quelle absence], créez une allocation de congés totale de 0 jour et attribuez-la aux employés concernés dans leur profil, via Absences > Ajouter une politique de cumul. À la fin de chaque mois, attribuez manuellement des congés en fonction des heures travaillées aux employés dont les jours de travail sont flexibles. Pour cela, accédez au profil des employés concernés, puis sélectionnez Absence > [N’importe quelle absence] et cliquez sur Ajuster le solde manuellement. Sélectionnez ensuite Ajuster le solde par nombre de jours et saisissez le nombre de jours à prendre en compte pour le mois concerné.

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Vous trouverez plus d’informations sur l’ajustement manuel d’un solde cumulé ici.

 

Rémunération des salaires en cas d’absence

Pour vous assurer que les employés qui sont payés à l’heure continuent de percevoir leur salaire pendant les périodes d’absence, accédez à Paramètres > Absence et activez Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires pour le type d’absence correspondant. Lorsqu’un jour d’absence est enregistré, les employés sont payés pour les heures désignées pour ce jour dans les horaires de travail. Vous trouverez plus d’informations sur la fonction Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ici

Nous vous conseillons d’activer ou de désactiver cette fonction selon que les employés ont des jours de travail fixes ou flexibles.

 

Jours de travail fixes

Si les employés ont des jours de travail fixes, activez la fonction Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires dans les paramètres de validité du type d’absence via Paramètres > Absence. Les employés percevront ainsi le salaire correspondant pour ce jour, par exemple pour un jour férié ou un jour de maladie.  

 

Jours de travail flexibles

Cependant, si les employés ont des horaires de travail flexibles, nous vous conseillons de désactiver cette fonction si le nombre d’heures pour lesquelles les employés doivent être payés lors d’un jour d’absence est différent du nombre d’heures spécifiées dans les horaires de travail. Dans ce cas, lors d’un jour d’absence, les employés doivent également saisir le nombre d’heures pour lesquelles ils doivent être payés ce jour-là dans l’onglet Heures travaillées. Cela garantit également que le solde de présence total de ce groupe d’employés s’affiche correctement.

Si vous suivez les heures travaillées de deux groupes d’employés différents dans votre entreprise, il peut être utile de créer le même type d’absence deux fois. Ainsi, les employés ayant des jours de travail fixes peuvent percevoir automatiquement le salaire horaire correspondant pour un jour d’absence, les heures entrées pendant l’absence étant considérées comme des heures supplémentaires, tandis que les employés ayant des jours de travail flexibles devront également saisir les heures pour lesquelles ils doivent être payés à chaque fois qu’ils saisissent un jour d’absence.  

 

Récapitulatif

  Jours de travail fixes
Salaire fixe
Jours de travail fixes
Salaire horaire
Jours de travail flexibles
Salaire fixe
Jours de travail flexibles
Salaire horaire
Salaire

Salaire fixe mensuel 

Salaire basé sur les horaires de travail saisis dans l’onglet Heures travaillées 

Salaire fixe mensuel  

Salaire basé sur les horaires de travail saisis dans l’onglet Heures travaillées 

Horaires de travail

Horaires de travail répartis sur les jours de travail fixes convenus avec l’employé

Horaires de travail répartis sur les jours de travail fixes convenus avec l’employé 

Horaires de travail répartis uniformément sur les jours de travail possibles dans les horaires de travail

Horaires de travail répartis uniformément sur les jours de travail possibles dans les horaires de travail 

Politique de cumul

Total fixe des jours accumulés, au prorata des horaires de travail.

Total fixe des jours accumulés, au prorata des horaires de travail.

Un cumul de 0 jour est attribué. Les droits aux congés sont attribués manuellement à la fin du mois en fonction des heures travaillées. 

Un cumul de 0 jour est attribué. Les droits aux congés sont attribués manuellement à la fin du mois en fonction des heures travaillées.  

  

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